Dicas de produtividade para escritórios de advocacia
O dia a dia em um escritório de advocacia geralmente é muito agitado e organizar as atividades em meio ao fluxo de serviços que demandam o estudo e a análise de vários tipos de documentos é um grande desafio.
Para que a produtividade neste setor de atuação não seja prejudicada, é muito importante considerar os principais fatores que sustentam o trabalho dos advogados, como a credibilidade e a experiência em seus respectivos “nichos” de especialização.
Neste artigo, vamos mostrar 5 dicas de produtividade para escritórios de advocacia que realmente funcionam, tendo como foco a organização dos documentos e a disponibilidade de uso das informações em formato digital. Acompanhe!
Imagem: Freepik.
-
Reduza o volume de documentos impressos
Quanto maior for a quantidade de documentos sobre a mesa de trabalho, mais difícil será organizar a lista de atividades a serem cumpridas nos prazos estabelecidos.
Portanto, é preciso reduzir o volume de arquivos impressos investindo no uso de scanners profissionais, que digitalizam frente e verso da folha de forma simultânea e que disponibilizam os documentos digitais direto para o formato PDF compacto.
Opção de scanner profissional: Scanner Portátil Kodak Scanmate i940
Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e reduzir o tempo empregado em funções de ordem administrativa, como a localização de um anexo ou a preparação dos documentos a serem apresentados no processo de peticionamento eletrônico.
-
Utilize a tecnologia ao seu favor
Assim como a digitalização, outra dica importante de produtividade para escritórios de advocacia é a gestão eletrônica de documentos, que garante o acesso rápido à informação.
O sistema GED pode ser implantado por escritórios de pequeno, médio e grande porte, com a grande vantagem de proporcionar ao gestor o controle de todas as informações e a determinação dos níveis de acesso a cada tipo de documento.
Utilizando um bom software GED, os advogados ganham tempo para a realização de suas atividades-fim, pois os arquivos ficam disponíveis para acesso remoto e podem ser compartilhados na nuvem.
-
Evite adiar contatos
Com a quantidade de tarefas a serem concluídas, muitos advogados acabam “acumulando” responsabilidades em suas agendas, o que não é nada bom quando pensamos em produtividade.
Em muitos casos, alguns precisam levar trabalho para casa, principalmente quando não dá mais para adiar a conclusão de um serviço.
A comunicação entre advogado e cliente é algo essencial no bom desenvolvimento dos serviços de escritório, e para garantir a melhoria contínua do relacionamento com os clientes, é fundamental investir em soluções que proporcionem mais agilidade no acesso à informação, como é o caso do GED.
-
Estabeleça metas e prazos
Esta dica pode até parecer “óbvia” demais, porém, muitos advogados esquecem de definir metas e prazos na execução de cada atividade, principalmente com relação ao “trabalho em equipe”.
Para analisar a produtividade, é necessário identificar se as tarefas são realizadas dentro do período limite estabelecido, que nunca deve ser o mesmo dia combinado com o cliente.
É preciso concluir os processos com antecedência, considerando “imprevistos” e “necessidades de revisão”, que podem levar um tempo extra para serem concluídas.
-
Reuniões regulares
Defina um dia na semana para reunir sua equipe de trabalho e analisar os índices de produtividade, a fim de identificar o aumento ou a queda no volume de serviços realizados.
As reuniões são importantes para que todos possam expor suas ideias, dúvidas e dificuldades de forma objetiva e sem “ruídos” na comunicação.
Imagem: Freepik.
Seguindo estas 5 dicas de produtividade para escritórios de advocacia, não tenha dúvidas de que você estará investindo corretamente na qualidade dos serviços e aumentará o número de clientes de forma progressiva, afinal, o que eles buscam é justamente o atendimento ágil e objetivo de suas respectivas necessidades.
Separamos um artigo bem interessante em nosso blog que complementa esta publicação, chamado “As 10 ferramentas que todo advogado deve conhecer”.
Nele, você terá indicações de aplicativos que facilitam muito a organização da agenda e o cumprimento das atividades diárias em um escritório de advocacia, portanto, não deixe de conferir e aproveite para aplicar nossas dicas juntamente com sua equipe de trabalho!
E se você gostou desta publicação, compartilhe-a com seus colegas de profissão e continue acessando o Blog da Netscan Digital para ficar por dentro das novidades sobre tecnologia e gerenciamento eletrônico de informações.
Até a próxima!
Deixe seu comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *