Reduza a papelada e evite o “caos” em seu escritório!
(Imagem: Freepik)
O papel ainda é muito utilizado como meio de circulação de informações nas empresas.
Porém, o acúmulo da papelada e a falta de organização dos documentos podem gerar um verdadeiro “caos” no escritório, dificultando a localização de processos e prejudicando o andamento de solicitações.
Tais fatores também afetam o clima organizacional e interferem negativamente no cumprimento dos prazos que devem ser definidos para a avaliação de resultados e na adequação de procedimentos em caso de necessidade.
Para evitar esses e outros tipos de situações que atrapalham o bom desenvolvimento dos processos administrativos, preparamos este artigo que relaciona algumas ações de fácil aplicação que além de auxiliarem na organização, ainda serão excelentes para reduzir custos com materiais de escritório e tornar sua empresa cada vez mais sustentável. Confira!
O que fazer para reduzir a papelada e evitar o caos no escritório:
Digitalização dos documentos: mantenha as mesas livres, reduza o volume de papel e facilite a localização das informações digitalizando os documentos.
Assim, você terá cópias digitais dos documentos e poderá compartilhá-las com seus colaboradores e clientes.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): proteja os documentos com um software GED e compartilhe o uso desta solução com sua equipe.
Dica: entenda o que é como funciona um sistema GED lendo este artigo!
Itens de organização: mantenha a papelada em “caixas de correspondências” (conforme indicado na imagem abaixo) e utilize cada espaço para armazenar documentos segundo o tipo ou o status do processo.
No fim do mês, identifique os documentos que já foram digitalizados e processados e coloque-os em uma pasta para serem arquivados.
Administração do acervo: com relação aos documentos em papel, a dica é manter até duas pessoas responsáveis pela organização e o controle de acesso, por questões de segurança e adequação dos processos em sua empresa.
(Imagem: Freepik)
Opção de scanner para escritórios de pequeno e médio porte
Scanner Kodak Scanmate i940
O Scanner Kodak Scanmate i940 é um equipamento compacto, fácil de transportar e que atende perfeitamente a demanda de digitalização de documentos de escritórios de pequeno e médio porte.
A velocidade de digitalização é de 20 folhas por minuto (frente e verso simultaneamente), sendo o volume diário de digitalizações recomendado de até 1.000 folhas.
Dentre os formatos de saída para os arquivos, o usuário terá várias opções, como PDF e PDF Pesquisável, Word editável, JPEG, RTF, BMP e TIFF.
Dica: clique aqui e saiba mais sobre estes e outros formatos de saída para documentos digitalizados com um scanner profissional!
Clique sobre a imagem do Scanner Kodak Scanmate i940 para saber mais detalhes de uso e aquisição!
Conclusão
Para evitar o “caos” no escritório decorrente da falta de organização da papelada, algumas medidas devem ser tomadas e controladas com o auxílio de equipamentos e soluções que integram os processos e possam reduzir os riscos de perdas e extravios dos documentos.
Portanto, fique sempre atento(a) ao gerenciamento de informações da sua empresa e use a tecnologia em favor do seu negócio digitalizando os documentos com um scanner profissional e controlando os arquivos digitais com uma solução GED!
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