Dicas para organizar e armazenar documentos empresariais
Em primeiro lugar, quando falamos em organizar e armazenar documentos, estamos falando de algo que pode facilitar e agilizar os processos de sua empresa. Afinal, ter a informação necessária sempre a mão e de forma rápida é indispensável nos dias de hoje.
Confira a seguir algumas dicas para você organizar e armazenar documentos empresariais de forma simples e objetiva.
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O que são documentos empresariais?
Em suma, os documentos empresariais são registros fundamentais da organização que comprovam as atividades realizadas pela empresa, abrangendo os aspectos comerciais, financeiros, contábeis, recursos humanos e outros. Tais registros são essenciais para acompanhar e documentar as ações executadas ao longo do tempo.
Como organizar e armazenar documentos empresariais?
Primeiramente, ao organizar seus documentos você evita problemas presentes e futuros. Afinal, não sabemos quando a empresa pode passar por uma fiscalização e, além disso, quanto tempo gastaríamos para encontrar os documentos e informações necessárias para evitar processos e multas.
Então, se você não tem o costume de digitalizar e armazenar os documentos em formato digital, saiba que chegou a hora de você investir em um scanner profissional e facilitar a sua vida na hora de executar essa tarefa.
Aliás, para organizar e armazenar documentos de forma prática, tenha em mente:
- O tipo e a quantidade de documentos que você irá armazenar;
- O local em que você pretende armazená-los;
- Qual a forma de armazenamento, se será em caixas ou pastas;
- E por último, mas não menos importante, a temporalidade destes documentos.
Em uma gestão eficiente de documentos, é necessário que você tenha a resposta para todos estes tópicos. Só assim você será capaz de criar um processo fluído e eficiente na hora de organizar e armazenar seus documentos.
Dicas para organizar e armazenar documentos
Em seguida, você terá acesso a algumas dicas que separamos para te ajudar na hora de organizar e armazenar os documentos da sua empresa. Além disso, verá como a digitalização de documentos pode se tornar a sua principal aliada neste processo. Confira:
1. Estabeleça um padrão organizacional
Em primeiro lugar, você precisará estabelecer um padrão para sua organização. Isso quer dizer que irá precisar separar os documentos pelo seu tipo, data, importância, categoria e/ou validade.
2. Utilize métodos eficazes de arquivamento
Em segundo lugar, utilizar métodos eficazes na hora de arquivar seus documentos pode auxiliar você, e outras pessoas, na hora de encontrá-los mais facilmente.
Alguns exemplos são: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. Escolha forma que for mais eficiente para sua organização e aplique a sua gestão.
3. Organize arquivos físicos em forma vertical
Pode parecer meio óbvio, mas se você escolheu armazenar seus documentos em pasta, priorize a organização na vertical. Dessa forma a localização dos documentos se torna mais simples, sem que você tenha que procurar em pilhas de documentos até descobrir que a informação que buscava estava embaixo de um monte de papéis.
4. Nada de guardar o que não é mais útil!
Chegou o momento que para muitos é delicado, afinal, desapegar de algumas coisas pode ser doloroso, mas quando estamos falando de algo que nos atrapalha é melhor desapegar do que nos atrapalhar.
Portanto, separe um tempo para separar tudo aquilo que é o ou não é útil para o seu dia a dia. Jogue fora, por exemplo, aquele panfleto que você recebeu de um fornecedor a 3 anos atrás e nunca deu bola.
Por que utilizar scanners profissionais na hora de digitalizar seus documentos?
Além de serem os equipamentos mais indicados na hora de digitalizar, ao utilizar scanners profissionais você agrega produtividade e agilidade aos seus processos de digitalização.
Isso porque os scanners profissionais possuem maiores resoluções de captura, que permitem aos equipamentos capturarem imagens com maior qualidade e muito mais nítidas.
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