Como compactar arquivos digitalizados?
Digitalizar documentos deveria facilitar a rotina das empresas. No entanto, muitas operações acabam enfrentando exatamente o problema contrário: arquivos enormes, difíceis de enviar e que ocupam espaço demais nos servidores.
Esse cenário costuma aparecer quando documentos são digitalizados pelo celular ou por multifuncionais. Esses equipamentos capturam a imagem como uma fotografia comum, gerando arquivos muito maiores do que o necessário.
Na prática, isso gera vários problemas no dia a dia: e-mails que não enviam, sistemas que não aceitam anexos, lentidão para upload e consumo exagerado de armazenamento.
Se isso já aconteceu na sua empresa, saiba que existem formas simples de reduzir o tamanho desses arquivos. A seguir, você vai ver 3 maneiras fáceis de compactar documentos e evitar que arquivos pesados atrapalhem sua operação.
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1. Ajustar a resolução da digitalização
Um dos fatores que mais aumentam o tamanho de um arquivo digitalizado é a resolução utilizada no momento da captura. Muitas pessoas digitalizam documentos em 600 dpi ou até mais, acreditando que isso melhora a qualidade. Mesmo estando certos, na maioria dos casos isso é desnecessário.
Afinal, para documentos comuns, como contratos, notas fiscais ou relatórios, 300 dpi já são mais do que suficientes para leitura e arquivamento. Quanto maior o DPI, maior será o volume de dados no arquivo. Reduzir esse número já diminui consideravelmente o tamanho do documento.
2. Evitar digitalização colorida quando não for necessário
Outro erro comum que deixa os arquivos mais pesados é digitalizar documentos simples em modo colorido. Aliás, quando o documento possui apenas textos, o ideal é utilizar a digitalização em preto e branco ou tons de cinza.
Isso acontece porque o modo colorido captura muito mais informações visuais, aumentando significativamente o tamanho do arquivo final. Para documentos do dia a dia como contratos e documentos fiscais, essa mudança simples já reduz bastante o peso do PDF.
3- Utilizar scanners profissionais para digitalizações frequentes
Quando a digitalização faz parte da rotina da empresa, depender de celular ou multifuncional quase sempre gera arquivos maiores do que o necessário. Isso acontece porque esses equipamentos não foram desenvolvidos especificamente para digitalização documental. Eles costumam gerar arquivos grandes e pouco otimizados, os scanners profissionais trabalham com tecnologias específicas para criar arquivos muito mais leves, sem perder qualidade.
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Arquivos digitalizados com peso excessivo costumam ser sinal de um processo de digitalização mal ajustado ou de equipamentos que não foram projetados para essa tarefa. Quando a empresa utiliza as configurações corretas e conta com um scanner profissional, os documentos são gerados de forma muito mais organizada e eficiente.
Se sua empresa busca digitalizações mais leves, rápidas e adequadas para ambientes corporativos, conheça as soluções da Netscan. Acesse nosso site e descubra os scanners profissionais ideais para sua demanda.
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