5 ferramentas grátis para aumentar a produtividade em seu escritório

Certamente, produtividade é uma característica que todos procuram melhorar continuamente a cada dia, Seja em home-office ou localmente na empresa,

De fato, melhor produtividade resulta em menos esforço, muita vezes causado por muitas horas de trabalho, e mais ganho na qualidade do produto ou serviço final.

Sendo assim, com base nesses fatores, listamos 5 ferramentas gratuitas que vão aumentar a organização de suas tarefas e informações, além de diminuir o tempo gasto com tarefas que podem ser agilizadas. Se você é advogado ou profissional da área jurídica, não deixe de ver nosso artigo com 10 ferramentas úteis para advogados.

• Organize suas tarefas com o Trello
• Conheça Serviços em Nuvem úteis para seu escritório
• Anote suas idéias nos lembretes do Evernote
• MailChimp, perfeito para o E-mail Marketing
• Agilize suas atualizações nas redes sociais com o Buffer App

Organize suas tarefas com o Trello

Em primeiro lugar, o Trello é um organizador de tarefas e eventos dinâmico e funcional e conta com uma interface intuitiva e simples. Além disso, ele é bastante versátil para organização pessoal e para o trabalho em equipe.

Além da facilidade no gerenciamento de tarefas, o Trello conta com vantagens como:

• Ferramenta gratuita
• Sistema de notificações em tempo real e por e-mail
• Aplicativos gratuitos para celulares e tablets
• Facilidade na exportação de dados, onde você pode utilizá-los em outros sistemas

Em suma, com o Trello você pode criar sua organização, e nela adicionar membros de sua equipe. A organização é constituída de boards, cards e listas. O board é seu projeto, onde você trabalha de forma constante. Ele é provido de listas, que formam categorias como:

• Trabalhos para ser executados
• Tarefas em execução pela equipe
• Trabalhos já concluídos

Sendo assim, cada lista pode conter vários Cards, que são as tarefas. Estas tarefas podem ser compartilhadas com membros da equipe, ter um histórico de ações, checklists, datas de vencimento, documentos anexos, etc.

Contudo, você também pode configurar as listas conforme sua organização atual. Desse modo, o Trello se torna bem útil para sua organização, seja sozinho ou com uma equipe. Sua versatilidade permite separar em etapas bem definidas todas as tarefas, tornando qualquer sistema de trabalho mais fácil de ser manuseado.

Serviços em Nuvem úteis para seu escritório

Primeiramente, computação em Nuvem (Cloud Computing) é uma tecnologia que possibilita acesso remoto a programas e diferentes tipos de tarefas pela Internet. Além disso, consegue armazenar seus dados de forma eficiente e segura.

De fato, os serviços em nuvem surgiram para facilitar e muito a vida das pessoas. Ele torna o armazenamento e compartilhamento de arquivos muito mais fácil. Como vantagens podemos listar:

• Economia: o serviço de nuvem evita gastos com infra-estrutura e equipamentos de transporte e armazenamento de arquivos;
• Segurança: os serviços de nuvem utilizam padrões internacionais de segurança, desse modo se tem uma maior garantia de segurança nas informações confidenciais;
• Flexibilidade: você não precisa se preocupar com a alocação do tamanho de seu espaço na nuvem, o espaço de armazenamento e memória podem escalar de acordo com sua necessidade.

Dentre os Serviços em Nuvem mais famosos e utilizados, temos o OneDrive (antigo SkyDrive), Dropbox e GoogleDrive. Todos esses serviços são gratuitos até certo tamanho de armazenamento e possuem facilidades como versões para dispositivos móveis, mas cada um possui características e vantagens que se destacam dos outros.

OneDrive

O é o serviço ideal para quem prefere a plataforma Windows, já que foi produzido especialmente para este sistema operacional.

Possui facilidades em atividades como leitura e edição de arquivos Microsoft, como o Pacote Office. Oferece até 7GB grátis, com possibilidade de expansão extra na versão gratuita.

Dropbox

Vem se tornando o serviço predileto de muitos pela sua simplicidade e fácil configuração. Tem um funcionamento de fácil acesso para qualquer PC ou dispositivo móvel. Além disso, dispõe de até 2GB grátis, tendo também a possibilidade de expansão na versão gratuita.

Google Drive,

De fato, o antigo Google Docs é perfeito para quem pretende sincronizar serviço de e-mail e redes sociais. Fácil configuração para quem já possui uma conta no Google. Possui um alto tamanho de armazenamento gratuito de até 15GB, mas não é possível expandir essa versão grátis.

Estes não são os únicos serviços de armazenamento em nuvem, mas são os mais utilizados atualmente. Praticidade e flexibilidade fazem destas ferramentas opções poderosas para quem pretende agilizar seu dia a dia.

Anote suas idéias nos lembretes do Evernote

A principio, o Evernote é um software online que tem como objetivo organizar as informações pessoais em forma de bloco de notas e lembretes.

É ideal para todo tipo de atividade, desde uma lista comum de compras no supermercado, idéias importantes a serem relatadas naquela reunião de negócios ou armazenar documentos digitalizados. Este aplicativo junta facilidade e praticidade, tornando-o essencial para organização pessoal.

Além disso, pode ser utilizado em qualquer computador ou dispositivo móvel. Ele sincroniza todas informações na nuvem e você pode acessá-las de qualquer lugar para se manter atualizado.

O serviço de lembretes é bastante utilizado, além de textos, é possível gravar fotos e vídeos. O Evernote possui também extensões para navegadores Web Linker, onde você pode salvar textos, imagens e links.

Contudo, é uma ferramenta simples, mas de extrema importância para quem não gosta de andar sempre com uma agenda para anotações. Aumente sua produtividade organizando suas tarefas e anotando suas melhores idéias!

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A linha de Scanners para Documentos Kodak Alaris conta com a funcionalidade de digitalização diretamente para o serviço Evernote. Uma mão na roda para tarefas do dia-a-dia!

MailChimp, perfeito para o E-mail Marketing

Antes de mais nada, o Mail Chimp é uma das ferramentas mais famosas, eficientes e o melhor de tudo: Gratuita! Ela oferece o serviço de envio de e-mails automaticamente. O serviço gratuito oferece o disparo de até 12 mil mensagens por mês com uma lista de até 2000 clientes.

Certamente, o E-mail Marketing é um recurso poderoso das empresas para comunicação com os clientes. A promoção de campanhas é uma estratégia de sucesso para divulgação de eventos e propaganda de novos produtos.

Selecionamos algumas vantagens dessa prática ferramenta:

• Modelos já prontos e personalização de modelos para e-mail
• Compatibilidade com dispositivos móveis
• Fácil integração com seu website ou blog
• Monitoramento de taxa de abertura e clique das mensagens
• Agendamento de envios

Além disso, conta com personalização de campanhas e muitos outros recursos. Se você pretende alavancar as conversões de visitas em seu site, o e-mail marketing é um ótimo método para isso, e o Mail Chimp, uma ferramenta ideal para o assunto.

Agilize suas atualizações nas redes sociais com o Buffer App

De fato, é preciso saber aproveitar o crescimento e popularidade das redes sociais para tirar vantagens nas propagandas de seus produtos e divulgação de seus serviços. O Buffer App é uma ferramenta que sincroniza as contas de suas redes sociais de modo a facilitar as publicações destinadas à todas elas.

Em suma, o plano gratuito oferece sincronização de redes como Facebook, Twitter, Google +, LinkedIn, entre outros. Abaixo constam algumas funcionalidades desta versátil ferramenta:

• O agendamento de publicações é ótimo para automatizar as postagens nas mídias sociais. Configure antes o assunto dos posts, e o Buffer App irá postá-los para você
• Você consegue acompanhar em tempo real os dados das interações das mídias em sua campanha através dos dados estatísticos
• No plano pago, é possível adicionar colaboradores para auxiliar nos serviços de publicações
• Possui extensões para diferentes navegadores com recursos extras
• Convide amigos e ganhe bônus extras para publicações

Certamente, a ferramenta Buffer App, você consegue organizar as atividades de suas redes sociais de forma simples e eficaz!

Conclusão

Por fim, as ferramentas citadas acima são apenas algumas de várias que facilitam sua organização e aumentam sua produtividade.

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Um bom meio de organizar seu escritório é reduzindo o número de papéis. Aprenda como em nosso artigo sobre escritório sem papel.

Esses recursos combinados conseguem fazer você gerenciar melhor sua rotina de trabalho, visto que eles tornam suas atividades mais fáceis de serem gerenciadas e lembradas.

Sendo assim, forma de organização não pode ser uma prática exclusiva somente desses recursos. Organização, gestão de documentos e colaboração em equipe são maneiras ideais de se obter o máximo de produtividade.

Contudo, é preciso saber utilizar as ferramentas e colocar em prática para se obter uma bom proveito. Essas ferramentas apenas ajudam e orientam a forma de se organizar melhor, a utilização constante de forma correta garante um aumento de produtividade e com certeza um melhor retorno de resultados.

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