5 dicas para a digitalização de documentos em escritórios de advocacia

A digitalização de documentos é a solução definitiva para transformar a eficiência do seu escritório de advocacia. Além disso, por meio da digitalização você poderá encontrar o equilíbrio entre produtividade e organização que tanto busca.

Chega de sofrer com pilhas de documentos e papéis! Confira em seguida 5 dicas indispensáveis que todo escritório de advocacia precisa conhecer.

Antes de mais nada, se você caiu aqui de paraquedas, não é advogado(a) e está precisando de scanners profissionais para digitalizar documentos e não sabe qual o modelo ideal para suas demanda. Clique aquie confira nosso catálogo de scanners, com certeza você irá encontrar uma solução capaz de te ajudar a potencializar suas digitalizações.

Digitalização nos escritórios de advocacia

Já imaginou transformar a forma como seu escritório de advocacia lida com documentos? Afinal, em um mundo cada vez mais digital, a eficiência e a organização são essenciais para se destacar e oferecer serviços mais dinâmicos e assertivos aos seus clientes.

Então, adotar práticas de digitalização pode parecer desafiador, mas os benefícios são inquestionáveis. Desde a economia de espaço físico até a facilidade de acesso e compartilhamento de informações, digitalizar seus arquivos transforma o modo de operação do seu escritório.

Pensando nisso, elaboramos cinco dicas essenciais que vão guiar você nesse processo de forma prática e eficaz. Confira:

1. Escolha o Scanner Profissional certo para suas demandas

Primeiramente, escolher o scanner profissional ideal para suas demandas é fundamental neste processo. Aliás, ouso dizer que seja uma das dicas mais importantes da nossa lista.

Pois, um scanner de qualidade garante que seus documentos sejam digitalizados com precisão, sem perda de informações. Além disso, scanners com função duplex, que digitalizam frente e verso simultaneamente, economizam tempo precioso e te deixam livre para trabalhar em tarefas que, de fato, necessitem mais do seu esforço.

2. Organização é a palavra da vez

Antes de começar a digitalizar seus documentos, foque na organização do seu acervo físico. Ou seja, separe os documentos por categoria, especialidade, data de criação ou pelo nome do cliente. Essa organização facilita a digitalização sequencial e evita erros na hora de arquivar os documentos digitalizados.

3. Utilize Softwares de Gerenciamento de Documentos

Adotar um software de gerenciamento de documentos (GED), é imprescindível para quem vai trabalhar com arquivos digitalizados. Afinal, além de manter os arquivos organizados, a maioria dos softwares também permite a classificação, pesquisa e recuperação rápida de documentos.

Ou seja, utilizando o GED correto, você pode acessar qualquer documento com apenas alguns cliques, eliminando a temível busca de informações em arquivos mortos ou pastas de papéis do escritório.

4. Defina Padrões de Nomeação e Indexação

Para manter a ordem em seus arquivos digitais, é vital definir padrões de nomeação e indexação. Então, utilize um sistema consistente que todos no escritório possam seguir. Por exemplo, nomeie arquivos com a data, tipo de documento e nome do cliente: “2024-08-05_Contrato_JoaoSilva.pdf”.

5. Priorize a Segurança da Informação

Em conclusão a nossa lista de 5 dicas para a digitalização de documentos em escritórios de advocacia, está a segurança dos documentos. Afinal, quanto mais seguros os seus arquivos, menos problemas você ou o seu escritório terão.

Então, utilize criptografia e backups regulares para proteger suas informações. Além disso, controle o acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os arquivos. Em um ambiente jurídico, onde a confidencialidade é primordial, manter a segurança dos dados é indispensável.

Por fim

Adotar essas cinco dicas pode transformar a gestão documental do seu escritório de advocacia. A digitalização não só aumenta a eficiência, mas também proporciona um ambiente de trabalho mais organizado e seguro.

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Nos vemos no próximo artigo, até mais!

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