7 maneiras de proteger seus documentos
Nos dias de hoje, onde o acesso a informação é altamente difundido, proteger seus documentos se tornou uma tarefa de extrema importância! Aliás, a falta de cuidado pode resultar em perda de informações valiosas, fraudes e até mesmo prejuízos financeiros.
Mas, como garantir que seus documentos estejam sempre seguros? Em seguida, separamos 7 maneiras para proteger seus arquivos de forma eficiente e prática, confira!
Sua empresa está precisando atualizar os equipamentos do escritório e criar um ambiente de alta produtividade, que seja capaz de suportar as demandas de digitalização, apresentações e reuniões corporativas? Acesse agora mesmo nosso site e confira nossos produtos, clique no link!
1. Utilize senhas fortes e criptografia
Primeiramente, uma senha fraca pode ser o elo mais vulnerável na proteção dos seus documentos. Isso porque podem ser facilmente descobertas por invasores (hackers) e comprometerem a segurança dos seus dados.
Aliás, uma das maneiras mais eficazes de garantir segurança é adotar senhas robustas e únicas para cada documento ou plataforma de armazenamento. Além disso, o uso da criptografia pode te ajudar a colocar uma cada extra de proteção aos seus documentos. Pois, embaralha os dados, tornando-os ilegíveis para quem não tiver a chave de acesso correta!
2. Aumente a segurança ao armazenar na nuvem
Armazenar documentos na nuvem é uma prática comum nos dias de hoje, entretanto, nem todos os serviços oferecer um nível de segurança adequado. Então, para proteger seus documentos, escolha serviços que possuam criptografia ponta a ponta e autenticação de dois fatores (ou, em duas etapas). Afinal, essas medidas criam camadas extras de proteção, o que dificulta (e muito) a ação de pessoas más intencionadas, que queiram invadir ou acessar de forma ilícita sua conta.
3. Realize backups regulares
Imagine perder um documento importante e não ter o que fazer para recuperá-lo? Horas e horas de trabalho jogadas fora por não ter executado um backup podem pesar na sua operação. Então, nossa dica é que você realize backups regulares para proteger seus documentos.
Afinal, esse processo garante que você tenha cópias extras de seus documentos, caso algo aconteça com os originais. O ideal é manter esses backups em locais diferentes, como um HD externo ou até mesmo um serviço de nuvem.
4. Digitalize seus documentos
Falando em backups, uma das formas mais inteligentes de proteger seus documentos é através da digitalização. Pois, ao transformar documentos em arquivos digitais, você reduz o risco de perda ou danos causados por acidentes, sejam eles dos mais comuns, como derramar café ou bebidas nas folhas, até os mais trágicos, como um incêndio, por exemplo.
Além disso, documentos digitalizar podem ser facilmente armazenados em plataformas seguras, com criptografia de ponta a ponta. Aliás, a digitalização não só ajuda você a proteger seus documentos, como também ajuda na organização destes.
Ao armazenar tudo digitalmente, você pode acessar as informações que precisa de onde quer que esteja, em questão de segundos, economizando tempo e evitando o estresse de ter de procurar em arquivos físicos, ou em folhas de papel que nunca acabam.
Vai digitalizar? Utilize scanners profissionais!
Ainda falando sobre a digitalização de documentos, nada mais prazeroso e produtivo do que usar o equipamento certo na hora de executar essa atividade! Então, se você está buscando velocidade, praticidade e um equipamento que pode, e vai, te ajudar a ser mais produtivo nas suas digitalizações. Você precisa conhecer os scanners profissionais que temos no nosso catálogo!
Equipamentos robustos, confiáveis e seguros para digitalizar de forma rápida e com alta qualidade! Esqueça a velha forma de digitalizar, com um scanner profissional você digitaliza e protege seus documentos com muito mais agilidade. Acesse nosso site e saiba mais, clique no card abaixo!
5. Controle o acesso aos documentos
O controle de acesso a documentos pode te ajudar a proteger os arquivos, bem como criar uma cadeia de hierarquia a respeito dos dados. Pois, nem todos precisam ter acesso a todos os documentos. Por isso, é fundamental definir quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinados arquivos.
Ferramentas de controle de acesso, como um GED (Gerenciado Eletrônico de Documentos) permitem que você gerencia permissões, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam interagir com documentos sensíveis.
Dessa forma, você reduz consideravelmente o risco de exposição de informações confidenciais, dados sensíveis, entre outros, mantendo tudo sob controle e seguro.
6. Atualize seus softwares
Outra forma de proteger seus documentos é a atualização de softwares! Muitas vezes, ignoramos as notificações de atualização, mas, essas atualizações são cruciais para a segurança dos seus documentos.
Sistemas operacionais e programas de armazenamento lançam updates frequentes para corrigir falhas de segurança e melhorar a proteção contra ameaças cibernéticas. Portanto, mantenha seus softwares atualizados para garantir muito mais segurança aos seus arquivos.
Falando em segurança digital
Nossa parceira, Main Service, listou 7 tipos de ataques hackers mais perigosos para 2024! Um conteúdo que você precisa ler para saber como se proteger ainda mais no mundo digital. Aliás, se você conhece ou já passou por alguma situação de ataque hacker consegue entender a dimensão desse problema!
Então, clique no card abaixo e confira tudo a respeito, não esqueça de deixar um comentário indicando que chegou até o conteúdo através da Netscan Digital! 😉
7. Evite compartilhar documentos por e-mail sem proteção
Em conclusão a nossa lista de 7 maneiras de proteger seus documentos, vamos tratar de um assunto comum no dia a dia: o compartilhamento de arquivos por e-mail. Embora o e-mail seja uma ferramenta prática para enviar documentos, ele pode ser uma porta de entrada para hackers, especialmente se os arquivos estiverem desprotegidos.
Então, sempre que possível, utilize serviços que permitam o envio seguro de documentos, como plataformas de compartilhamento com autenticação de usuários, ou inserindo senhas aos seus arquivos, algo que mencionamos no primeiro tópico desse artigo.
Por fim
Proteger seus documentos é um passo crucial para evitar dores de cabeça no futuro. Desde a digitalização até o uso de senhas fortes, cada ação tomada aumenta sua segurança. Mas, lembre-se, a tecnologia oferece inúmeras ferramentas para facilitar esse processo, adotá-las pode ser o diferencial que te deixa à frente de possíveis ameaças.
Então, siga essas 7 dicas e mantenha seus documentos sempre seguros e acessíveis para quem realmente precisa.
Já acabou? 😢
Por hoje é só! Entretanto, queremos saber a sua opinião sobre este assunto, então comente abaixo o que achou.
Gostou do conteúdo? Compartilhe o blog e acesse nosso site para conhecer nossas ofertas de scanners, consumíveis e acessórios. Clique aqui.
Nos siga em nossas redes sociais clicando aqui!
Nos vemos no próximo artigo, até mais!
Deixe seu comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *