Boas práticas para o gerenciamento de documentos
(Imagem: Freepik)
O gerenciamento de documentos é o processo que integra os cuidados com a preservação das informações que fazem parte do histórico de uma empresa ou instituição.
O uso de tecnologia para gerenciar informações é cada vez mais importante no sentido de facilitar o controle de documentos e de proporcionar mais agilidade no processo de localização dos dados armazenados.
Se antes era necessário localizar manualmente os documentos, hoje existem recursos tecnológicos que simplificam o dia a dia de quem gerencia informações, conforme mostraremos neste artigo.
Portanto, se você busca boas práticas para gerenciar documentos, acompanhe as dicas a seguir e veja como controlar as informações da sua empresa com eficiência!
Boas práticas para o gerenciamento de documentos
Cuidado ao nomear seus arquivos
A ideia é facilitar o processo de arquivamento e busca de documentos, portanto, evite termos genéricos ao nomear seus arquivos.
Exemplo: se o documento for um contrato, você pode nomeá-lo como “Contrato X”, sendo “X” o nome do cliente.
Para conhecer outras formas de classificar documentos, clique aqui e veja quais são os padrões mais utilizados.
Invista na digitalização do acervo de informações
É difícil encontrar um tempo vago na agenda para organizar documentos em papel, concorda?
Muitas vezes é necessário resgatar informações antigas que estão disponíveis somente no formato impresso, o que dificulta a execução ágil e produtiva dos processos gerenciais.
É por estas e outras razões que a digitalização é uma prática fundamental para a excelência no gerenciamento de documentos já que diminui a necessidade de buscas nos arquivos físicos e torna a localização de informações muito mais dinâmica.
O projeto de digitalização do acervo de documentos pode ser realizado em pouco tempo e de forma produtiva com a utilização de um scanner profissional, que oferece vantagens como a digitalização automática da frente e do verso da folha e processa documentos de diversos tamanhos, inclusive cartões em relevo.
No nosso site, você encontra scanners profissionais indicados para pequenos e médios escritórios, média produção e alta produção, e se preferir, pode optar pela locação do equipamento, uma solução indicada para negócios com prazos determinados ou a digitalização de acervos que tenham um volume específico.
Aposte no GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
Se você ainda não sabe o que é e como funciona um sistema GED, indicamos a leitura deste artigo esclarecedor, que mostra as principais vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para as empresas.
Com o GED é possível controlar o acesso aos documentos e manter a organização das informações de maneira prática e segura.
Assim, todos os arquivos (documentos de texto, áudios, vídeos) podem ser armazenados em um único software e gerenciados de maneira versátil, garantindo aos gestores o controle de todas as informações da empresa.
Estas são algumas práticas soluções para o gerenciamento de documentos que agilizam a execução dos processos administrativos e tornam as empresas mais produtivas.
Para saber mais a respeito deste assunto, leia o artigo “Como o bom gerenciamento de documentos pode evitar problemas para sua empresa” e descubra outros detalhes sobre a importância de utilizar as práticas descritas nesta publicação para preservar e organizar informações!
Agradecemos pela visita ao blog e até o próximo artigo!
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