Digitalização de Documentos: 5 dicas para deixar o processo mais eficiente
A digitalização de documentos se tornou essencial para empresas que buscam otimizar processos, economizar espaço e proteger informações. No entanto, saber como faz isso de forma eficiente é o segredo para garantir muito mais agilidade e produtividade a sua operação.
Então, pensando nisso, separamos 5 dicas valiosos que vão transformar sua rotina de digitalização para algo muito mais dinâmico, prático e preciso. Fique conosco até o fim e confira em seguida essas dicas.
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1. Escolha o equipamento certo para a tarefa
Em primeiro lugar, é preciso escolher o equipamento certo para realizar a tarefa de digitalização de documentos! Então, se você busca uma solução rápida, confiável e profissional o scanner é a melhor solução! Isso porque scanners profissionais oferecem mais velocidade, precisão e segurança na hora de digitalizar documentos. Além disso, a maioria dos modelos possuem alimentador automático de documentos, o que transforma o trabalho em algo mais fluído, sem a necessidade de supervisão constante.
2. Prepare os documentos com antecedência
A segunda dica essencial para otimizar a digitalização é o preparo adequado dos documentos. Parece simples, mas detalhes como a remoção de clipes, grampos ou fitas adesivas são fundamentais. Isso porque, ao ignorar esse passo, você pode danificar tanto os documentos quanto o scanner, atrasando o processo. Além disso, organizar os papéis na ordem correta evita retrabalho posterior
3. Otimize as configurações de digitalização
Outro ponto importante para digitalizar documentos de forma eficiente está nas configurações do scanner. Antes de iniciar, defina as melhores configurações para o seu objetivo, como o formato de saída (PDF, JPEG, TIFF), a qualidade da imagem (preto e branco ou colorido) e o tamanho do arquivo. Por exemplo, se o seu foco é armazenamento e busca rápida de informações, optar por um PDF pesquisável é uma excelente escolha. Além disso, ajustar a resolução e a cor de acordo com a necessidade ajuda a evitar arquivos muito pesados, que podem dificultar o armazenamento e compartilhamento.
4. Utilize o OCR para formatos editáveis
A digitalização vai além da simples conversão de documentos físicos em imagens. Quando você utiliza o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), é possível transformar documentos digitalizados em formatos editáveis e pesquisáveis. Isso facilita muito a localização de informações e a edição de textos, sem a necessidade de digitar tudo novamente.
Além de economizar tempo, o OCR permite que o seu processo de gestão documental seja muito mais prático e eficiente. Assim, ao escolher um scanner profissional, opte por um modelo que já ofereça essa tecnologia, otimizando ainda mais o seu fluxo de trabalho.
5. Mantenha o equipamento em perfeito funcionamento
Por fim, para garantir que todo o processo de digitalização continue eficiente ao longo do tempo, é fundamental manter o equipamento sempre em perfeito estado. A manutenção preventiva de scanners profissionais é essencial para evitar falhas que possam prejudicar a produtividade. Aliás, investir em um contrato de manutenção especializado assegura que você terá suporte rápido em caso de defeitos e permitirá que o equipamento funcione em sua capacidade máxima, garantindo que você possa digitalizar seus documentos sem interrupções.
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