Digitalização de documentos e as etapas da organização de arquivos

Primeiramente, a organização é importante em tudo que fazemos e a falta dela impacta diretamente a produtividade no trabalho ou até na vida pessoal.

Com o crescente volume de informações e documentos que circulam dentro das empresas, independente de seu porte, torna-se cada vez mais necessário se preocupar com a organização de arquivos.

Contudo, quanto mais material, mais complexo fica seu manuseio. E tendo em vista a velocidade com que o mercado exige respostas hoje, perder eficiência na relação com os documentos da empresa pode desencadear grandes prejuízos.

Neste artigo explicaremos todo esse processo para organização de arquivos e como a digitalização ajuda para torná-lo mais eficiente. O que é arquivamento, métodos de organização de arquivos e muito mais.

Digitalização de documentos

De fato, muito se fala no processo de organização de arquivos para as empresas e a digitalização de documentos é muito importante. Mas o que é a digitalização? É você transformar um documento impresso em documento digital, utilizando um scanner profissional.

Uma ação importante para a qualidade dos processos e serviços realizados em empresas e pode ser adotada para a vida pessoal.

Etapas da organização de arquivos

Certamente, a organização de arquivos é importantíssima para o funcionamento das empresas e até para nossa vida pessoal. Para que essa organização de arquivos seja bem feita, é necessário muita dedicação e conhecimento da corporação, suas hierarquias, seus setores e fluxo de trabalho.

Ordenar e tratar arquivos de forma adequada demanda tempo e uma metodologia bem clara que permita o acesso rápido a uma informação específica. Isso envolve avaliar todo o material já arquivado e monitorar os documentos que trafegam na empresa, para organizá-los em seus devidos lugares.

Contudo, as etapas para organização de arquivos de maneira eficiente são descritas como:

Levantamento de dados, planejamento, classificação de documentos, digitalização de documentos, armazenamento de arquivos e documentos.

Vamos explicar essas etapas de maneira mais detalhada.

Levantamento de dados

Para fazer um processo de organização de arquivos, é necessário conhecer cada parte da empresa. Seja o fluxo de funcionamento, documentos gerados e recebidos, o estatuto, o regimento interno, estrutura ou hierarquia, é preciso entender todo esse processo para coletar o máximo de informação possível.

O objetivo é analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros e protocolos, bem como a média de arquivamentos.

Também é necessário identificar a localização e infraestrutura do arquivo, além de realizar o levantamento dos recursos humanos, incluindo número, formação e salário.

Planejamento

A fase de planejamento é essencial, pois nela se esboçam os métodos a serem definidos para que a organização seja eficiente. Arquivamento, classificação de documentos e determinação do tipo de ordem para armazená-los.

Na fase de elaboração do plano arquivístico, deve-se levar em consideração as necessidades da instituição, sem jamais desconsiderar as disposições legais pertinentes.

Outro ponto a levar em consideração é a divisão dessa organização por tipo de materiais, cuidados específicos de armazenagem com cada um deles, definição de quem terá acesso a quais documentos, etc.

Classificação de documentos

As pessoas podem e devem ordenar os documentos de maneira diferenciada (por assunto, nome, número, data ou local), utilizando também diferentes métodos.

Contudo, é crucial realizar uma análise cuidadosa das atividades desenvolvidas pela organização e observar as solicitações dos documentos nos arquivos antes de iniciar a classificação pela qual serão organizados. Em seguida, é hora de definir o método principal e auxiliares que serão implementados.

Assim como o método, o arranjo, que significa a ordenação dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a administração, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) é uma das funções mais importantes em um arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na área de gestão de documentos.

Podemos apresentar os principais métodos de arquivamento da seguinte forma:

Alfabético – Neste método de classificação de documentos, consideramos o elemento principal como o nome, caracterizando-o como um sistema direto. Realizamos a pesquisa diretamente no arquivo, seguindo a ordem alfabética

Geográfico – também é do sistema direto, em que a busca será realizada pelos elementos, procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.

Numérico – Utilizamos este método quando consideramos o número como o elemento principal, caracterizando-o como sistema indireto. Para localizar um documento, é necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.

Assunto ou ideográficos – Embora bastante utilizado, este método não é de fácil aplicação, pois requer interpretação dos documentos sob análise. Diante disso, exige um amplo conhecimento das atividades institucionais e o uso de vocabulários controlados. Pode-se apresentar de forma alfabética ou numérica.

Digitalização de documentos

Após todo o processo para planejamento e classificação de documentos, a digitalização é um importante passo para que esse processo seja otimizado.

Vantagens da digitalização:

• Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
• Redução de perda de documentos;
• Compartilhamento entre funcionários da mesma empresa;
• Acesso restrito a usuários de acordo com suas necessidades de trabalho.

Armazenamento de arquivos e documentos

E por fim, a última parte deste processo exige muita atenção. Assim, eliminamos qualquer risco de arquivar documentos de forma incorreta após todo o processo de classificação e digitalização.

Para fazer o arquivamento de documentos, existem alguns métodos que vamos apresentar a seguir.

Principais métodos de armazenamento

Armazenar documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização e senso de importância, uma vez que perdê-los pode trazer graves consequências.

Por isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e armazenamento de documentos que, na maioria das vezes, não tem valor aos olhos de um leigo, mas analisados sob o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.

A organização desses documentos é tão importante que, segundo uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o profissional brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes.

Isso acaba tornando o clima organizacional pesado, pois outras pessoas podem deixar de exercer funções e responsabilidades para se dedicarem à tarefa de encontrar um papel em arquivo físico perdido no meio de milhares, sendo que, em muitos casos, nem mesmo a pessoa que o arquivou faz a mínima ideia de onde esteja guardado.

Por isso destacamos dois métodos muito utilizados para armazenamento de documentos digitais.

Pastas separadas

Para armazenar arquivos eletrônicos, as empresas geralmente criam pastas separadas com base no tipo de documento, fornecedores ou clientes, de acordo com a atividade da empresa e a classificação previamente estabelecida no planejamento.

Só tem um “porém” caso o armazenamento seja feito em pastas. O volume de documentos vai ocupar um espaço significativo no servidor da empresa.

E posteriormente pode se tornar uma dor de cabeça, já que para manter as empresas seguras vai ser necessário gerar backups, que também ocuparão espaço considerável nos HDs dos servidores.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, é uma maneira moderna, simples, segura e muito eficiente para fazer o armazenamento dos documentos.

O Keeva é um GED e não ocupa espaço no servidor das empresas e ainda apresenta funcionalidades que facilitam a vida dos usuários. Caso queiram buscar qualquer documento, ou compartilhá-los com os funcionários, o Keeva apresenta essas funcionalidades e outras mais.

Vantagens do GED

• Busca fácil e ágil: rápido acesso aos documentos através de um método de busca aplicado;
• Conservação dos documentos: diferente do arquivo físico, uma vez que ele é digitalizado sua manutenção em formato eletrônico é permanente, ou até quando for necessário mantê-lo;
• Segurança: proteção das informações, com permissões específicas para cada tipo de funcionário;
• Ordem: organização dos documentos por categorias, temas, nível de importância e data;
• Pesquisa correta e prática: busca assertiva, permitindo ao funcionário localizar exatamente o arquivo que precisa.

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