A importância da gestão de tempo na advocacia
(Imagem: Freepik).
Gerenciar o tempo pode ser um grande desafio para diversos profissionais, principalmente no exercício de funções que demandam a análise de contratos, cadastros de clientes e demais tipos de informações que compõem a seção de “arquivos” de uma empresa.
Nos escritórios de advocacia, a gestão de tempo é algo essencial e que precisa ser tratada com prioridade em função dos prazos e do volume de documentos anexados aos processos.
Portanto, é necessário que os advogados avaliem soluções que proporcionem a otimização do tempo empregado no cumprimento de atividades analíticas, sobretudo para a diminuição da quantidade de papel sobre as mesas de trabalho.
Hoje, vamos falar sobre “A importância da gestão de tempo na advocacia” e daremos dicas para que você, advogado(a), possa dispor de ferramentas e soluções que realmente tornem o seu dia a dia profissional mais prático e produtivo. Confira!
Gestão de tempo
O conceito de “gestão de tempo” é amplo, mas de forma resumida, pode ser definido como “o ato de planejar e executar atividades no prazo estabelecido”, para que haja aumento da quantidade de serviços realizados ao longo do dia.
Para os gestores, este é um fator decisivo na busca por mais competitividade de mercado, tanto para a satisfação do público interno (colaboradores), quanto para o público externo.
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Ainda na definição do planejamento estratégico, é fundamental estabelecer prazos de conclusão para cada tarefa, considerando sempre a possibilidade de atrasos e imprevistos.
Portanto, a gestão de tempo corresponde ao controle da agenda de funções a serem executadas ao longo de um período, tendo como foco a organização das etapas e a utilização de ferramentas que tornem o cotidiano organizacional mais dinâmico e objetivo.
Falhas que atrapalham a produtividade em um escritório de advocacia
Conforme mencionado no tópico anterior, a gestão de tempo é essencial para o aumento da produtividade, que obviamente faz parte da lista de objetivos de todas as empresas que buscam maior participação em seus respectivos segmentos.
Falando especificamente sobre os escritórios de advocacia, existem situações e práticas que atrapalham a execução das atividades nos prazos corretos, portanto, precisam ser evitadas.
Confira abaixo algumas situações que podem comprometer a qualidade dos serviços prestados pelo seu escritório e, na sequência, saiba como é possível produzir mais em menos tempo seguindo nossas dicas!
- Excesso de arquivos em papel (atrapalha a concentração e consome o tempo hábil para o estudo dos processos);
- Realização de funções administrativas (interromper o serviço para imprimir, tirar cópias e organizar os documentos);
- Falta de planejamento na definição dos prazos de conclusão de cada etapa dos processos (gerando atrasos e insatisfação por parte do cliente).
Soluções que garantem o aumento da produtividade
Agora que você já conhece algumas das causas da improdutividade nos escritórios de advocacia, acompanhe nossas dicas para obter resultados cada vez mais satisfatórios na realização dos seus serviços e de toda sua equipe!
Digitalize todos os documentos
Economize tempo na localização de arquivos e mantenha o escritório organizado com a digitalização de documentos.
Assim, todas as informações ficarão disponíveis para acesso em formato digital e você não precisará retirar os documentos do arquivo com frequência, mantendo o mínimo de papel em sua mesa de trabalho.
A dica é utilizar um scanner profissional para esta tarefa, pois é um tipo de equipamento que garante a produtividade através da digitalização simultânea da frente e do verso da folha, da conversão para PDF compactado e do Alimentador Automático de Documentos (ADF = Automatic Document Feeder, na sigla em inglês), que mantém o scanner em atividade constante para a conquista de mais velocidade nas digitalizações.
Sugestão: Scanner Portátil Kodak Scanmate i940
Utilize um software GED
O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema que realiza a organização, o controle e a proteção dos arquivos em formato digital, tornando a localização dos mesmos extremamente ágil e prática.
Ao implantar um software GED, você poderá incluir arquivos de diversos tipos no sistema (áudio e vídeo, por exemplo) e compartilhá-los com sua equipe de trabalho, além de definir quais usuários podem visualizar cada tipo de informação.
Sem dúvidas, este é um excelente investimento em produtividade para escritórios de advocacia, pois reduz o tempo empregado na busca e organização dos documentos e amplia as possibilidades de atuação dos advogados, que poderão analisar os processos a partir de qualquer lugar com acesso à internet.
Revise sua agenda de compromissos semanalmente
Além das ferramentas e soluções tecnológicas, é importante acompanhar a agenda de compromissos de forma analítica, mantendo sempre o hábito de atualizá-la, no mínimo, uma vez por semana.
Defina prazos para cada etapa dos processos e informe aos seus clientes, com antecedência, a necessidade de mais tempo para a conclusão dos serviços.
Assim, você terá o controle das atividades desenvolvidas em seu escritório e poderá dedicar mais tempo na elaboração da defesa dos seus clientes.
Conclusão
A gestão de tempo em um escritório de advocacia corresponde ao investimento em soluções que tornem o dia a dia dos advogados mais prático e produtivo.
Com a digitalização de documentos e o GED, as informações ficam disponíveis para acesso no computador de forma segura, evitando os riscos de perda e falta de organização dos arquivos que integram o mesmo processo.
Esperamos que tenha gostado das dicas de gestão de tempo para escritórios de advocacia!
Para mais informações, leia o artigo “10 ferramentas que todo advogado precisa conhecer” e inscreva-se em nossa newsletter para receber com exclusividade todos os conteúdos do blog por email.
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bom dia ,gostaria de saber da possibilidade de realizar um treinamento de digitalização e gerenciamento de documentos na empresa dos senhores sem custo nenhum para ambas as partes.Obrigado.
Bom dia Srº Nelson, tudo bem?
Não aplicamos treinamentos para o serviço de digitalização e gerenciamento de documentos.
Trabalhamos com a revenda autorizada de scanners Kodak, equipamentos de microfilmagem, locação de equipamentos para digitalização de documentos e consumíveis.
Indicamos o Blog do Keeva como fonte de informações sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Obrigado pelo comentário e continue acompanhando nossas publicações.
Um abraço!