Iniciantes em GED: Entenda as vantagens e benefícios
Primeiramente, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode ser a solução que sua empresa ou vida pessoal precisa. Afinal, o acúmulo de papéis, a dificuldade de encontrar arquivos e a falta de controle sobre versões de documentos são problemas comuns, e o GED pode transformar essa realidade.
Em seguida, vamos entender por que investir em um sistema de GED pode ser um divisor de águas para o seu negócio.
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O que é GED?
Antes de mais nada, é fundamental entender o que significa GED. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução tecnológica que permite organizar, armazenar e gerenciar documentos de forma digital. Aliás, ao contrário dos arquivos físicos, que podem se deteriorar com o tempo e ocupam muito espaço, o GED oferece praticidade e segurança para manter todas as informações ao seu alcance. E o melhor: você pode acessá-las de qualquer lugar!
Aliás, ao implementar um sistema de GED, você consegue realizar buscas avançadas, controlar o acesso a documentos importantes e, o mais importante, garantir que sua empresa tenha uma gestão eficiente de informações. Isso se traduz em menos tempo perdido procurando documentos e mais produtividade no dia a dia.
Vantagens para sua empresa
Agora que você já sabe o que é GED, vamos explorar as vantagens que ele traz para o ambiente corporativo. Primeiramente, a agilidade nas pesquisas é um dos principais benefícios. Afinal, imagine conseguir encontrar um documento específico em segundos, mesmo que ele tenha sido adicionado há meses. Isso é possível graças às ferramentas de busca avançada, que permitem filtrar documentos por CNPJ, data de criação ou até mesmo por quem fez a última alteração.
Outra vantagem significativa é o controle de acesso. Afinal, com um sistema GED, você consegue definir quem pode visualizar, editar ou excluir determinado documento, o que aumenta a segurança e privacidade das informações. Isso é especialmente importante para empresas que lidam com dados sensíveis e precisam garantir a confidencialidade de informações.
Além disso, o GED oferece gestão de versões, evitando a duplicidade de documentos. Quantas vezes você já se deparou com versões diferentes do mesmo arquivo? Com um sistema GED, você tem total controle sobre as alterações feitas e consegue visualizar o histórico completo, eliminando o risco de trabalhar com informações desatualizadas.
Flexibilidade e mobilidade
Em resumo, a mobilidade é uma realidade indispensável no cenário atual, e o GED se adapta perfeitamente a essa necessidade. Com um sistema de gestão de documentos, você pode acessar seus arquivos de qualquer dispositivo, seja computador, tablet ou smartphone. Isso significa que, mesmo fora do escritório, você tem acesso rápido e seguro às informações de que precisa.
Essa flexibilidade também torna o GED acessível para empresas de todos os portes. Pequenas, médias e grandes organizações podem se beneficiar da implementação desse sistema, ajustando-o conforme suas demandas. E não se preocupe com a necessidade de uma infraestrutura complexa; muitas soluções de GED estão disponíveis na nuvem, dispensando grandes investimentos iniciais.
Redução de custos e otimização de tempo
Outro ponto crucial que você deve considerar ao adotar o GED é a economia que ele traz. Com a digitalização de documentos, sua empresa reduz drasticamente os custos com papel, impressão e armazenamento físico. Além disso, o tempo gasto procurando arquivos, lidando com documentos duplicados ou desorganizados se transforma em horas valiosas que podem ser dedicadas a atividades mais estratégicas.
Adotar um sistema GED também facilita a integração entre diferentes setores da empresa, melhorando o fluxo de informações e agilizando processos. Ao garantir que todos os documentos estejam disponíveis de forma rápida e precisa, sua equipe se torna mais eficiente, reduzindo o retrabalho e minimizando erros operacionais.
O uso dos scanners no Gerenciamento Eletrônico
Para que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) funcione de forma eficaz, a digitalização é um passo crucial. É aqui que entram os scanners profissionais, dispositivos que transformam documentos físicos em arquivos digitais de alta qualidade. O uso de scanners no GED facilita o processo de conversão de grandes volumes de papéis em arquivos digitais, permitindo que as empresas centralizem e organizem suas informações em um ambiente virtual seguro e acessível.
Scanners profissionais contam com tecnologias avançadas que preservam a qualidade dos documentos digitalizados e oferecem funcionalidades como reconhecimento óptico de caracteres (OCR), permitindo buscar textos dentro dos documentos digitalizados. Isso aumenta significativamente a eficiência das pesquisas, pois documentos não precisam ser identificados manualmente.
Além disso, esses scanners garantem uma digitalização rápida e precisa, o que é especialmente útil para empresas que precisam lidar com um grande volume de documentos diariamente. Com a integração de scanners ao sistema de GED, você assegura que cada documento físico seja convertido, arquivado e acessado eletronicamente, de forma prática e segura. Assim, sua empresa pode manter todos os arquivos importantes à disposição, sem ocupar espaço físico e sem o risco de perda ou deterioração de papéis.
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