Essa papelada vale a pena? O ciclo do papel no cotidiano das pessoas
Foi há 5 anos, sentado na cadeira por trás do balcão da loja de artigos esportivos de seu pai, que Marcos decidiu ingressar na carreira Jurídica. Ao todo, foram 6 anos de estudo e dedicação.
Marcos se tornou um profissional altamente dedicado e focado, com diversos afazeres diários e com uma rotina que tira o fôlego de qualquer um. Seu objetivo é chegar ao final do dia com o dever cumprido.
Para isso acontecer da maneira que Marcos sempre almeja, ele precisa contar com algumas ferramentas e recursos que são fundamentais para o desempenho de suas atividades diárias.
Entre uma dessas ferramentas, a mais usada em seu escritório de advocacia é o scanner, que é o equipamento responsável por digitalizar mais de 1000 documentos por dia.
Assim como Marcos, você também pode ter se perguntado:
– Quanto papel é necessário guardar e até quando?
– Até onde o acumulo de papéis é necessário em nossas vidas?
– O procedimento de descarte que fazemos com esses materiais é correto?
Neste artigo iremos abordar diversos itens onde o papel marcou presença no passado e se tornou peça fundamental no cotidiano de cada um.
Parece interessante? Listamos alguns tópicos importantes que ajudarão você a tirar de uma vez por todas suas dúvidas sobre o uso e a história do papel.
- Como seu tataravô deixava registros
- Não deixe para dar valor só quando perder
- Sabe aquele papel mais “grossinho”?
- Garanta um equipamento que imprime e digitaliza diversos tipos de gramatura
- Quais são as gramaturas disponíveis no mercado
- Gramatura e espessura são diferentes
- Faça mais do que – em uma folha qualquer desenhar um sol amarelo
- O futuro incerto do papel
- Qual papel devo usar?
- Porque documentos digitais são mais convenientes
- Livre-se corretamente de documentos com dados confidenciais
- Você sabe onde está cada documento no seu armário?
- Cloud Computing, ou Computação na Nuvem
- Papel vs Digital
Como seu tataravô deixava registros
(original author unknown) – Tsien Tsuen-Hsun, Science and Civilization in China: Volume 5, Part 1, Paper and Printing, C.U.P.1985
Antes da chegada do papel, as pessoas utilizavam outros meios para registrar suas mensagens.
No passado, os livros não eram confeccionados da mesma forma que conhecemos hoje.
A maneira que os nossos ancestrais acharam para deixar sua mensagem no mundo foi, por muitos anos, arte (desenhos) e escrita em tipos diversos de materiais: placas de argila, ossos, metais, e peles
Com a chegada do papel surgiram centenas de possibilidades de passar mensagens, o que impulsionou muito o homem em sua jornada comunicativa.
O surgimento do papel feito por meio de fibras vegetais ocorreu no Oriente.
Atribuído aos chineses, esse método de fazer papel originou-se no ano de 123 antes de Cristo.
A palavra papel tem origem do latim “papyrus”. Nome dado a um vegetal da família “Cepareas” (Cyperua papyrus).
Comerciantes começaram a usar o papel como um meio de comunicação, resultando na popularização do que conhecemos hoje como imprensa. Consequentemente, houve um grande aumento de produção e maior necessidade de matéria prima.
Foi em 1690 nos Estados Unidos que foi estabelecida a primeira fábrica de papel, por Guillermo Rittenhousa em Germantown, Pensilvânia.
Não deixe para dar valor só quando perder
Muitas empresas e pessoas físicas possuem diversos documentos guardados em papel. Desde simples notas fiscais à documentos complexos ou pessoais . Por isso a conservação destes papéis é algo que um gestor deve se preocupar.
Todos os componentes que fazem parte do papel, como por exemplo, tipo de colagem e resíduos químicos influenciam bastante no modo em que precisa ser conservado.
A alta gramatura do papel também não é sinônimo de maior durabilidade.
O que permite boa durabilidade são estratégias e medidas destinadas exclusivamente à preservação.
A perda de um documento pode ocasionar um grande prejuízo devido à falta de gestão adequada do papel.
Por isso listamos abaixo, 5 dos principais fatores que causam a deterioração do papel.
| Fatores | Descrição |
| Temperatura e umidade | Quanto mais baixa for a temperatura que o documento estiver armazenado, maior será sua durabilidade.
Uma das coisas que afeta drasticamente o papel é a presença de umidade no ar ser muito elevada. Isso acelera a sua degradação e facilita o ataque de agentes biológicos. |
| Fungos | O local onde deve ser guardado os documentos deve ser um ambiente completamente limpo.
A presença de pó no ambiente contempla a proliferação de microoganismos e favorece o desenvolvimento de fungos. Para a conservação adequada do documento fisíco, deve ser realizado procedimentos sistemáticos de higienização dos armários e da área que se encontra o material. A limpeza do chão pode ser feita por meio de aspiradores e panos superficialmente umedecidos. |
| Catástrofes (enchentes, incêndios) | Em dezembro de 2015 o Museu de Língua Portuguesa, considerado um dos museus mais visitados da América do Sul sofreu um incêndio de grande escala.
Inaugurado em 20 de março de 2006, recebeu mais de 1,6 milhão de pessoas somente nos 3 primeiros anos de funcionamento. Após o incêndio ocorrido, a Secretaria da Cultura do Estado de São Paulo esclareceu que todo o acervo do museu era virtual, por isso, a recuperação dos arquivos só seria possível em razão dos backups guardados. |
| Manuseio incorreto | Alguns dos problemas de manuseio acontece durante o percurso de ida e volta, entre o armário e o local que necessita a consulta do documento.
Os danos aos documentos acontecem quando estes usuários não manuseiam corretamente estes materiais. Por isso diversas empresas já utilizam o processo de digitalização, que facilita o processo e permite que tenham seus documentos impressos originais juntamente com seu formato digital. |
| Acondicionamento | O acondicionamento protege os documentos de diversos fatores. Se houver o mal armazenamento de um documento, seja através de caixas, pastas ou qualquer outra embalagem, isso acarretará danos aos documentos e este irá apresentar manchas.
É comum as pessoas usarem qualquer caixa de papelão para guardar um documento. O recomendado seria utilizar papelões mais rígidos, o que dificultaria a penetração de umidade, acidez e permitiria uma maior vedação. |
Fique atento à esses fatores e tome medidas preventivas como os 3 simples exemplos abaixo:
- Guardar os documentos em local seguro e livre influencia externa
- Digitalização desses documentos
- Backup
Sabe aquele papel mais “grossinho”?
Então, podemos dizer que é um papel em alta gramatura.
A Gramatura é a medida da massa pela área de um papel, isto significa que sua medida é em gramas por metro quadrado (g/m²).
Essa especificação foi padronizada pela ISO 536. Quanto maior for a gramatura, mais grosso será o papel.
A gramatura interfere muito nos custos de impressão e também em sua distribuição, tendo em vista que o peso final vai definir o valor da entrega, seja nos Correios ou em uma transportadora.
Diversos fatores além da gramatura devem ser considerados quando a busca é por uma impressão de alta qualidade.
Resolução, tecnologia e outras funcionalidades da impressora são fatores mais influentes para uma boa impressão do que o tipo e gramatura do papel.
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Garanta um equipamento que imprime e digitaliza diversos tipos de gramatura
É comum escutar que a tal gramatura é a ideal para determinado tipo de impressão. Antes de se preocupar com a gramatura, a dica é saber qual equipamento você irá adquirir e se o mesmo atende as necessidades que você precisa.
Para impressões de qualidade e flexibilidade, impressoras Brother oferecem dinamismo ao aceitar vários formatos de papel, como a impressora Multifuncional Laser Brother MFC7860DW, capaz de oferecer uma impressão frente e verso automática e Rede Wireless que permite uma ótima opção para pequenos e médios escritórios, com média ou alta demanda.
E se tratando em digitalização, os Scanners Kodak é possível digitalizar documentos de diversas gramaturas.
Talvez você já tenha passado pela experiência de digitalizar um documento fino, conhecido também como papel de baixa gramatura.
Esses papéis são usados em alguns escritórios e empresas, como por exemplo no uso de holerites, que são papéis finos e propensos a rasgar com o decorrer do tempo e se degradarem se não forem bem manuseados.
Uma solução para este problema, é o uso de scanners profissionais como o citado anteriormente, que além de digitalizar papéis mais espessos, também oferecem a digitalização de papéis de baixa gramatura.
Quais são as gramaturas disponíveis no mercado
Gramatura de 50 a 63
Esse tipo de gramatura é comum ser encontrado em blocos de notas, pedidos de orçamento e notas fiscais.
Gramatura de 75 e 90
Para quem trabalha com receituários essa gramatura é a mais usada. Presente também em timbrados e em impressoras que você usa no dia a dia em sua casa.
Gramatura de 120 e 150
Muito comum em impressos como panfletos.
Gramatura de 180
Essa é uma gramatura que geralmente as impressoras comuns suportam. É um tipo de gramatura muito comum em cartões de visita.
Gramatura de 210 a 300
Essa gramatura é usada em fabricação de capas de livro, calendários no formato “folhinha” e também em cartões de visita com qualidade superior. Ideal para impressão de fotografias.
Gramatura acima de 300
É uma gramatura mais usada no mercado editorial. É necessário consultar se sua impressora suporta esse tipo de alto de gramatura. O famoso papelão (papelão grosso) possui a gramatura de 800 gramas.
Gramatura e espessura são diferentes
Para entendermos um pouco, define-se a gramatura como a massa (celulose + cargas + aditivos) expressa em m². Em outras palavras, gramatura é baseado no peso, o que influencia o custo final, como explicamos em um dos parágrafos anteriores.
Já a espessura é outra coisa. Tente imaginar: a espessura de uma única folha define-se quando esta é colocada entre duas superfícies planas, circulares e sujeitas a uma pressão constante. Ou seja, quanto mais espesso for o papel, mais resistente este será.
É muito comum o usuário manusear folhas de papel com a mesma gramatura só que de marcas concorrentes.
E ao ter acesso a essas folhas pode sentir que são de gramaturas diferentes, embora seja de mesmo valor. Isso ocorre devido a espessura que varia entre as diferentes marcas de papel dos fabricantes.
Faça mais do que – em uma folha qualquer desenhar um sol amarelo
Há diversas possibilidades do uso dos impressos como atividade didática.
Uma arte disseminada em todo mundo é a Paper Toy. No site Paper Craft Square existem diversos modelos de objetos tridimensionais de personagens para realizar o download. Você pode usa-los como decoração, brinquedos e afins.
Outro site para impressão de moldes é Winter Croft onde é possível encontrar máscaras super bacanas que você pode imprimir em casa. As máscaras são tridimensionais e todos os modelos acompanham instruções de como montar.
Citamos acima os sites que disponibilizam moldes para impressão. Há também diversos outros sites com imagens de desenhos para colorir.
Considerada uma atividade que proporciona relaxamento, não é só mais a criançada que anda fazendo arte! Atividades como origame e colorir desenhos estão cada vez mais em alta como meio de aliviar suas cargas de stress do dia a dia.
Neste link nós citamos 5 motivos do porque ter uma impressora é importante, e lá tem mais dicas de atividades dinâmicas com papel.
O futuro incerto do papel
Com o surgimento de tablets, smart phones e computadores portáteis, muitos especialistas apostaram no fim do papel.
Mas existem muitos exemplos que provam que a atuação do papel não enfraqueceu embora o avanço tecnológico, como é o caso dos livros. É interessante notar que mesmo com o surgimento de ebooks, os livros impressos continuam marcando presença no mercado editorial.
Apesar de parecer que a tecnologia está há muito tempo implantada em nossas vidas, isso não passa de uma impressão. A situação atual é apenas o primórdio do avanço tecnológico.
Nesse artigo sobre internet das coisas, nós explicamos os próximos passos da tecnologia no dia a dia das pessoas, como tudo vai estar (está) interligado e como isso interfere diretamente nas nossas atitudes.
O futuro é incerto, mas o presente com certeza ainda não está cogitando renunciar o papel.
Qual papel devo usar?
É muito importante que você consulte o manual do usuário e verifique qual a gramatura máxima que o seu equipamento suporta para que não o danifique.
Outra dica importante é não forçar o equipamento para que este puxe folhas finas, evitando assim qualquer estrago no documento.
Para os Scanner Kodak, a gramatura também é um fator determinante, mas você não precisa se preocupar pois os equipamentos suportam diferentes tipos de gramatura em seu processo de digitalização, abrangendo a grande maioria das gramaturas de papéis usados na impressão de documentos.
Com este equipamento será possível realizar digitalizações de alta qualidade, como por exemplo a digitalização de cartões rígidos como documento de identidade, cartões de visita, cartões de banco e outros tipos de papel mais espesso.
Como vimos no início do artigo, para Marcos desempenhar suas atividades com mais rapidez foi necessário que ele investisse um pouco mais para obter os resultados que desejava. Sendo assim ele pesquisou sobre diversos pontos que considerava importantes, entre um deles a espessura de papel.
Fator este que ele considerou importante ao ver outros usuários questionarem se a gramatura teria importância nas impressões de papel e digitalização de documentos.
Sua preocupação inicial que era qual tipo de gramatura o equipamento suportaria, ficou por terra, pois ele sabia que com um Scanner Profissional o produto apresentaria uma qualidade de uso superior aos scanners comuns.
Caso seu equipamento seja de outra marca e de uso comum, a gramatura irá influenciar no resultado final do trabalho, e sugerimos que de uma conferida em nossa galeria de produtos e veja qual produto atende suas necessidades.
Você também pode entrar em contato conosco através do formulário ou pelo email: contato@netscandigital.com.br
Porque documentos digitais são mais convenientes
Os bancos e outras diversas instituições já adotaram a prática de enviar os informes financeiros em papel somente se o cliente solicitar.
Imagine se um grande banco tivesse que lidar apenas com papéis. Na atualidade, isso seria muito difícil, se não inviável.
É incontestável que a quantidade de informações oficiais digitais é muito maior do que documentos físicos.
O meio digital é uma maneira de evitar o uso desnecessário de produção de documentos impressos, afinal, é possível consultar todo saldo e extrato por meio de aplicativos do celular, ou no próprio website dos bancos.
Livre-se corretamente de documentos com dados confidenciais
Quando você for jogar fora qualquer papel que tenha dados como: nome, endereço, telefone, número de cartões entre outros; é aconselhável que você triture esses papéis.
Se você possuir uma fragmentadora de papel será melhor ainda. Em hipótese alguma jogue no lixo papel com seus dados, pois é impossível saber o destino desse material.
Você sabe onde está cada documento no seu armário?
Quando falamos de tecnologia, podemos ver os benefícios que foram conquistados no decorrer do tempo a partir da digitalização de documentos.
A consulta dos documentos ficou muito mais fácil, fez poupar espaços em estantes, armários e caixas.
Se você ainda não aderiu essa modernidade, chegou a hora organizar essa papelada.
Leia este artigo sobre como digitalizar arquivos diretamente para formatos editáveis e pesquisáveis.
O trabalho do Gerenciamento de Documentos Digitais não é apenas guardar determinado documento com segurança. Mas também considerar a possibilidade de rastrear um documento, de onde vem e qual o seu destino.
Essa é uma solução que simplifica o trabalho de quem precisa localizar informações com precisão.
Cloud Computing, ou Computação na Nuvem
As pessoas costumam a armazenar arquivos e dados dos mais variados tipos por meio de um algum software que faz o gerenciamento desses dados.
Em empresas esse cenário é um pouco diferente. Hoje é comum grandes e pequenas corporações utilizarem aplicações disponíveis na nuvem, por meio de servidores que disponibilizam essas informações para que usuários possam ter acesso por qualquer dispositivo: celular, tablet ou computador, desde que esteja conectado à internet.
No artigo que publicamos recentemente você pode encontrar uma lista de serviços na nuvem que possibilita agilizar processos do dia a dia com praticidade e flexibilidade.
São ótimas ferramentas com opções poderosas para quem pretende armazenar seus dados de forma eficiente e segura.
Papel vs Digital
A presença do papel no cotidiano ainda é grande. É possível identificar diversos fatores onde a gestão de documentos digitais se tornou um dos grandes benefícios para milhares de empresas.
Na atualidade, o papel não foi e nem será descartado. Continuará vivo e presente em escritórios, escolas e empresas.
Mas o armazenamento de documentos físicos ocupa espaço e exige gastos (manutenção e cuidados), além da perda de tempo ao pesquisar informações.
A maior vantagem da digitalização de documentos é justamente a independência desses pontos.
Baixe nosso infográfico Por que a digitalização é um processo importante?
[…] O papel não será totalmente substituído pois ainda somos dependentes dele para muitas tarefas, mas podemos diminuir bem sua utilização. O resultado será menos tempo perdido com burocracia e mais produtividade no trabalho. […]