O que é Inbox Zero?

Em uma apresentação para o Google Tech Talks em 2007, Merlin Mann apresenta um método chamado Inbox Zero, que visa lidar com a grande quantidade de e-mails e seus complexos conteúdos. Mas o que é Inbox Zero e como ele pode te ajudar com as tarefas do dia-a-dia?

Tempo e atenção são recursos finitos

Gerenciar a caixa de entrada do e-mail de forma sistêmica é uma necessidade recente, uma vez que a ferramenta se tornou mais do que um simples sistema de envio e recebimento de mensagens: hoje ele pode ser usado como agenda, calendário, bloco de notas, armazenador de arquivos e muito mais.

Por se tornar uma solução tão multitarefa e multiplataforma, é muito fácil manter a atenção voltada à caixa de entrada. No navegador, a aba do e-mail pode ficar constantemente aberta; no aplicativo, notificações de novas mensagens são enviadas em tempo real; integrações com outros aplicativos já estão disponíveis em diversos provedores. Tudo isso consome tempo e atenção sem necessariamente entregar problemas resolvidos ou tarefas completas. Como mudar essa situação?

Merlin diz que se o seu trabalho envolve informação, dados e conhecimento, a realidade é que tempo e atenção são recursos finitos. É necessário fazer bom uso deles porque não é possível adicionar mais horas em um dia.

A solução é ter uma relação saudável com seu e-mail. Uma relação onde você toma decisões responsáveis, aplicando tempo e atenção para a resolução de problemas e exercendo a criatividade de maneira produtiva.

Mas afinal, o que é Inbox Zero e como ele pode te ajudar?

Inbox Zero surge a partir de muitas das ideias contidas do método Getting Things Done(GTD) de David Allan, em especial no que diz respeito ao processamento de tarefas. É preciso reconhecer que o e-mail nada mais é que uma ferramenta de comunicação. Ele não é o resultado final de uma tarefa, nem o inicial.

Nesse sentido, tarefas não devem ficar estagnadas na sua caixa de entrada: lá não é o lugar correto para elas. O e-mail é um mediador, um caminho para o resultado final.

Naturalmente, as pendências na caixa de entrada precisam ser resolvidas. O método Inbox Zero determina que todas as tarefas pendentes devem ser processadas, daí o nome “Inbox Zero”.

O ponto chave para processar e zerar uma caixa de entrada é converter e-mails em ações.

Processando e-mails

Nem todo e-mail requer uma resposta ou tomada de decisão imediata. Processar um e-mail consiste em lê-lo e decidir o que deve ser feito com a informação adquirida. O que pode ser feito após a leitura de um e-mail?

• Deletar/Arquivar

O que no seu e-mail pode ser arquivado neste momento? Caso seja necessário consultar informações em algum momento do futuro, é muito fácil pesquisar e encontrar a mensagem caso ela esteja organizada em uma pasta “Arquivo”.

Recomenda-se deletar o que não mais faz sentido em seu contexto. Newsletters desnecessárias, promoções em excesso e spams no geral são um bom exemplo de conteúdo a ser deletado.

• Delegar/Encaminhar

Há tarefas que não exigem a sua ação direta e nesses casos é importante delegar. Nesses casos, organize-se para acompanhar a tarefa, checando periodicamente o que foi feito. Mann recomenda manter uma pasta com tarefas “em processo” como lembrete do que ainda está sendo feito.

• Responder

Muito provavelmente aqui se encontra a maior parte de seus e-mails. São mensagens que não necessitam muita energia para a resposta e podem ser respondidos rapidamente.

• Adiar/Agendar

E-mails que necessitam respostas mais complexas, com informações complementares ou ações demoradas se encaixam nesta categoria. Esses e-mails também podem fazer parte da pasta “em processo”, e o bom uso de uma agenda ou checklist é necessário neste caso.

• Fazer

Se é rápido, faça. Se você for capaz de fazer, faça.

Processar seus e-mails de forma eficaz nem sempre exige muita energia ou tempo e pode trazer grandes benefícios como tranquilidade e controle. Experimente!

Ferramentas úteis

Algumas ferramentas podem ser muito úteis para a aplicação da metodologia Inbox Zero. Por exemplo:

• Agendar um e-mail: alguns provedores já possuem esta funcionalidade, mas ferramentas como o boomerang também fazem o trabalho com excelência.

• Labels: caso você não seja fã de pastas, uma boa opção é categorizar por rótulos.

• Aplicativos de descadastro: já existem no mercado várias opções de programas que descadastra seu e-mail de listas da internet. Boas opções são Unroll.me e Unsubscriber.

Tornando Inbox Zero um hábito

Nenhum sistema funciona caso feito apenas uma vez. Inbox Zero é uma metodologia que precisa ser trabalhada constantemente, para garantir que as tarefas não se acumulem e gerem frustrações.

Algumas dicas para manter o hábito do Inbox Zero: são:

• Visite menos o e-mail

Reserve momentos específicos do seu dia para realizar o Inbox Zero. Notificações dão sensação de importância, mesmo para os e-mails mais desnecessários, portanto pense bem antes de ativá-las em seu celular.

• Para toda regra há uma exceção

Se o seu sistema usa a caixa de entrada como checklist e funciona, não há motivos para não continuar utilizando-o desta forma. Adapte a metodologia como preferir, crie suas próprias regras!

• Foque na realização das tarefas

Quanto mais rápido você processar suas pendências, mais tempo disponível você terá para fazer o que realmente importa. Foque em resolver o que for preciso e siga em frente, para não desperdiçar nem seu tempo nem o de seus colaboradores.

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