Scanner profissional: como escolher?
(Imagem:Freepik).
Todas as empresas produzem documentos, algumas em baixo volume e outras em frequência e quantidade maiores, dado o tamanho do empreendimento e os tipos de serviços que desenvolvem no dia a dia organizacional.
Em organizações de pequeno e médio porte, o número de arquivos em papel pode até ser reduzido, porém, alguns documentos são comuns aos mais diversos tipos de empresas e precisam ser analisados, assinados e arquivados para a regularidade das ações de compra, venda e prestação de serviços, tais como notas fiscais e contratos.
E para evitar que o acúmulo de arquivos seja um fator prejudicial à produtividade, a solução mais indicada e eficaz é a digitalização dos documentos, sobretudo com a utilização de um scanner profissional, como mostraremos no decorrer deste artigo.
A partir de agora, você terá dicas de como escolher um scanner profissional adequado às necessidades de sua empresa e conhecerá algumas opções de equipamentos que realizam a digitalização de centenas de folhas em poucos minutos de forma automática e com alta qualidade de imagem. Confira!
Scanner profissional: como escolher?
Primeiro, é preciso dimensionar a quantidade de documentos que uma empresa produz/movimenta diariamente.
Depois, vem a questão da praticidade de uso, na qual serão analisados os diferenciais de cada modelo de scanner profissional, as especificações técnicas e o design.
Além destes dois pontos, existem outros a serem considerados na escolha deste tipo de equipamento, tais como os fluxos operacionais de trabalho (workflow), a quantidade de usuários que utilizará o scanner profissional e o tempo disponível para as tarefas de digitalização.
A seguir, você conhecerá algumas opções de scanners profissionais com especificações que atendem às necessidades de digitalização dos mais diversos tipos de empreendimentos.
Acompanhe e saiba como escolher o modelo ideal para sua empresa!
Para pequenos e médios volumes de documentos
Mesmo para empresas que não produzem um grande volume diário de documentos, o uso de um scanner profissional fará toda a diferença para o desenvolvimento ágil dos serviços correspondentes à rotina administrativa.
Caso sua empresa seja de pequeno ou médio porte, você poderá optar por um destes modelos de scanners profissionais, tendo como base de escolha as dicas que citamos anteriormente.
São equipamentos de fácil operação, que podem digitalizar de 20 a 70 folhas por minuto, frente e verso simultaneamente, e ocupam pouquíssimo espaço em uma mesa de trabalho ou balcão de atendimento, tais como os modelos i940 e i1150WN!
Scanner Portátil Kodak Scanmate i940
- Velocidade de produção: digitaliza 20 folhas (frente e verso) por minuto;
- Fácil de transportar: pesa somente 1,3 kg.
Scanner Wireless Kodak Scanmate i1150WN
- Velocidade de produção: digitaliza 30 folhas (frente e verso) por minuto;
- Versatilidade: conexão via cabo USB e Wi-Fi.
Para altos volumes de documentos
Se o fluxo de documentos em uma empresa é alto, a digitalização será ainda mais necessária, tanto para garantir a segurança e organização dos arquivos, como para agilizar a localização e uso dos mesmos nas atividades do dia a dia organizacional.
Com capacidade para digitalizar de 70 a 110 folhas por minuto, os scanners profissionais da categoria “média produção” atendem às demandas de negócios que movimentam grandes fluxo de documentos diariamente.
O Scanner Kodak i2800 é um ótimo exemplo de scanner profissional indicado, especialmente, para escritórios de grande porte (advocacia e contabilidade, por exemplo) e demais tipos de empreendimentos que produzem e recebem, diariamente, dezenas (ou centenas) de documentos em formato impresso.
Scanner Kodak i2800
- Velocidade de produção: digitaliza 70 folhas (frente e verso) por minuto;
- Modelo robusto e compacto.
Agora, vamos falar sobre equipamentos extremamente potentes, desenvolvidos para suprir as necessidades de digitalização de empresas que emitem e processam grandes volumes de documentos impressos, tais como as instituições financeiras e de ensino.
Os scanners profissionais de alta produção superam a quantidade de 100 folhas digitalizadas por minuto (clique aqui e saiba mais), e assim como os modelos citados anteriormente, registram as informações contidas na frente e no verso da folha de forma simultânea.
Veja a seguir algumas especificações do Scanner Kodak i4600 e visite nossa página de produtos para conhecer outros modelos de scanners profissionais de alta produção!
Scanner Kodak i4600
- Velocidade de produção: digitaliza 120 folhas (frente e verso) por minuto;
- Design ergonômico e altamente resistente.
Mesa digitalizadora
Caso sua empresa já disponha de um scanner profissional, temos uma dica que pode garantir ainda mais qualidade nas tarefas de digitalização: as mesas digitalizadoras(*).
Elas são utilizadas como acessórios dos scanners profissionais e proporcionam excelentes resultados na digitalização de documentos encadernados, tais como livros, revistas e agendas.
A amplitude da área de captação das mesas digitalizadoras permite o registro de documentos de diversos tamanhos e gramaturas, algo que favorece diretamente o aumento da produtividade neste tipo de serviço.
Veja abaixo uma sugestão de mesa digitalizadora e clique sobre a descrição do produto para conferir mais detalhes de uso e aquisição:
- Flexibilidade: digitalização de livros e materiais encadernados sem sombras e distorções das imagens;
- Praticidade: acessório ideal para a digitalização de documentos em tamanho A3 (29,7 x 42,0 cm).
(*) A Mesa Digitalizadora Kodak A3 não é compatível com os scanners Wireless Kodak Scanmate i1150WN (citado neste artigo) e i1190WN, mesmo no modo USB.
Conclusão
A escolha de um scanner profissional deve estar baseada, entre outros pontos, no volume de documentos a ser digitalizado e nas funcionalidades que cada scanner oferece, visando sempre a melhor experiência dos profissionais que realizarão, diariamente, a digitalização e a gestão dos documentos produzidos e recebidos por uma empresa.
Indicamos a leitura deste artigo, que relaciona as principais informações sobre as funcionalidades e os modos de operação dos scanners profissionais, bem como dos modelos citados neste artigo.
Para mais informações sobre o assunto abordado nesta publicação, entre em contato conosco através do chat que aparece no canto inferior direito da sua tela e curta nossa Página no Facebook para acompanhar as novidades do nosso blog!
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