Vantagens da gestão de documentos em ambientes hospitalares
Atenção
Apesar deste artigo se basear em leis brasileiras, essas mesmas leis são interpretáveis pelos juízes e é sempre bom consultar um advogado para ter respaldo jurídico.
A papelada que encontramos no dia a dia vem diminuindo consideravelmente e isso se deve ao avanço da tecnologia e às empresas, que estão aderindo ao gerenciamento eletrônico de documentos, o famoso GED.
Os hospitais também estão aderindo ao GED, pois, segundo a Lei de Nº13.787/18, os prontuários de pacientes precisam ser digitalizados, armazenados e manuseados em ambientes digitais.
Lei Nº13.787/18
De acordo com a Lei Nº13.787/18, todos os prontuários de pacientes devem estar armazenados e disponíveis em ambientes digitais para que seja preservada sua integridade, autenticidade e confidencialidade.
Não basta somente digitalizar e armazenar o prontuário em ambiente online, há exigências, como:
Os prontuários digitalizados devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais.
É necessário o uso de certificado digital emitido na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) ou outro padrão legalmente aceito.
Uma curiosidade de muita importância nesta lei é que o documento original (físico) pode ser destruído e substituído pelo documento digitalizado, desde que obedeça às normas descritas acima e também mediante a análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos.
Essa comissão permanente deve garantir a integridade dos documentos digitais, bem como autorizar a eliminação dos documentos que os originaram. Para ter mais informações sobre a lei, você pode acessá-la aqui.
Digitalização em ambientes hospitalares
Hoje a digitalização já chegou em todos os setores de trabalho. É um processo que não tem volta e as empresas precisam se adequar se não quiserem ficar para trás.
Os hospitais, por outro lado, têm outros motivos. Visando não depender de papéis, a digitalização é o meio utilizado para que não se percam os prontuários de pacientes, garantir seu sigilo, e claro, ter agilidade para encontrá-los.
Vantagens
A automatização do processo permite melhor atendimento ao paciente, saber quais foram os tratamentos previamente feitos, seu histórico de doenças e a unificação de todas essas informações para que o médico possa realizar seu trabalho de forma mais precisa. Além da menor utilização do papel, o espaço de armazenamento físico dos arquivos será reduzido.
Aproveitando que o sistema vai unificar todas as informações, a consulta de prontuários e dados dos pacientes se torna rápida e eficaz. Como um dos objetivos é ter agilidade nesse processo, a consulta online é essencial além de proporcionar mais segurança e facilidade. O sistema também gera cópias de segurança e backup periódico, que pode ser configurado de acordo com a necessidade dos hospitais, prevenindo possíveis perdas.
A digitalização e utilização do GED é essencial para os hospitais se organizarem.
A segurança dos médicos e funcionários do hospital também é resguardada caso o profissional médico venha a ser responsabilizado por algum dano atípico ou indesejado, uma vez que o prontuário e histórico de tratamentos dos pacientes estarão armazenados em segurança, sem o risco de desaparecer e com cópias de segurança disponíveis.
Conclusão
Vimos neste artigo quais são as vantagens e a importância da gestão de documentos em ambientes hospitalares. Dito isto, para que os pacientes e funcionários do hospital estejam seguros, é preciso conhecimento da lei (no caso do paciente) e também do sistema que o hospital trabalha (para os funcionários).
As vantagens são imensas, a redução de custos com papel e armazenamento são muito atrativas para os gestores que pensam a longo prazo e claro, cumprem a Lei de Nº13.787/18.
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Gerenciar eletronicamente a massa documental é um dos grandes desafios para todas as corporações. Não é diferente quando se trata de um hospital.
Uma ferramenta tecnológica de GED assume importância vital para garantir que cada documento e cada informação está onde deve estar e pode ser localizada fácil e rapidamente quando necessário.
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