A utilização do GED para a gestão de contratos
O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma solução que proporciona às empresas muita praticidade, economia e produtividade na execução de diversas tarefas da rotina administrativa.
Os contratos são tipos de documentos que demandam uma gestão eficiente em função dos prazos e das cláusulas, principalmente para que sejam evitadas multas e transtornos que afetam o bom relacionamento com clientes e fornecedores.
Portanto, é fundamental utilizar o GED para que a gestão de contratos seja realizada de forma integrada aos demais serviços de escritório.
Neste artigo, vamos explicar quais vantagens e benefícios as empresas adquirem ao aplicar o GED na gestão de contratos, independente do porte ou do ramo de atividade da organização. Acompanhe!
(Imagem: Freepik)
O GED e a gestão de contratos
A implantação de um sistema GED favorece a realização do fluxo de tarefas administrativas em diversos aspectos, começando pelo controle das informações e a facilidade de acesso aos documentos.
Saiba mais: Gerenciamento Eletrônico de Documentos: o que é e como funciona?
Quando falamos de gestão de contratos, estas duas premissas merecem destaque pois é necessário que o administrador/gestor esteja realmente inteirado dos processos e possa acompanhá-los com abrangência para ter agilidade na tomada de decisão.
Dessa forma, é importante destacar alguns diferenciais que a utilização do GED garante para a eficácia na gestão de contrato. Confira quais são:
Informações acessíveis e protegidas
A frequência de acesso aos contratos é um dos motivos que justificam a utilização do GED, que garante a organização, facilidade de localização e compartilhamento das informações.
Além disso, o GED também é importante para o controle das “versões dos contratos” e demais tipos de documentos.
Ou seja, sempre que alguma informação for incluída ou excluída de um contrato, o sistema fará o registro e manterá a versão original para que o gestor possa acompanhar todas as modificações com praticidade.
Determinação de níveis de acesso
É importante restringir o acesso aos contratos e utilizar uma solução GED que proporcione esta opção de definição com base nos níveis hierárquicos ou por departamentos.
Por meio deste recurso, será possível determinar os usuários que poderão acessar e editar os contratos. Assim, o gestor saberá quem realizou modificações nos documentos por meio do histórico de alterações.
(Imagem: Freepik)
Conclusão
O GED permite melhorar a eficiência na gestão de contratos facilitando o controle das informações.
Algumas das vantagens de utilização do GED são a proteção dos documentos, a definição de níveis de acesso, o controle de prazos e vencimentos e o acesso rápido às informações.
Para saber mais, conheça a solução Keeva para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e confira o artigo “Os erros de gestão de documentos que você deve evitar” que traz mais informações sobre os assuntos que abordamos neste artigo.
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