Por que digitalizar documentos é obrigatório para cartórios?

Primeiramente, você sabia que digitalizar documentos é obrigatório para cartórios? Neste artigo vamos explicar o porquê digitalizar os documentos é essencial para que os cartórios funcionem de maneira eficiente e organizada.

Recomendação do CNJ

De fato não há dúvida de que a digitalização contribui diretamente para a proteção de documentos e livros. E, segundo a Recomendação n.º 9 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça) a digitalização nos cartórios e tabeliães, foi estabelecida tendo em vista acontecimentos decorrentes de acidentes naturais ou criminais, que acarretaram na destruição de documentos, demandando a restauração dos livros.

A recomendação ainda estabelece algumas outras exigências, como:

  • Backup de todos os arquivos;
  • Atualização periódica (não ultrapassando um mês) do arquivo de segurança;
  • Formação de arquivos de segurança dos livros de notas escriturados a partir de 1980;
  • Digitalização de livros de protestos, podendo abranger os escriturados a partir de 1995.

Importância da digitalização

Certamente, em determinados momentos da vida, as pessoas precisam de algum serviço prestado por um cartório. Seja para solicitar certidão de nascimento, autenticar documentos, reconhecer firma, realizar o tão sonhado casamento, entre outros.

Para que todos esses serviços sejam prestados com máxima eficiência e qualidade é essencial promover a modernização dos cartórios, deixando os clientes satisfeitos. Um grande passo para a modernização foi a implementação da digitalização de documentos e seu armazenamento em nuvem.

Como exemplo de como a digitalização é importante, podemos citar os livros oficiais dos cartórios (livrões). Eles são patrimônio essencial para os cartórios e para a sociedade, pois registram não só a história de pessoas, bens e negócios, mas também a própria existência delas.

Contudo, utilizando scanners profissionais que facilitam esse trabalho, devido à sua velocidade de digitalização e sua versatilidade para digitalizar diversos tamanhos de papéis, os scanners tornaram-se dispositivos essenciais para os cartórios.

Armazenamento em nuvem

Procurar documentos antigos pode ser um grande problema para algumas empresas, especialmente cartórios, porque costuma exigir certa urgência. Ao digitalizar documentos, como registros de nascimento ou de óbito, a demanda de quem os solicita pode ser atendida com mais agilidade.

Para agilizar processos e criar backup dos documentos digitalizados, os cartórios já utilizam o serviço de armazenamento em nuvem ou gerenciamento eletrônico de documentos, o GED.

Com o GED, é possível não só armazenar todos esses documentos digitalizados, mas também utilizá-lo como um buscador eficiente e confiável. O Keeva é um exemplo de GED de alto desempenho que possui um buscador de alta precisão.

Conclusão

Em resumo, os scanners profissionais aliados ao GED consolidaram a modernização nos cartórios. A implementação de ambos foi um marco para o processo de digitalização que a burocracia brasileira demandava.

Não é somente por causa da Recomendação Nº 9 que a digitalização chegou aos cartórios. A facilidade para se achar documentos, segurança e comodidade para os clientes, influenciou muito na modernização dos cartórios. O cartório se tornou mais eficiente e ficou mais próximo da população após essas mudanças.

Clique aqui e conheça os scanners que fazem a diferença no dia a dia dos cartórios.

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  1. Renato Arantes disse:

    Gostaria de solicitar uma cotação para a digitalização dos livros do cartório.

    Inicialmente, gostaria de saber se é possível ser realizado na própria dependência do cartório.

    Além disso, precisamos das seguintes informações:

    1 Execução dos serviços:
    ◦ Como é a forma/sistema de escanear os livros?
    ◦ Quais são as necessidades de espaço, moveis, etc.
    ◦ Qual horário da realização do serviço.

    2 Entrega dos Arquivos Digitalizados:
    ◦ Como os arquivos serão entregues? (HD, NUVEM, CD)
    ◦ Quais formatos de extensão de arquivo estão disponíveis (PDF, TIFF, outros)?
    ◦ É feito indice dos livro?
    ◦ É feito algum programa/sistema que possa ser utilizado para buscas dos dados.

    3 Serviços de processamento e armazenamento dos dados:
    ◦ Qual é a forma de revisão e validação das digitalizações que são feitas. Como poderei me assegurar de que todas as digitalizações.
    ◦ De acordo ao formato utilizado, quantas páginas conseguem ser guardadas em 1GB.
    ◦ Na execução, os arquivos são guardados localmente (onde?) ou são guardados na nuvem.
    ◦ Cómo é feito o processamento dos arquivos?

    4 Conformidade com a LGPD:
    ◦ Como o armazenamento e o manuseio dos dados serão realizados em conformidade com a LGPD?

    Se existem, serviços adicionais ou complementares por favor informar e descrever.

    Estamos à disposição para fornecer as respostas pertinentes para as questões que permitam o envio de uma proposta.

    • Vitor Silva disse:

      Olá Renato! 🙂
      Primeiramente, obrigado pelo seu comentário.
      Não realizamos o serviço de digitalização, nós comercializamos o scanner para digitalização de documentos.
      Vou pedir para que nosso time comercial entre em contato com você para explicar melhor nossa atuação e apresentar os scanners que podem te ajudar com suas demandas.

  2. NILSON FRANSICO disse:

    preciso scanner para digitalizar todas as folhas dos livros de um cartorio

    • Vitor Silva disse:

      Olá Nilson 🙂
      Estou passando seu contato ao nosso time comercial, para que possam entender melhor suas demandas e te ajudar na escolha do equipamento ideal para solucioná-las.