Como descobrir o scanner ideal para você?

Escolher o scanner ideal pode parecer uma tarefa simples, mas quem já tentou digitalizar documentos com um equipamento que não dá conta do recado sabe o quanto isso pode ser frustrante. Páginas que saem tortas, lentidão, travamentos ou imagens borradas, tudo isso acontece quando o scanner não é o certo para o tipo de uso.

Por isso, antes de comprar, é importante entender o que realmente muda de um scanner para outro e como isso afeta a sua rotina. Continue a leitura e confira tudo o que você precisa saber para encontrar o seu scanner ideal!

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Nem todo scanner é igual!

Certamente, você já deve ter percebido que existem dezenas de modelos e marcas no mercado. Mas a verdade é que cada scanner foi feito para um tipo de necessidade. Alguns são voltados para quem quer praticidade em casa, outros para empresas que digitalizam centenas de páginas por dia. Por isso, o segredo está em entender o seu tipo de uso, e é exatamente isso que você vai aprender nesse artigo!

Entenda como vai usar o scanner

Tudo começa pela pergunta: por que você precisa digitalizar documentos?

• Uso pessoal ou home office:
  Se você quer apenas digitalizar comprovantes, contas, documentos pessoais ou contratos, escolha um scanner portátil, como o Canon-P-215II. Ele é pequeno, leve e simples de usar, basta conectar no computador e começar. 
• Uso em escritório ou empresa:
  Agora, se a rotina envolve pilhas de documentos todos os dias, o ideal é um scanner de mesa, como o Ricoh FI-8040. Esse modelo possui alimentador automático, uma velocidade incrível de 40 páginas por minuto e digitaliza até 6.000 páginas por dia! Perfeito para deixar seu processo de digitalização mais rápido e produtivo.  
• Uso intenso (outsourcing, prefeituras, birôs): Já para quem precisa digitalizar centenas ou milhares de páginas por dia, o certo é investir em um scanner de produção, como o Kodak S3060. Afinal, eles foram feitos para aguentar altos volumes de digitalização sem travar, mantendo a qualidade da imagem.

Conheça os recursos que fazem diferença na hora de digitalizar!

Agora que você já sabe o tipo de scanner que precisa, é hora de entender quais são os principais recursos desse equipamento, e como eles fazem diferença na sua rotina de digitalização.

• Velocidade (ppm): indica quantas páginas o scanner consegue digitalizar por minuto. Quanto maior o número, mais rápida será a digitalização.
• Ciclo diário: mostra o limite diário de digitalizações recomendada pelo fabricante.
• Duplex: significa que ele digitaliza frente e verso automaticamente, ótimo para economizar tempo.
• ADF (Alimentador Automático de Folhas): Permite inserir uma pilha de folhas para digitalização sequencial, sem intervenção manual a cada nova página. Dessa forma, o scanner puxa uma a uma, automaticamente, garantindo fluidez ao processo.
• OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): converte a imagem em texto. Assim, o documento digitalizado se transforma em um arquivo editável, pesquisável e com um texto que pode ser copiado.

Essas siglas assustam à primeira vista, mas são elas que transformam o scanner em uma ferramenta de produtividade. E entender isso, te ajuda a encontrar o modelo ideal muito mais rápido!

Verifique as conexões e a praticidade

Hoje em dia, digitalizar vai muito além de “criar uma cópia digital”. Sendo assim, muitos scanners possuem recursos que permitem enviar o arquivo direto para a nuvem, e-mail ou sistemas de gestão.

Se você trabalha em equipe, vale buscar modelos com Wi-Fi, que permitem o uso por vários usuários, facilitando o acesso á informações para toda equipe. Contudo, se prefere algo mais direto e simples, os modelos USB continuam sendo uma ótima opção.

A escolha do scanner certo simplifica a rotina

Encontrar o scanner ideal não é sobre comprar o mais caro ou o mais moderno. É sobre entender como ele vai se encaixar na sua realidade. Quando o modelo certo é escolhido, a digitalização se torna simples, rápida e eficiente, e você ganha tempo para focar no que realmente importa.

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Nos vemos no próximo artigo, até mais!

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