10 dicas para um escritório sem papel
Primeiramente, a principal fonte de informação para muitos escritórios ainda continua sendo o papel. Mesmo com a alta tecnologia, alguns ambientes de trabalho resistem em se modernizar e preferem ao arquivamento em papel em relação ao digital.
Em alguns casos, como escritórios do governo, de contabilidade e de advocacia, os papéis ainda possuem muito valor, sendo assim, não podem simplesmente ser substituídos por arquivos digitais. Além disso, a burocracia brasileira ainda exige muitos documentos em forma de papel, o que torna mais difícil o objetivo de se criar um armazenamento totalmente digital.
Nesses casos não é possível criar um escritório totalmente digital, mas podemos reduzir bastante a papelada do dia a dia. Sendo assim, a organização dos papéis em arquivos digitais facilita e muito a pesquisa, edição, leitura e o envio de documentos.
A seguir, listamos 10 dicas importantes para se criar um escritório sem papel:
1 – Digitalização de documentos
Em primeiro lugar, a digitalização de documentos é o meio mais importante para se armazenar seus documentos em arquivos digitais. Certamente, o gerenciamento eletrônico de documentos é o processo mais rápido e eficaz de armazenar e compartilhar informações. Contudo, entre as vantagens da digitalização de documentos temos a diminuição de espaço utilizado com os papéis, a segurança contra perda de documentos, o controle de acesso, a rapidez no acesso a informação, entre outros.
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2 – Backup Extra
Guarde um backup extra de seus documentos nos serviços em nuvem. Existem várias opções gratuitas. Além disso, são ferramentas fáceis de usar e ajudam bastante no armazenamento e compartilhamento de arquivos.
3 – Utilize o meio digital para pagamentos
Sempre utilize o meio digital para pagamentos de contas e boletos. Todos os bancos possuem métodos para consultas de saldo e extrato, transferências e pagamentos. Além disso, não se esqueça de sempre solicitar os comprovantes digitais das suas operações e, consequentemente, guarde-os de maneira segura.
4 – Formulários Digitais
Opte por criar formulários digitais ao invés de fax. Existem ferramentas gratuitas na internet, como o PDF Escape que permitem a criação de formulários em PDF. Além disso, alguns serviços pagos como Acrobat XI oferecem uma versão mais sofisticada de criação de formulários.
5 – Segundo Monitor
Em trabalhos no computador com várias janelas abertas, um segundo monitor é útil. Evitando a impressão para auxiliar nas tarefas, um segundo monitor torna tudo mais simples.
6 – Assinaturas
Economize em assinaturas, evite assinar internamente e formalize por e-mail. Há serviços online para assinaturas digitais, como o Digisigner, que oferece método gratuito.
7 – ferramentas online
Utilize as ferramentas online disponíveis para aumentar sua produtividade. O Trello é um ótimo serviço para gerenciar tarefas, tanto individuais como em grupo. Se você gosta de anotar e arquivar suas ideias ou pensamentos, seja em fotos ou em texto, o Evernote é ideal para seu dia a dia.
8 – Agendas e calendários digitais
Utilize agendas e calendários digitais. Serviços como o Microsoft Outlook ou o Google Agenda, são ótimas opções para marcar seus compromissos. Além disso, existem versões para dispositivos móveis, tornando bem acessível o controle de seus compromissos.
9 – Imprima somente o necessário.
Imprima somente o necessário. Sempre utilize a funcionalidade duplex quando disponível (impressão dos dois lados da folha).
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A Brother possui uma linha completa de impressoras e multifuncionais ideais para todo tipo de escritório. Com função de impressão frente e verso, os produtos Brother ajudam você a economizar na quantidade de papel!
10 – Uso de papéis
Contudo, evite o uso de papéis com clientes e fornecedores. Opte pelo e-mail e gerencie transações online. Enviando menos papéis, certamente receberá menos em troca.
Conclusão
Reduzir o uso de papel requer consciência e um esforço extra de todos funcionários do escritório. Estas são apenas algumas dicas, mas a criação de um ambiente de trabalho digital é um processo contínuo que só pode ser alcançado através da prática da digitalização de documentos.
O papel não será totalmente substituído pois ainda somos dependentes dele para muitas tarefas, mas podemos diminuir bem sua utilização. O resultado será menos tempo perdido com burocracia e mais produtividade no trabalho.
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