Arquivos físicos ocupando espaço? Dicas para digitalizar!

Seu escritório está afogado em papéis, pastas e arquivos físicos que só acumulam poeira e consomem espaço? Se você nem sabe por onde começar a organizar tudo isso, respire fundo, nós temos a solução!

A digitalização de documentos é o caminho mais inteligente para recuperar o controle, otimizar processos e transformar sua rotina de trabalho. Neste artigo, vamos mostrar como digitalizar seus arquivos físicos da maneira certa, pode te ajudar a economizar tempo e, de quebra, aumentar a produtividade do seu escritório. Confira em seguida!

Antes de mais nada, para um processo de digitalização ser eficiente, você precisa do equipamento certo: O Scanner Profissional! Ele foi projetado e criado exatamente para esta tarefa. Acesse agora mesmo o nosso site e encontre o modelo ideal para o seu escritório! Clique no link!

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Por que digitalizar?

Se você sente que o seu escritório está cada vez mais cheio de pastas e documentos, e sem espaço para mais nada, chegou o momento de transformar esses arquivos físicos em documentos digitais! Para essa transformação acontecer, certamente o melhor caminho é a digitalização de documentos.

Confira agora, as melhores dicas para digitalizar os seus arquivos físicos com qualidade, agilidade e segurança!

1. Organização

Além disso, leve em consideração características como tamanho, quantidade, tipo de documento, na hora de organizar os arquivos físicos. Com isso, você reduz o risco de atolamento e danos ao equipamento.

O primeiro passo para digitalizar com eficiência, é separar os documentos! Aliás, essa etapa, normalmente é ignorada do processo, entretanto, é uma das mais importantes. Afinal, quando você organiza previamente os papéis, remove grampos, confere rasgos e evita folhas coladas, está garantindo que a digitalização seja mais fluída, rápida e sem falhas.

2. O Maior Aliado da Sua Produtividade: Scanner Profissional

Certamente, quando o assunto é a digitalização de documentos, a melhor opção para realizar essa tarefa é o Scanner Profissional! Pois com ele, você digitaliza documentos de forma rápida, prática e com alta qualidade.

Sendo assim, é importante se atentar na escolha do scanner ideal para a sua tarefa. Então, confira quantas folhas o equipamento comporta em seu alimentador, quantas digitalizações ele é capaz de fazer por dia e qual sua velocidade de digitalização. Com essas informações, fica mais fácil encontrar o scanner perfeito para a sua demanda. Aliás, se ainda tiver dúvidas, o nosso time comercial está pronto para te ajudar! Clique aqui, e entre em contato.

3. Segurança da informação

Por fim, mas não menos importante, para o processo ser feito com qualidade eficiência e segurança é preciso ter uma organização digital. Adotar uma lógica de categorização clara e eficiente é essencial. Utilize padrões de nomenclatura, defina pastas por tipo de documento ou setor e implemente sistemas de busca rápida.

Além disso, não deixe nunca a segurança de lado. O ambiente digital oferece muitos benefícios, mas também traz riscos. Por isso, é essencial implementar autenticação por senha, sistemas de backup automáticos e controles de acesso bem definidos.

Seguindo essas dicas, seu escritório não vai mais ser sobrecarregado por arquivos físicos que só ocupam espaço e ganhará muito mais agilidade com documentos digitais.

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Nos vemos no próximo artigo, até mais!

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