Dicas de como arquivar documentos
O gerenciamento de documentos corresponde aos cuidados e investimentos dedicados à conservação dos arquivos gerados ao longo do período de atividades de uma empresa.
A falta de padronização neste tipo de tarefa é prejudicial ao bom desempenho dos serviços de escritório e muitos administradores encontram dificuldades para arquivar os diversos tipos de documentos, que dentre outras funções, registram a regularidade das ações organizacionais junto aos órgãos públicos e clientes.
Porém, existem formas de garantir a organização dos documentos e de reduzir o uso do papel como meio de circulação de informações nas empresas que todos podem aplicar na busca por um ambiente de trabalho mais responsivo e dinâmico.
Confira neste artigo as 5 dicas de como arquivar documentos e comece hoje mesmo a investir nas práticas que trarão resultados incríveis para a melhoria dos processos gerenciais!
Leia o artigo e saiba como arquivar corretamente seus documentos! (Imagem: Freepik).
Como arquivar documentos
Digitalize os documentos com um scanner profissional
Muitas empresas deixam de digitalizar documentos pois acreditam que o processo será lento e improdutivo.
Porém, com os scanners profissionais, é possível digitalizar pequenos e grandes lotes de documentos com a vantagem do registro simultâneo das informações contidas na frente e no verso da folha.
Exemplo: o Scanner Portátil Kodak Scanmate i940, que digitaliza 20 folhas por minuto, produzirá, na verdade, 40 imagens digitais caso existam informações em ambos os lados da folha.
Este é um dos modelos de scanners que você pode utilizar para garantir o aumento da produtividade em seu escritório, porém, existem outras opções indicadas para a média e alta produção de documentos digitais.
Para conhecê-las, é só clicar aqui e escolher, dentre a variedade de modelos exclusiva do site da Netscan Digital, o scanner ideal para as necessidades de digitalização da sua empresa!
Tipos de arquivos
Separe os arquivos impressos por tipo e diferencie as pastas para facilitar a localização.
Evite colocar no mesmo gaveteiro documentos de setores diferentes, tanto para manter a organização do acervo como para garantir mais agilidade de acesso quando for necessário utilizá-los.
Verifique as datas de emissão e vencimento
Uma boa dica é arquivar documentos seguindo a ordem cronológica de emissão, sobretudo para tornar as buscas mais práticas e assertivas.
Realize um levantamento bimestral dos últimos documentos adicionados ao acervo e utilize um software GED para acompanhar as datas de vencimento dos processos que demandam a interferência de outras áreas ou departamentos para dar sequência à sua função dentro dos processos.
(Imagem: Freepik).
Para os documentos que ainda estão em papel, utilize pastas e caixas de plástico
Os arquivos estarão mais seguros em pastas e caixas de plástico, principalmente se as mesmas permanecerem em estantes e prateleiras sem portas.
Uma dica interessante e muito eficaz é utilizar sílica nas caixas, como forma de aumentar ainda mais a proteção dos documentos contra a umidade, que é fator de risco para o papel.
Evite a realização de cópias em formato impresso
Muitas vezes, o número de cópias dos arquivos dificulta a boa gestão dos documentos, gerando um volume desnecessário de papel no escritório e custos extras com insumos para impressão.
A melhor alternativa para evitar a improdutividade na execução das atividades gerenciais é a digitalização de documentos, que facilita o processo de arquivamento e possibilita a tomada rápida de decisões, proporcionando excelência na realização dos processos administrativos.
Conclusão
A tarefa de arquivar documentos é simplificada com a conversão do impresso para o digital, pois assim não será necessário retirar os arquivos das pastas com frequência nem realizar cópias físicas das informações que podem ser compartilhadas digitalmente.
Realizando o arquivamento de acordo com as dicas que listamos, você certamente terá mais agilidade na localização dos documentos da sua empresa, algo que trará diversos benefícios ao bom desempenho das atividades administrativas, sobretudo no cumprimento dos prazos e no atendimento das solicitações dos clientes.
Indicamos a leitura deste artigo para mais dicas especiais de como arquivar documentos após a digitalização, tendo como foco a organização e a preservação do acervo de informações em formato impresso.
Esperamos que tenha gostado desta publicação e que possa aplicar todas as dicas em sua empresa.
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Obrigado pela companhia e até a próxima!
A organização é fundamental para uma empresa ou escritório. Pastas identificadas já são um ótimo primeiro passo.
Olá Diego,
Certamente! E além da identificação das pastas, com a digitalização dos documentos, a frequência de retirada dos arquivos impressos das pastas será menor, o que favorece a organização de todo acervo.
Esperamos que tenha gostado do artigo e que continue participando das publicação do blog com seus comentários.
Um abraço!