Como implementar a digitalização em escritórios pequenos?
A digitalização de documentos é uma realidade que cada vez mais atinge novos mercados! Do pequeno ao grande empresário, digitalizar documentos se tornou uma forma segura de gerenciar dados, manter a organização, economizar dinheiro e espaço, agilizar entregar e potencializar a produtividade, bem como, a dinâmica dos times internos.
Mas, você sabe qual o primeiro passo para implementar a digitalização em escritórios pequenos?
Se a sua resposta for: “Não!”– Não se preocupe! Afinal, no artigo de hoje vamos falar um pouco mais sobre esse assunto e te dar o direcionamento que falta para que você e o seu escritório comecem com o pé direito na digitalização de documentos.
Antes de mais nada, se você já sabe por onde começar e caiu aqui de paraquedas, buscando atualizar seus conhecimentos e os equipamentos do escritório. Clique no link a seguir e confira agora mesmo nosso site, temos ofertas que podem te interessar!
Veja mais:
- Quais tipos de documentos o scanner não consegue digitalizar?
- Qual o impacto da resolução (DPI) na qualidade do arquivo digitalizado?
- Perfis de Digitalização: dá para configurar por tipo de documento?
Por onde começar?
Em primeiro lugar, seu escritório precisa entender a importância da digitalização de documentos! Afinal, estamos falando de um processo que visa agilizar e dinamizar o acesso às informações, bem como complementar o gerenciamento dos documentos da sua empresa.
Ou seja, através da digitalização de documentos você será capaz de reduzir o tempo com pesquisas de informações importantes, compartilhar dados de forma descomplicada mais rapidamente e, também, manter muito mais seguros os documentos gerados pela sua empresa.
Mas, como devo digitalizar?
Para digitalizar seus documentos, o ideal é que você utilize um scanner profissional! Afinal, esse tipo de equipamento foi projetado e criado exatamente para esta tarefa, já que digitaliza os documentos de forma prática, rápida e com alta qualidade.
Se você nunca usou um scanner profissional, não tem problema! Pois, os equipamentos acompanham softwares próprios, om interfaces amigáveis e uso descomplicado. Ou seja, é só conectar o scanner ao seu computador, instalar o equipamento e começar a digitalizar.
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O que não devo fazer?
Em resumo, existem algumas ações que você deve evitar ao começar a digitalizar documentos. Tanto para que o seu processo não fique engessado, bem como para proteger a integridade física do equipamento. Tais ações são:
- Digitalizar documentos com grampo ou clipes: clipes e grampos podem arranhar as guias de imagem do equipamento ou, no pior dos casos, se soltar e gerar danos severos aos componentes internos do equipamento.
- Digitalizar folhas adesivas, documentos úmidos ou com cola líquida: folhas adesivas não devem ser inseridas no alimentador de digitalização do scanner pois podem se soltar e grudar em peças internas. Já documentos úmidos ou com líquida, no pior dos casos, podem gerar um curto-circuito nos componentes eletrônicos do scanner.
- Utilizar consumíveis e peças que não sejam originais: se o seu equipamento precisar de manutenção com o tempo, em hipótese alguma utiliza peças ou consumíveis que não sejam originais. Esses produtos “paralelos” não possuem qualidade, muito menos foram submetidos aos testes necessários para garantir sua usabilidade. Ou seja, você pode pensar que está economizando de alguma forma, mas no final estará apenas condenando seu equipamento.
Já sei como começar e o que não fazer, e agora?
Agora é hora de colocar em execução um plano de digitalização, que nada mais é do que definir os processos para que a digitalização seja efetuada com sucesso. Então, se estiver confuso(a) ou com receio de montar este plano sozinho(a), siga os passos a seguir:
- Separe os documentos antes de digitalizar: leve em consideração características como tamanho, quantidade, tipo de documento, entre outros. Além disso, retire grampos e clipes, para evitar problemas no processo.
- Escolha o scanner ideal para a tarefa: veja quantas folhas o equipamento comporta em seu alimentador, quantas digitalizações é capaz de fazer por dia e qual sua velocidade de digitalização. Para demandas mais extensas, utilize scanners de produção ou com capacidades maiores no alimentador automático.
- Selecione o local de armazenamento: nomeie pastas e esteja preparado para salvar seus arquivos em seus diretórios. Caso utilize o sistema em nuvem, configure o scanner para que no momento da captura das informações, gere o arquivo digital e o envie diretamente para o sistema.
- Treine seus colaboradores: de nada adianta saber do processo sozinho! Treine seus colaboradores ensinando as principais funções do scanner, bem como as melhores práticas para manter o equipamento seguro e funcional.
- Invista na segurança dos dados: se você lida com dados sigilosos, documentos com acessos prioritários ou dados de terceiros, utilize softwares para proteger os documentos digitalizados. Aliás, você sabia que documentos em PDF podem conter senhas para sua abertura? Faça isso, e aumente a segurança dos dados que a sua empresa captura por meio da digitalização de documentos.
Já acabou? 😢
Por hoje é só! Entretanto, queremos saber a sua opinião sobre este assunto, então comente abaixo o que achou.
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Nos vemos no próximo artigo, até mais!
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