Como otimizar a execução dos serviços de escritório?
Buscar a excelência na prestação de serviços é uma das principais motivações para qualquer empresa que deseja surpreender seu público com soluções que atendam às suas demandas de acordo com seu tipo de negócio.
Para tanto, é necessário investir na “otimização de processos”, que pode ser interpretada como a “forma de realizar serviços com mais qualidade e agilidade”, visando resultados que atendam (e superem) o esperado no planejamento estratégico.
Por isso, preparamos este artigo com dicas para aplicar melhorias no desenvolvimento de tarefas comuns do cotidiano empresarial, começando pela execução dos serviços de escritório.
Acompanhe e veja o que fazer para ter mais produtividade em sua empresa!
O que fazer para otimizar a execução dos serviços de escritório?
Digitalizando documentos
A rapidez na identificação de documentos favorece o bom desenvolvimento dos serviços de escritório, além de colaborar diretamente para a melhoria da qualidade no atendimento ao cliente.
A conclusão ágil dos processos que demandam a análise e elaboração de documentos é essencial para o aumento da produtividade, que tornará a empresa cada vez mais apta a atender um número maior de clientes.
Para digitalizar documentos de forma prática e eficiente, a melhor solução é o uso de um scanner profissional, que dentre outras funções, realiza a digitalização frente e verso da folha simultaneamente, produzindo o dobro de imagens por minuto na comparação com um scanner convencional.
Uma excelente opção de scanner profissional para empresas e escritório de pequeno e médio porte é o Scanner Kodak Scanmate i940, que digitaliza 20 folhas por minuto (frente e verso simultaneamente) e pesa somente 1,3 Kg, uma vantagem que facilita o transporte e o uso em balcões de atendimento (pois ocupa pouco espaço).
Agora, se sua empresa movimenta um grande fluxo de documentos diariamente, basta clicar aqui e conferir outros modelos com diferentes velocidades de digitalização!
Seguindo um cronograma de atividades
Planejar antes de executar é uma máxima que faz toda a diferença para qualquer tipo de projeto ou serviço, especialmente na realização de atividades que exigem presteza e organização.
Dedicar um dia da semana para estabelecer o cronograma de atividades do mês será uma excelente ação que, além de integrar a equipe de trabalho na busca pelo mesmo objetivo, reduzirá os riscos de erros, atrasos e falhas na comunicação no decorrer da aplicação de cada processo.
Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas como “auxiliares” e “facilitadoras” no cumprimento da agenda de tarefas com prazos de conclusão estabelecidos, como o Trello, por exemplo.
Além disso, alguns canais de comunicação, como o Slack, também ajudam bastante na execução dos serviços de escritório, pois permitem que as equipes de trabalho possam atuar de forma conjunta pela facilidade de envio de mensagens (individuais ou coletivas).
Gerenciando documentos com um software GED
O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) corresponde à junção de tecnologias que simplificam os processos de organização, controle, arquivamento e localização de documentos em formato digital.
A utilização deste tipo de solução é indicada para todas as empresas, tendo como principal objetivo proporcionar aos gestores o controle dos arquivos e do fluxo de informações nas empresas.
Com a implantação de um sistema GED, a localização e o compartilhamento de documentos são realizadas de forma ágil e prática, pois os mesmos permanecem disponíveis para acesso remoto e podem ser visualizados por vários usuários com segurança.
A solução Keeva é uma opção de sistema GED com interface de fácil navegação e recursos especiais e essenciais na busca por mais qualidade na execução dos serviços de escritório.
Conheça mais detalhes clicando aqui e entenda a importância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a sua empresa!
Esperamos que tenha gostado das dicas. Agora, basta aplicá-las para ter resultados cada vez melhores em seu dia a dia profissional!
Continue acompanhando nossos conteúdos e clique aqui para se inscrever na Newsletter da Netscan Digital.
Acompanhe também nosso Canal no Youtube e não perca a próxima publicação do blog.
Até a próxima!
Deixe seu comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *