Como preservar documentos em papel por mais tempo?
A preservação dos documentos em papel é muito importante para a manutenção do histórico de atividades de uma empresa.
Com o passar dos anos, o papel vai perdendo a qualidade e muitas vezes a falta de cuidados básicos com a conservação do acervo documental é o principal motivo de perda e/ou de danificação dos materiais impressos.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para compartilhar algumas dicas de como preservar documentos em papel por mais tempo com práticas simples e eficazes que você certamente não terá dificuldades para executar. Confira!
Como preservar documentos em papel
Devemos levar em consideração alguns aspectos sobre a preservação de documentos em papel.
O local de armazenamento, as políticas de acesso e a boa distribuição dos documentos nas pastas são fatores determinantes para a conservação e segurança dos documentos em papel.
Além disso é importante que os gestores orientem seus colaboradores sobre a necessidade de utilizar corretamente o acervo documental para que todos entendam não só as questões legais e fiscais que obrigam o arquivamento, mas também o valor histórico e a utilidade dos documentos em papel não só para o presente, mas também para o futuro da empresa.
Com base nessas informações, apresentamos algumas sugestões de como preservar documentos impressos pensando justamente na preservação do papel por meio de ações que qualquer pessoa pode realizar.
Acompanhe e veja como preservar documentos em papel da sua empresa por mais tempo:
Local de armazenamento
A escolha do local para armazenar documentos é um dos pontos mais importantes.
A umidade e o acúmulo de poeira danificam o papel, portanto, a dica é manter o ambiente sempre ventilado.
Realize a limpeza das cortinas, tapetes e carpetes do escritório ao menos uma vez por semana utilizando um aspirador de pó.
Posicione as estantes afastadas das paredes. Isso vai ajudar a garantir a ventilação no espaço interno, além de dificultar a entrada de insetos.
Embalagens e pastas
Não deixe os papéis soltos e evite o uso clips e grampos para anexar folhas, que podem enferrujar e deixar manchas nos documentos.
Guarde os documentos em embalagens plásticas e depois nas pastas para a máxima proteção das folhas.
Pasta catálogo: uma ótima opção para preservar documentos em papel
Limpeza
Faça a limpeza do armário e das pastas com documentos utilizando um espanador ou pano seco.
Repita o procedimento a cada três meses ou conforme a necessidade do seu escritório.
Fonte da imagem: www.magrokol.ru
E o mais importante: não se esqueça de digitalizar os documentos. Assim você garante a segurança das informações, otimiza a circulação das informações nos processos diários, graças ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos e pode recuperá-las caso ocorra algum incidente com os documentos em papel.
Essas são as dicas de como preservar documentos em papel por mais tempo.
Esperamos que possam ser úteis para melhorar o gerenciamento de documentos físicos da sua empresa.
Acompanhe mais dicas e práticas de gestão documental em nosso blog e confira nossas novidades também pelo Canal da Netscan no Youtube.
Gostou do conteúdo? Compartilhe o blog e acesse nosso site para conhecer nossas ofertas. Clique aqui.
Deixe seu comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *