Digitalização de Documentos em Cartórios: Como Começar?
Primeiramente, a digitalização de documentos nos cartórios já não é apenas uma escolha, mas uma exigência essencial para o bom funcionamento e modernização desses serviços. Além de garantir maior organização e segurança, ela também traz mais eficiência no atendimento ao público.
Se você está se perguntando como dar o primeiro passo nesse processo, continue a leitura! Pois, vamos detalhas tudo o que você precisa saber, desde a escolha dos equipamentos até a importância da digitalização conforme a legislação.
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Por que digitalizar documentos é obrigatório para cartórios?
Em primeiro lugar, é importante destacar que a digitalização de documentos não é apenas uma tendência, mas uma obrigação imposta pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Aliás, a Recomendação n.º 9 do CNJ deixa claro que a digitalização é necessária para proteger documentos históricos de acidentes naturais, incêndios e outras ocorrências que poderiam resultar na perda de registros importantes.
Além de proteger esses documentos, a recomendação também exige que os cartórios realizem backups de todos os arquivos. Além disso, mantenham atualizações periódicas desses backups, garantindo que nunca se perca mais de um mês de informações. Esse tipo de cuidado é vital para que os cartórios possam continuar prestando seus serviços com qualidade e rapidez, atendendo à população da forma mais eficiente possível.
Scanners Profissionais para cartórios: itens essenciais!
Agora que você já entende a importância da digitalização, é hora de falar sobre os scanners. Afinal, eles são o coração desse processo. Para um cartório, o uso de scanners profissionais não é apenas uma conveniência, mas uma necessidade absoluta. Afinal, estamos falando de uma grande quantidade de documentos que precisam ser digitalizados com agilidade e precisão.
Os scanners profissionais oferecem uma combinação perfeita de velocidade, versatilidade e qualidade. Eles conseguem lidar com diferentes formatos de documentos, desde pequenos registros até os famosos livros oficiais de cartórios, conhecidos como “livrões”, que contêm registros fundamentais para a sociedade.
Além disso, com a capacidade de digitalizar em alta velocidade, esses scanners garantem que o fluxo de trabalho no cartório seja mantido sem interrupções, proporcionando mais produtividade e menos tempo de espera para os clientes.
Armazenamento em nuvem: praticidade e segurança
Uma vez que os documentos são digitalizados, a questão do armazenamento seguro se torna o próximo ponto crítico. Aliás, é aqui que o armazenamento em nuvem entra em cena como uma solução prática e eficiente. Cartórios que utilizam o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) têm à disposição não apenas um meio de arquivamento, mas também uma ferramenta de busca rápida e confiável, permitindo localizar qualquer documento em questão de segundos.
Além disso, o armazenamento em nuvem permite que os backups sejam feitos automaticamente, garantindo que, mesmo em situações de emergência, todos os dados estejam seguros e facilmente acessíveis. Isso representa uma enorme vantagem na agilidade do atendimento, principalmente quando o cliente precisa de um documento com urgência, como em casos de registros de nascimento, casamento ou óbito.
Como começar a digitalizar no seu cartório?
Por fim, agora que você já entende os motivos da obrigatoriedade da digitalização de documentos para os cartórios, como o scanner profissional pode ser o seu maior aliando nessas tarefas, e quais os impactos positivos do uso de sistemas GED e o armazenamento em nuvem, chegou a hora de saber como começar a digitalizar no seu cartório.
Afinal, é importante ter em mente que esse processo envolve mais do que apenas adquirir scanners e contratar um serviço de armazenamento em nuvem. É necessário estruturar um plano de digitalização que leve em consideração:
- A quantidade e variedade de documentos a serem digitalizados;
- A definição de rotinas de backup regulares;
- O treinamento da equipe para operar os scanners e sistemas de GED;
- A garantia de que a digitalização segue as normas estabelecidas pelo CNJ.
Começar com a escolha dos equipamentos certos, no caso o scanner ideal para suprir todas as suas demandas de digitalização. E integrar uma solução de armazenamento em nuvem confiável são passos fundamentais. Mas, não se esqueça de envolver toda a equipe nesse processo e garantir que todos compreendam a importância da digitalização para a eficiência e segurança do cartório.
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