Microfilmagem de documentos, como funciona?
Primeiramente, a microfilmagem é uma prática antiga de converter documentos em papel para microfilme usada em diversas áreas profissionais.
Atualmente, muitas organizações preferem utilizar a conversão de documentos para microfilme como recurso principal para arquivar a retenção e o backup de segurança no suporte digital.”
Contudo, mais abaixo falaremos tudo sobre o processo de microfilmagem, organização documental e a lei da microfilmagem.
O que é microfilmagem
Antes de tudo, a microfilmagem é uma metodologia utilizada para a preservação de informações e dos arquivos. Consiste na captação da imagem através de processo fotográfico.
Certamente, a microfilmagem reduz consideravelmente os arquivos, tornando-se um método de armazenamento prático e eficiente.
Além disso, esse sistema ainda permite a conversão do microfilme em imagem digital, possibilitando rapidez no acesso e busca a partir do gerenciamento eletrônico de documentos – GED.
Sendo assim, com a microfilmagem, é possível atingir os mais elevados níveis de qualidade e produtividade, e executar várias funções simultaneamente, tais como a captura da imagem do documento e a sua indexação automática online através da leitura de códigos de barras.
O que é microfilme
Microfilme é uma mídia analógica que utiliza o meio fotográfico como forma de armazenamento de informações. A sua forma mais padronizada é um rolo de filme fotográfico de 16mm de largura em preto e branco.
Lei 5.433/68 – Lei da microfilmagem
A Lei 5.433 foi aprovada em 1968, e é essencial para o exercício da microfilmagem no Brasil. Ela permite a atividade e garante a autenticidade do microfilme dando às imagens o mesmo valor jurídico que o documento original.
Essa é uma das vantagens que outras formas de compactação não trazem. A legislação exige que os microfilmes e os originais dos documentos microfilmados sejam preservados em locais distintos para efeitos de segurança.
Esta parte da legislação traz uma segurança a mais, pois evita perdas definitivas na hipótese de os microfilmes serem danificados. Ainda há diversas outras disposições legais, porém elas agem conjuntamente com o decreto regulamentador.
Organização documental
A microfilmagem por si só é parte da organização documental, uma vez que o processo faz a condensação dos documentos e os ordena devidamente.
Pode-se transformar os microfilmes em arquivos digitais para facilitar a circulação das informações.
Contudo, a principal vantagem do microfilme para a gestão documental é que a Lei da Microfilmagem 5.433/68 confere autenticidade, integridade e legalidade (leia as leis) às imagens dos documentos microfilmados, permitindo a substituição do suporte em papel.
Desse modo, um documento em microfilme possui amparo legal, tornando-o assim autêntico e fiel ao documento original em papel.
Sistema GED
De fato, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma maneira eficiente de organizar e armazenar os microfilmes.
Conheça o Keeva, é um GED moderno, com tecnologia de busca apurada, não ocupa espaço no seu computador pessoal ou servidor corporativo. Ainda possui um workflow onde o administrador define hierarquia e o que cada funcionário tem acesso.
Mais uma vantagem do Keeva é o compartilhamento desses documentos com qualquer outra plataforma e ferramentas de gestão documental.
O GED também oferece uma ótima opção de segurança para usuários e empresas, e o Keeva apresenta um diferencial importante em relação a outros softwares: armazena seus dados em nuvem, possibilitando o acesso de qualquer lugar.
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Solicito orçamento para a microfilmagem de documentos.
Obrigada,
Jackeline.
Bom dia Jaqueline, tudo bem? Vou encaminhar seu contato para nossa equipe comercial, eles poderão te passar mais informações! Obrigada pelo contato, abs.