Digitalização de documentos em cartórios: por que ela se tornou indispensável?
A rotina dos cartórios mudou de forma definitiva nos últimos anos. Se antes o papel era o centro de tudo, hoje a digitalização se tornou parte essencial do trabalho diário, e não apenas por praticidade, mas por obrigação legal. Em meio a demandas cada vez maiores por eficiência, segurança e agilidade, os cartórios precisam se adaptar a um cenário onde documentos físicos e digitais convivem, mas o digital assume papel de protagonista.
Essa mudança não aconteceu por acaso. Ela surge como resposta à necessidade de preservar informações valiosas, reduzir riscos e otimizar processos que impactam diretamente a vida do cidadão. E, para que isso funcione, o scanner profissional deixa de ser um equipamento opcional e passa a ser peça central do atendimento moderno.
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A digitalização é obrigatória para todos os cartórios!
Em primeiro lugar, é importante reforçar que a digitalização de documentos não é apenas uma tendência tecnológica, ela é uma exigência estabelecida pelo próprio Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A Recomendação nº 9 determina que os cartórios digitalizem seus acervos para garantir a preservação dos registros e evitar perdas decorrentes de incêndios, alagamentos, deterioração e outros eventos imprevisíveis.
Além disso, a norma orienta que todos os documentos digitalizados tenham backups atualizados, com periodicidade suficiente para evitar a perda de mais de um mês de informações. Dessa forma, a digitalização se torna um mecanismo de segurança jurídica e continuidade operacional, assegurando que nenhum dado essencial seja comprometido.
Portanto, o processo de digitalizar não se resume apenas a transformar papel em arquivo digital. Trata-se de uma responsabilidade institucional, diretamente ligada à integridade do acervo, à prestação eficiente do serviço e à proteção do patrimônio documental do cidadão.
A digitalização como parte da modernização do atendimento
Com a obrigatoriedade estabelecida, os cartórios passaram a integrar tecnologia em praticamente todas as etapas do fluxo de registro e certificação. A digitalização acelera consultas internas, facilita a emissão de certidões, aproxima o cartório de plataformas eletrônicas e reduz significativamente o tempo entre a solicitação e a entrega final de um serviço.
Além disso, a digitalização bem-feita garante padronização. Quando um documento é digitalizado corretamente, sua leitura é fácil, o texto é claro e o arquivo pode ser integrado a sistemas eletrônicos sem falhas. Isso reduz retrabalhos, elimina inconsistências e agiliza a vida do usuário, algo essencial para manter a credibilidade e a eficiência do serviço prestado.
Por que scanners profissionais são indispensáveis?
Para cumprir a legislação e manter um fluxo de atendimento realmente ágil, os cartórios precisam contar com scanners robustos, rápidos e precisos. Isso ocorre porque os documentos que chegam ao balcão nem sempre são padronizados: alguns são antigos, outros estão desgastados, muitos vêm amassados ou possuem tamanhos irregulares. E, para garantir a integridade digital, cada detalhe precisa ser registrado com máxima fidelidade.
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