Digitalização empresarial: captura distribuída ou centralizada?
Qual é o método de digitalização empresarial mais eficiente? É aquele que se adequa às necessidades específicas da sua empresa.
Confira a seguir a diferença entre o método de captura distribuída e o método de captura centralizada e descubra qual deles é a melhor solução para o seu negócio.
Digitalização empresarial por captura centralizada
Em primeiro lugar, a digitalização empresarial por captura centralizada ocorre quando a digitalização de todos os documentos da empresa é feita em um único local.
Neste caso, a empresa pode até ter outros espaços físicos, filiais espalhadas geograficamente, mas quando há necessidade de digitalizar algum documento, ela realiza o transporte destes itens até o espaço dedicado a essa função e só ali a digitalização acontece.
Um outro exemplo de utilização deste método de digitalização empresarial é quando em um mesmo prédio, todos os colaboradores da empresa utilizam o mesmo scanner para digitalizar seus documentos.
Digitalização empresarial por captura distribuída
Assim também, a digitalização empresarial por captura distribuída ou descentralizada é aquela em que a digitalização é feita em mais de um ponto físico e as imagens digitalizadas são armazenadas em um único servidor.
Por exemplo, uma empresa com filiais em São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais, pode trabalhar com captura distribuída. Neste cenário, cada filial teria seus próprios scanners, realizaria as digitalizações de maneira independente e enviaria as imagens digitalmente para um mesmo servidor.
Um outro exemplo seria um prédio empresarial, em que cada funcionário tem seu próprio scanner e envia os documentos digitalizados para um mesmo servidor.
Como escolher o método de digitalização empresarial mais adequado?
Certamente, para escolher o método de digitalização empresarial mais adequado é preciso considerar os seguintes pontos.
Logística
Em primeiro lugar, como é a estrutura da sua empresa? Concentrada em um único ponto físico ou com unidades distribuídas geograficamente?
Se tiver apenas um ponto físico, a captura centralizada não será um problema.
Porém, se for uma empresa com unidades espalhadas em diferentes estados, por exemplo, o uso de um centro de digitalização pode exigir alguns esforços e custos excessivos com operações de logística.
Afinal, será preciso transportar os documentos físicos de cada unidade da empresa até o único ponto onde será realizada a digitalização.
Segurança
Em seguida, quais são os tipos de documentos envolvidos no fluxo de digitalização da sua empresa?
Em um método de digitalização empresarial com captura centralizada será necessário realizar o transporte destes documentos. Portanto, se houver documentos frágeis e/ou documentos que contenham informações confidenciais, isso pode ser um problema.
Afinal, não é possível garantir totalmente a segurança destes dados durante o processo de transporte. O veículo corre o risco de sofrer um assalto ou algum acidente no percurso.
Neste caso, utilizar um método de captura descentralizada e enviar digitalmente os documentos para um sistema de armazenamento que oferece recursos de segurança e privacidade, é a opção mais viável.
Esta questão de segurança também vale para empresas com um único ponto físico. Se determinados colaboradores lidam com documentos confidenciais, talvez não seja ideal que eles utilizem o mesmo equipamento de digitalização que o restante da equipe.
Utilizando um scanner individual é mais fácil evitar que pessoas não autorizadas vejam essas informações.
Volume de digitalização
Neste ponto devemos avaliar qual é o número de digitalizações realizadas diariamente por cada colaborador.
Considere uma empresa com um único ponto físico. Imagine que neste mesmo prédio, dez colaboradores lidam diariamente com uma alta demanda de digitalização.
Neste cenário, o uso compartilhado de um scanner pode atrapalhar o fluxo de trabalho e diminuir a produtividade da empresa.
Ou seja, o método de captura distribuída seria a opção mais rentável.
Qual o scanner profissional ideal para cada método de digitalização empresarial?
Scanner para captura centralizada
De fato, para a digitalização empresarial de captura centralizada, geralmente são recomendados modelos de scanners mais robustos.
Afinal, eles precisam atender à demanda de digitalização de toda a equipe.
Outros pontos importantes para este tipo de demanda são os recursos de compartilhamento oferecidos pelo scanner.
Existem alguns scanners, por exemplo, que possibilitam a criação de diferentes usuários. Assim, cada membro da equipe pode deixar as predefinições de digitalização que mais utiliza já configuradas em seu perfil, o que facilita e agiliza bastante o processo.
Alguns exemplos de scanners ideais para a captura centralizada são:
- Fujitsu fi-7600 e fi-7900
- Scanners das linhas S3000 e i4000 da Kodak Alaris
- Os scanners Canon DR-G2110 e DR-G2140
Scanner para captura distribuída
Para a digitalização empresarial por captura descentralizada geralmente são utilizados equipamentos mais compactos, já que a demanda de digitalização é individual e, consequentemente, menor.
Estes modelos também possuem um valor mais acessível, o que é muito vantajoso para quem precisa adquiri-los em grandes quantidades.
É importante que mesmo sendo mais compacto, o scanner garanta uma boa qualidade de digitalização e não deixe a desejar no quesito produtividade’.
Alguns ótimos modelos para este tipo de demanda são:
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