Domando o Leão: Saiba como a gestão eletrônica de documentos vai te ajudar na declaração do imposto de renda
Existe um velho ditado que diz que o brasileiro deixa tudo para a última hora. Será que fazemos isto de propósito ou é pela dificuldade de concretizar certas tarefas?
Bom, está chegando a hora de fazer a declaração do imposto de renda e eis que começa a procura pelos documentos necessários.
- Você tem certeza de que seus documentos estão guardados em um local seguro?
- Você os organiza de maneira prática e funcional?
- Você encontra de forma rápida os documentos que procura?
Se sua resposta para qualquer uma das perguntas acima for não, continue lendo este artigo para entender como a digitalização de documentos pode ajudar na hora da declaração do imposto de renda.
Nós sabemos que as principais preocupações do contribuinte na hora de preencher a declaração são: atrasar a restituição do imposto de renda, cair na malha fina e – o pior – pagar multas.
No entanto, também sabemos que a tarefa de preencher e enviar a declaração pode ser complicada e chata.
Tarefas chatas nos levam a procrastinação, pois não deixamos para depois as coisas que gostamos ou sentimos prazer em fazer 🙂
Para transformar esta ação anual em algo menos complicado, listamos algumas formas de organizar o processo através da gestão eletrônica de documentos.
Neste artigo vamos te mostrar as melhores maneiras de fazer a gestão desses documentos, mas com um detalhe:
Não sobrará uma folha de papel bagunçada no seu armário.
Continue lendo e você conhecerá as 3 etapas da gestão de documentos, que tornarão sua rotina muito mais produtiva.
Planejamento: Mantenha-se organizado durante os 365 dias do ano
Daqui a um ano, você vai desejar ter começado hoje – Karen Lamb
A melhor forma de concluirmos projetos complexos é à partir de pequenos passos.
E a declaração do imposto de renda é um desses projetos, que pode durar o ano todo e tirar o seu sono muitas vezes.
Quem tem que declarar o imposto de renda?
Antes de começar. Confira quem precisa prestar contas ao Leão.
- Rendimentos tributáveis iguais ou acima de R$ 28.123,91
- Rendimentos isentos (poupanças, indenização, etc) R$ 40.000,00
- Atividades rurais igual ou acima de R$ 140.619,55
- Bens em 31/12/2015 R$ 300.000,00
Embora este artigo tenha sido escrito em 2016, as regras mudam a cada ano. Não se esqueça de consultar as regras no site da Receita Federal.
Deixar de enviar a declaração do Imposto de Renda pode ocasionar restrições ao contribuinte além de multa.
Isso geralmente acontece quando os contribuintes não se atentam em organizar todos os itens necessários para preenchimento correto da declaração.
Alguns deslizes podem ser cometidos durante o processo, o que pode gerar penalidades, abaixo listamos algumas delas.
- Informar números errados: A falta de um dígito pode ocasionar dor de cabeça, por isso preste muita atenção e se possível revise os valores.
- Esquecer de informar os rendimentos da fonte pagadora: Não se esqueça de pedir os rendimentos por período quando deixar de trabalhar em uma empresa. A ausência dessa informação pode ocorrer quando você muda para outro trabalho, e acaba no esquecimento desses rendimentos.
- Rendimento dos dependentes: Lembre-se que qualquer dependente que constar na declaração deve ser feito o levantamento dos rendimentos também.
- Esquecer de informar doações: As doações são isentas de Imposto de Renda, porém pagam um imposto estadual chamado ITCMD – Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos.
Se você se enquadra nas regras para a declaração é hora de iniciarmos o planejamento.
Como dissemos acima, vamos “quebrar” este grande projeto em tarefas menores.
Abaixo listamos a sequencia ideal para o planejamento do trabalho de declaração do imposto de renda.
- Agrupar os documentos necessários, pois nem sempre estes documentos estão à mão. Você terá que pedir cópias para escolas, contadores, empresas, etc.
- Categorizar estes documentos por tipos como recibos, comprovantes, notas fiscais, etc.
- Conferir se em cada documento constam todas as informações de maneira correta
Você pode dividir este trabalho durante o ano, de forma que, quando chegar a hora de enviar a declaração a grande maioria dos documentos estará disponível.
Não sei se você percebeu, mas ao dividir o trabalho em uma sequencia de passos a tarefa parece menos árdua, mesmo que você ainda não acredite nisso.
A Receita Federal também disponibiliza um aplicativo de rascunho. Desta forma você pode “ir preenchendo” a declaração durante o ano e importar os dados para o programa oficial durante o período de entrega.
Para organizar os passos listados acima você pode utilizar o aplicativo Trello, que é uma ferramenta gratuita muito útil para organização de tarefas!
Agora que você já sabe a importância do planejamento, leia este nosso artigo onde listamos 5 ferramentas de produtividade para turbinar o seu trabalho.
Como transformar pilhas de papéis em arquivos digitais organizados
Documentos em papel são difíceis de organizar!
Mais difícil ainda é encontrar as informações necessárias em meio à uma infinidade de recibos, notas fiscais e diversos outros tipos de documentos.
Além da dificuldade de busca, existe a ocupação de espaço físico desses documentos em papel e o alto risco de acidentes, que podem ocasionar uma perda definitiva.
Agora, imagine se todos os documentos fossem arquivos digitais organizados. Isso já melhoraria muito a organização, busca e segurança das informações!
Para isto acontecer, basta digitalizá-los.
Saiba como funciona a digitalização de documentos
A digitalização tem diversos benefícios e um dos mais importantes é a segurança dos documentos.
Previne a perda devido a deterioração, acidentes como enchentes ou incêndios e até acontecimentos banais, como por exemplo rasgar um documento por acidente.
A diminuição de espaço físico também é um ponto considerável.
Mas o mais extraordinário é a rapidez no acesso às informações essenciais, pois com o sistema OCR é possível pesquisar por informações específicas dentro do documento.
Você verá neste artigo como a digitalização que converte as imagens em textos editáveis – OCR – vai acelerar o processo de preenchimento dos dados da declaração.
Então vamos começar:
- Quais documentos são necessários para a declaração do imposto de renda
- Como a digitalização auxilia o processo
- Acelere o processo de preenchimento dos dados sem digitação
Que tal começarmos repassando os documentos mais importantes e essenciais para declarar o Imposto de Renda? Você já os tem em mãos?
Documentos necessários para a declaração do imposto de renda
Além do seu endereço atualizado a lista de documentos é bem longa:
- Cópia da declaração do IR do ano anterior entregue à Receita Federal. É importante previnir a perda desta cópia.
- Informes de rendimentos com salários, corretora de valores, instituições financeiras, pró labore, distribuição de lucros, aposentadoria, pensão, aluguéis de bens, pensão alimentícia, doações, heranças, controle de compra e venda de ações, inclusive com a apuração mensal de imposto.
- Documentos de dívida e ônus do período.
- DARFs de carnê e renda variável.
- Documentos que comprovem a compra e/ou venda de imóveis e terrenos, venda de veículos (marca, modelo, placa e nome e CPF/CNPJ do comprador/vendedor) e compra de veículos ou bens por consórcios em 2015.
- No caso de autônomos, recibos e notas fiscais fornecidos a pacientes ou clientes. Também pode ser necessária a cópia do Livro-caixa.
- Documentos que informem os rendimentos do INSS ou de entidades de previdência privada, rendimentos financeiros fornecidos por bancos, pagamento de previdência privada, pagamento de despesas escolares dos dependentes ou do próprio contribuinte e Recibos de aluguéis pagos ou recebidos no período.
- Nome e CPF dos beneficiários de despesas com saúde (médicos, dentistas, psicólogos etc.), dependentes, de ex-cônjuges, filhos e beneficiários de doações e heranças.
- Nome e CNPJ dos beneficiários de pagamentos a planos de saúde, hospitais, clínicas de exames laboratoriais etc.
- Dados da conta bancária para restituição.
- Data de nascimento e grau de parentesco dos dependentes.
- Dados do empregado doméstico com os recolhimentos das contribuições ao INSS, documentos sobre rescisões trabalhistas, com valores de salários, férias, 13º salário, FGTS etc.
- Comprovantes oficiais de pagamento a candidato político ou partido politico.
Observação: Quando se tratar de declaração conjunta com dependentes (esposa, filhos, etc.) também é necessário a apresentação da relação acima referente a eles.
Agora que você já está com todos os documentos em mãos vamos começar o trabalho de gestão destes documentos.
Mas antes, caso você tenha se interessado por como a gestão eletrônica de documentos pode acelerar o processo de declaração do imposto de renda, saiba que o GED vai muito além!
Baixe nosso Guia completo para digitalização de documentos. O e-book é gratuito!
As 3 etapas da gestão de documentos
O processo de gestão de documentos passa basicamente por 3 etapas. São elas:
- Digitalização ou captura
- Organização
- Busca
Digitalizando seus documentos
Se você tem um scanner Kodak Alaris, você poderá digitalizar todos os seus documentos de uma única vez.
O primeiro passo é configurar o software smart touch do seu scanner Kodak para que ele digitalize diretamente para PDF pesquisável. Aproveite a função de digitalização da frente e do verso dos documentos de forma automática. O processo vai ficar ainda mais rápido!
Após configurá-lo, é hora de iniciar as digitalizações. Basta colocar os documentos no alimentador e pressionar o botão para iniciar a captura dos documentos.
Veja no vídeo abaixo como este processo é simples no scanner portátil Kodak i940.
Se você ainda não possui um scanner profissional você também poderá digitalizar os documentos de forma convencional em uma impressora multifuncional o até mesmo com um smartphone. Embora ambos os processos sejam mais lentos o resultado final é basicamente o mesmo.
Neste caso verifique o tamanho final dos arquivos gerados no processo de digitalização.
Se você já possui um scanner profissional Kodak e quer usar suas funções avançadas, veja este tutorial que preparamos e assista ao vídeo. Você vai descobrir uma imensidão de alternativas para o uso do seu equipamento!
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Organizando seus documentos
Após a digitalização de todos os seus documentos, é hora de organizá-los. Existem diversas formas de se organizar os documentos. Mas as mais comuns são:
- Pastas no computador
- Redes locais
- Armazenamento na nuvem
Pastas são a maneira mais simples de organizar arquivos em um computador. Provavelmente você já utiliza pastas para organizar suas fotos, músicas e demais arquivos.
Crie as pastas para cada tipo de documento, por exemplo, recibos, notas fiscais e informes de rendimento. Coloque todos os documentos nas respectivas pastas.
Esta forma de organização pode ser replicada em uma rede local, e pode até ser compartilhada com mais pessoas.
O armazenamento na nuvem ganha cada vez mais adeptos, pois é uma forma mais segura de guardar arquivos e prevenir a perda de dados com vírus ou discos danificados.
Trabalhar com arquivos armazenados na nuvem também é mais produtivo, já que os documentos ficam acessíveis de qualquer lugar com acesso à internet.
Para esta forma de guardar arquivos existem excelentes serviços como: Dropbox, Apple iCloud, Google Drive e Microsoft OneDrive, entre outros.
Buscando seus documentos
Os sistemas operacionais mais utilizados no mercado possuem ferramentas avançadas de busca. Se você armazenou seus arquivos de forma bem organizada em pastas não terá muitos problemas na hora de buscar os documentos.
Mas para casos onde a quantidade de documentos é grande e diferença entre seus muitos tipos dificulta a localização, sugerimos que utilize o recurso de pastas inteligentes para evitar a duplicação de arquivos entre um ano e outro.
Pastas inteligentes são buscas salvas em seu computador. Desta forma você pode visualizar documentos do tipo PDF que contenham a palavra “Recibo” no conteúdo. É muito útil!
Utilizando OCR para acelerar o preenchimento da declaração
OCR é a sigla em inglês que significa reconhecimento óptico de caracteres.
Quando você digitaliza um documento utilizando OCR o texto da imagem do documento é extraído e passa a ser editável em programas como o Microsoft Word por exemplo.
Desta forma, você pode utilizar a função Copiar e Colar do seu computador para não precisar digitar novamente os dados dos documentos no programa de declaração do imposto de renda.
Além da rapidez de copiar e colar, este processo praticamente elimina os erros de digitação que podem passar despercebidos durante o preenchimento da declaração.
Se você quiser conhecer melhor a tecnologia OCR dos scanners Kodak Alaris e das Multifuncionais Brother, leia este nosso artigo sobre como digitalizar para word.
Concluíndo. A transformação do mundo digital e conectado.
O processo de acúmulo dos documentos demora o ano todo. Com isso, as pastas vão se enchendo e ocupando cada vez mais espaço.
E você ainda tem que manter armazenado os documentos dos assuntos que você declarou nos últimos 5 anos! É papel demais.
Agora pense comigo: A revolução digital possibilitou que você, aí da sua casa, digitasse apenas alguns números para declarar seu imposto de renda e toda a análise fosse feita por um sistema 100% digital.
Bom, se você não precisa apresentar esses documentos em papel, também não faz sentido ficar perdido em meio à tanto papel!
Os arquivos em papel já não cabem mais no mesmo mundo onde os sistemas digitais tomam conta do dia a dia das pessoas.
O calendário foi para o celular, os bancos estão na palma da mão e hoje, nem para pedir um taxi é necessário ligar, pois o aplicativo já faz isso por você.
A intenção de tudo isso é conectar funções e simplificar cada vez mais os serviços, levando agilidade e diminuindo os erros humanos. E há quem diga que a revolução digital está só começando.
Você pode chamar de globalização, convergência digital ou até mesmo de internet das coisas.
Se você gostou das dicas para acelerar o preenchimento da sua declaração com a digitalização de documentos e tornar esta tarefa mais simples, clique nos links abaixo para nos ajudar a divulgar o artigo.
Até a próxima!
Tenho o scanner 940i, excelente aparelho e suporte técnico. Parabéns
Parabéns Cláudio, Daher e equipe. Adorei a matéria. Vou compartilhar.
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