Processos e documentos em empresas geograficamente distribuídas
Este artigo foi escrito por José Roberto de Lazari – CEO da SML Brasil, parceira Netscan Digital, empresa com a missão de Simplificar a gestão de processos e documentos. www.smlbrasil.com.br
As corporações ignoram as fronteiras físicas e avançam por cidades, Estados, países e continentes.
Contudo, no Brasil, além das corporações globais, empresas de diversos portes têm expandindo suas operações abrindo novas lojas, filiais, centros de distribuição.
Conforme à competição intensa e à necessidade de qualidade e preços competitivos, não é viável adotar métodos físicos para gerenciar documentos e processos, o que impacta diretamente o negócio.
A boa notícia é que existe tecnologia para resolver tais questões, sendo assim, migrando para o meio digital documentos e processos de negócios.
Gestão de documentos e Gestão de processos,
Conhecidas como ECM/GED e BPM – respectivamente, essas tecnologias se ajustam às necessidades de cada empresa, eliminando distâncias e permitindo a gestão corporativa do negócio. Sua adoção possibilita:
- Padronizar fluxos de trabalho;
- Eliminar o trânsito físico de documentos;
- Distribuir tarefas automaticamente;
- Controlar prazos;
- Permitir acompanhamento de tudo o que acontece independentemente de onde as transações estejam sendo realizadas.
Outro ponto importante é que a distância entre optar e adotar esse novo conceito está cada vez mais simples, pois estão disponíveis sob o conceito “Processamento na Nuvem” (do inglês – Cloud Computing).
Os benefícios da adoção da tecnologia são inúmeros:
- Reduzir custos;
- Tempo e uso do papel (e em muitos casos sua total eliminação);
- Agregar valor para o negócio;
- Gerar vantagem competitiva;
- Inserir a empresa no contexto do uso sustentável dos recursos, princípio fundamental para se destacar nos dias de hoje.
Muitos exemplos podem ser citados, tais como:
a) A princípio, a análise e aprovação de Crédito – digitalização de documentos, automação do fluxo de análise, integração com sistemas legados, dash board, gestão de documentos;
b) Gestão do fluxo de criação e aprovação de contratos – acima de tudo, a integração com Microsoft Office, controle de versão, automação do fluxo de criação e publicação gestão de documentos e digitalização;
c) Gestão do processo de compras – automação do fluxo de solicitação e de aprovação, gestão de documentos, bem como integração com Microsoft Office;
d) Gestão do recebimento de mercadorias – importação de NFe, análise e validação do conteúdo dos XML, integração com ERP, automação do processo de recebimento não apenas físico como físcal.
e) Gestão de pessoas – digitalização de documentos, integração com ERP, automação dos fluxos (recrutamento, admissão, férias, demissão, etc.), por fim, gestão de documentos (pasta eletrônica de funcionários);
f) Gestão de processos jurídicos – digitalização de documentos, importação de fotos, integração com documentos MS Office, controle de versão de documentos, integração com ERP, gestão documentos, automação além disso, o processo de integração entre escritórios e correspondentes;
g) SAC – automação do processo de atendimento a clientes, gestão de documentos;
h) Crédito consignado – digitalização de documentos, automação do fluxo de análise, integração com sistemas legados, dash board, gestão de documentos;
i) Pense no SEU PROCESSO.
Assim sendo, para cada necessidade, existem recursos profissionais capazes de elevar o nível de gestão e o resultado esperado. A tecnologia está disponível para ajudar as empresas a desenvolver mais e melhor o negócio que elas se propõem.
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