5 situações que afetam a produtividade e como solucioná-las
Imagem: Freepik.
Será que você sabe identificar os fatores que influenciam diretamente na produtividade da sua empresa?
Este é um dos pontos cruciais da boa gestão: analisar o que está prejudicando a conquista de resultados e investir em soluções que, de fato, resolvam os empecilhos que possam interferir direta ou indiretamente no bom desempenho do trabalho em equipe.
E sabe porque é necessário refletir sobre este questionamento? Porque a produtividade é o principal elemento relacionado ao sucesso no mundo dos negócios!
Uma organização que possui uma produção de acordo com a demanda e de forma qualificada se destaca no mercado, portanto, é fundamental avaliar as deficiências nos processos a fim de evitar reduções nos níveis de prestação dos serviços e na relação da marca com seu público consumidor.
Portanto, preparamos um artigo listando 5 situações que afetam a produtividade e disponibilizamos dicas de como solucioná-las com ferramentas práticas e intuitivas, como por exemplo a implantação de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, que facilitam a organização das tarefas diárias. Acompanhe!
5 situações que afetam a produtividade e como solucioná-las
Atrasos na localização dos documentos
A localização de documentos pode significar perda de tempo em função do volume de arquivos e da necessidade de deslocamento até a área onde os mesmos estão guardados.
Tais situações afetam diretamente a produtividade e podem comprometer a realização de atividades do dia a dia organizacional, como a consulta de um número de contrato ou as informações de cadastro de um cliente.
Para evitar atrasos na localização dos documentos, é fundamental reduzir a quantidade de arquivos impressos através da digitalização, principalmente com uso de scanners profissionais, que registram simultaneamente frente e verso da folha e geram arquivos em PDF compactado.
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Falta de organização das tarefas diárias
Com o fluxo das atividades diárias, muitos profissionais acabam perdendo o controle de suas agendas e não conseguem realizar com excelência suas responsabilidades.
O uso de ferramentas de organização de tarefas é uma solução prática e muito eficaz para que os processos não fiquem “parados” por falta de algum tipo de informação ou nos casos em que os procedimentos demandam a participação de setores diferentes.
Uma das ferramentas que auxiliam no aumento de produtividade é o Drag, que foi criada para facilitar a vida dos usuários do Gmail através da organização dos itens da caixa de entrada em listas de tarefas (exatamente como o Trello, mas dentro do seu Gmail).
De forma simples e intuitiva, você terá o controle de seus compromissos diários com muito mais eficácia, sem falar nos recursos que a ferramenta disponibiliza, como a opção de “colunas customizáveis” de acordo com a sua necessidade.
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Gestão incorreta dos arquivos digitais
Após digitalizar os documentos, é preciso gerenciá-los com um software GED, que dentre outras funcionalidades, será o responsável por manter os arquivos organizados e protegidos.
Facilitar o acesso à informação é essencial para o aumento da produtividade, portanto, não basta salvar os arquivos em pastas às quais apenas um ou dois colaboradores possam ter acesso.
A implantação de um gerenciador eletrônico de documentos fará toda a diferença na execução dos serviços administrativos, tanto na questão da “agilidade” como também pela “segurança” dos arquivos digitais.
O Keeva é um software GED que proporciona ao gestor o máximo controle sobre as atividades relacionadas ao uso das informações organizacionais, limitando a visualização dos arquivos de acordo com níveis de acesso e regras de permissionamento.
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Acúmulo de documentos nas mesas
Começar o expediente com a mesa repleta de papéis é, no mínimo, desestimulante.
Além de atrapalhar a concentração, o acúmulo de documentos impressos faz com que o funcionário “adie” suas atividades e deixe de realizar algum serviço no prazo correto.
Como mencionado no tópico 1, a digitalização de documentos simplifica o acesso aos diversos tipos de informações organizacionais, tais como dados cadastrais, datas de vencimentos dos processos e cláusulas de contratos.
E para digitalizar rapidamente todos os documentos, a melhor solução está no uso dos scanners profissionais, como o Scanner Portátil Kodak Scanmate i940, que digitaliza 20 folhas por minuto e o Scanner Kodak Scanmate i1150, que digitaliza 30 folhas por minuto.
Além do registro simultâneo da frente e do verso da folha, estes equipamentos são compactos e aceitam diversos tipos de documentos, tais como carteiras de identidade e cartões em relevo.
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Utilização das redes sociais
As redes sociais estão repletas de conteúdos voltados ao entretenimento, e por este motivo, podem ser consideradas como “elementos de distração” quando utilizadas durante a execução dos serviços administrativos.
É claro que você, como gestor (a), não precisa tomar medidas extremas para evitar que seus funcionários utilizem o Facebook ou o Youtube, afinal, boas ideias podem surgir destes canais de interação.
Porém, é primordial investir na comunicação interna, e mais precisamente, na publicação de conteúdos na intranet, mostrando o quanto as redes sociais afetam a produtividade quando utilizadas nos horários incorretos.
Portanto, mantenha sempre o diálogo com seus colaboradores e acompanhe os resultados de produtividade. Se for necessário, limite o acesso às diversas redes sociais para que haja menos “opções de distração” durante o expediente.
Gostou das dicas de como solucionar as situações que afetam a produtividade?
Separamos um post muito interessante do nosso blog com outras práticas que você pode aplicar na sua empresa para atingir excelentes resultados nos números e nos feedbacks de seus serviços. Clique aqui e leia agora mesmo o artigo “Produtividade: como você usa seu tempo?” para saber mais!
Chegamos ao fim desta publicação!
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