Como a tecnologia impacta o trabalho no meu escritório?
A resposta para esta pergunta pode gerar melhorias tanto para você quanto para o seu time, reduzindo seu esforço e alcançando melhorias na produtividade de um jeito impressionantemente simples.
Mas o que pode ser considerado tecnologia?
O dicionário Aurélio define “tecnologia” como o conjunto dos termos técnicos de uma arte ou de uma ciência. Para ser mais claro, tecnologia é a técnica aplicada.
Pode-se observar que a tecnologia não se limita à gadgets de última geração ou softwares ultra elaborados. Ela é a ferramenta que alavanca o conhecimento.
Agora fica mais fácil identificar as tecnologias que impactam os escritórios. Os métodos tecnológicos que, ao serem utilizadas (ou não), afetam profundamente a entrega dos trabalhos, são:
A Nuvem
Definindo de forma simples, um serviço de nuvem serve para armazenar dados na internet ao invés do próprio computador, com o intuito de liberar espaço. Serviços de nuvem são fáceis de encontrar e já são uma realidade tanto no uso empresarial quanto pessoal.
Até então, o único modo pelo qual um escritório pequeno pudesse ter as mesmas oportunidades dos grandes era investindo em computadores caros e espaçosos, com estruturas grandes e colaboradores especializados.
Hoje os serviços de nuvem são a melhor solução. Além da redução de custo e espaço, as informações se encontram em um ambiente seguro e acessível, com fácil escalonamento e customização.
Nem toda informação diz respeito à todos os membros de uma equipe e é aí que as soluções cloud se destacam do gerenciamento de documentos físicos: é muito fácil e seguro liberar ou restringir o acesso de arquivos digitais. Desta forma há mais controle na transição de dados e transparência em todas as etapas das tarefas a serem realizadas.
A Mobilidade
Você provavelmente já tem um smartphone. As pessoas à sua volta também. Mais de 62% dos brasileiros o possuem e são a principal forma de acesso à internet, segundo o Google.
Desenvolver um aplicativo móvel para seu escritório pode ser uma boa forma de gerenciar as informações e processos dos seus clientes. Um app também pode servir como plataforma de comunicação entre seu time e stakeholders, por exemplo.
Aplicações externas também oferecem modos de gerenciar atividades de rotina de trabalho no ambiente empresarial.
O Keeva pode lhe ajudar a gerir de forma inteligente as informações documentais e o fluxo de trabalho de múltiplas equipes. Se há um volume alto de documentos importantes em sua empresa, o Keeva é a solução para a melhoria na produtividade e redução de custos.
Invista seu tempo explorando a loja de aplicativos do seu smartphone ou tablet. Soluções para organização, produtividade e rendimento podem ser encontradas com facilidade na Apple Store ou Google Play.
A Comunicação
O quão engajado você está em tornar eficiente a comunicação da sua equipe? A falta dela pode gerar um problema bem conhecido: a chamada “mentalidade silo”.
Referenciando as torres cilíndricas para armazenamento de grãos, a mentalidade silo gera ilhas entre os funcionários, afetando o trabalho em equipe, a produção de conhecimento interna e o relacionamento entre a empresa e seus clientes.
Este déficit comunicativo é parte de um paradigma de trabalho que não inclui ferramentas de comunicação atuais. Se, por exemplo, parte do seus colaboradores costuma trabalhar viajando, o uso de ferramentas como o Google Hangouts ou Skype se torna indispensável. O mesmo vale para reuniões com clientes ou fornecedores.
Outro fator impactante na comunicação eficiente é a eventual ausência de um processo claro e bem definido de gerenciamento de informações e gestão documental dentro da empresa. Neste caso, vale o investimento em um gestor documental e um scanner para digitalização de documentos.
A Flexibilização
Flexibilizar seu modo de trabalho é essencial para se adaptar ao mercado e suas demandas. Novas ferramentas podem ser implementadas em diversas fases do processo de trabalho, uma vez que a informação pode ser acessada por diferentes dispositivos. Temos um outro artigo que cita 5 ferramentas online grátis para aumentar a produtividade do seu escritório.
Este pode ser o momento certo para a sua equipe adotar o uso de celulares em tarefas rotineiras, com o uso de softwares multi-plataformas. A informação estará disponível à todos de forma controlada e homogênea.
O uso de celulares pode aproximar a equipe e facilitar a comunicação, seja com o uso de chats ou com acesso rápido ao e-mail através de notificações. As notificações criam senso de urgência e informam com rapidez, aumentando a possibilidade de resolução para problemas que necessitem de tomadas de decisão instantâneas.
Produtividade e tecnologia nos escritórios
Estes são alguns exemplos dos impactos da tecnologia nos escritórios. A produtividade e o modus operandi são alvo das principais melhorias, quando são aplicadas novas técnicas e tecnologias no dia-a-dia empresarial.
Cada centavo conta e não é viável investir em soluções que atrasem ou atrapalhem a produtividade. Portanto, é importante estudar os melhores caminhos e sempre se manter atualizado do que o mercado demanda. Fique por dentro de mais dicas em nosso blog, e se inscreva em nosso canal no Youtube!
Boa dia!!
Com certeza a internet ficou definitivamente em nossas vidas. Sem ela estamos fora do mundo; e fora do mundo signifca sucumbir.
Bom findi!!!
Mara
Muito boa essa explicação sobre a importância da tecnologia (técnica aplicada) para a produtividade. Muitas vezes pensamos no temas pelo viés das máquinas, porém, trata-se de algo bem mais amplo e cada vez mais necessário, como por exemplo a utilização de um software GED para administrar o fluxo de informações de maneira segura, prática e eficaz.