Uso de scanners profissionais: áreas de negócios
Os scanners profissionais são equipamentos ágeis, compactos e altamente produtivos, indicados para todos os tipos de atividades empresariais que registram um grande fluxo de documentos, como os escritórios de advocacia e as instituições de ensino.
Dentre as principais vantagens de uso de um scanner profissional, é importante destacar algumas funções exclusivas que tornam a digitalização de documentos uma tarefa prática, rápida e sustentável, que contribuem para a redução do uso do papel como meio de circulação de informações nas empresas:
- Digitalização simultânea do frente e do verso da folha;
- Sistema ADF (Automatic Document Feeder, na sigla em inglês) – Alimentador Automático de Documentos;
- Praticidade de uso (eliminação de “verso em branco” e correção da inclinação do papel em até 15 graus);
- Velocidade de operação (modelos de scanners profissionais que digitalizam até 210 folhas por minuto);
- Opções de scanners com conexão Wi-Fi, como o Scanner Wireless Kodak Scanmate i1150WN e o Scanner Wireless Kodak Scanmate i1190WN.
Modelos de scanners profissionais Kodak (da direita para a esquerda): i2620, i1150 e i1190.
Veja agora algumas áreas de negócios que podem obter resultados gerenciais incríveis com o uso de scanners profissionais.
Uso de scanners profissionais: áreas de negócios
Escritórios de advocacia
Os advogados precisam analisar vários tipos de documentos para a elaboração de um processo, afinal, quanto mais informações puder utilizar na apresentação de recursos e em defesa de seus clientes, maiores serão suas possibilidades de argumentação.
A disposição dos documentos em formato digital é muito importante para que o advogado realize suas atividades com mais praticidade e de forma organizada, principalmente para evitar o acúmulo de papel nas mesas de trabalho.
Dessa forma, os scanners profissionais são perfeitos para escritórios de advocacia, pois além da digitalização frente e verso automática da folha, convertem diretamente os arquivos para PDF compactado e aceitam diversos tipos de documentos, como carteiras de identidade e cartões em relevo.
Imobiliárias
Assim como os escritórios de advocacia, as imobiliárias movimentam um grande volume de documentos que são necessários nas ações de venda, compra ou locação de moradias e estabelecimentos comerciais.
A utilização de um scanner profissional neste tipo de área de negócio traz muitos benefícios relacionados à economia de tempo na localização de informações contratuais e dados de clientes, sendo este um fator essencial para a melhoria da qualidade de atendimento ao cliente.
Instituições de ensino
A manutenção do acervo documental de uma instituição de ensino pode ser um grande desafio em função do volume de informações relativas aos registros das atividades acadêmicas e do histórico escolar de cada aluno.
Além disso, o papel ainda é muito utilizado nas instituições de ensino, sobretudo para a realização de cópias de documentos que podem ser consultados em formato digital.
Com a facilidade de uso dos scanners profissionais, é possível simplificar o atendimento aos alunos e garantir a segurança das informações em casos de acidentes que podem danificar totalmente a legibilidade dos arquivos na versão impressa.
Construtoras
As construtoras também recebem e produzem um grande volume de documentos que registram a compra de materiais e as práticas de Segurança do Trabalho nos canteiros de obras, entre elas, o DDS – Diálogo Diário de Segurança.
Notas fiscais, contratos de prestação de serviços com empreiteiras, contratos de locação de equipamentos e máquinas são apenas alguns tipos de documentos que as construtoras devem preservar, inclusive no formato digital, garantindo maior segurança das informações correspondentes às diversas atividades desenvolvidas neste segmento de atuação.
Além destas áreas de negócios, o uso de scanners profissionais também facilita a execução das atividades gerenciais nos bancos, hospitais, clínicas, empresas de recrutamento e seleção (RH), entre outras.
Conclusão
Com a digitalização de documentos, as empresas conseguem economizar custos com insumos de escritório e garantem o aumento da produtividade na execução dos serviços que demandam a análise de contratos, cadastros, relatórios e demais tipos de informações.
Neste artigo, mostramos como o uso de scanners profissionais faz toda a diferença na realização das atividades administrativas, citando alguns exemplos de áreas de negócios que trabalham com grandes volumes de documentos.
Não deixe de conferir o artigo “As 5 maiores vantagens de um scanner profissional” em nosso blog e saiba qual modelo escolher para o seu escritório.
Chegamos ao fim desta publicação sobre o uso de scanners profissionais em diversas áreas de negócios, mas você pode continuar acessando nossos conteúdos através do Facebook e do Youtube.
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