9 verdades e 1 mentira sobre a digitalização de documentos
A digitalização de documentos é uma das soluções mais eficazes para a rapidez de acesso à informação e o aumento da produtividade nos serviços de escritório.
Muitas empresas ainda utilizam métodos tradicionais para o gerenciamento de arquivos, e com isso, perdem a oportunidade de reduzir custos administrativos que fazem toda a diferença na qualidade dos gastos a serem considerados na análise de resultados do planejamento estratégico.
No artigo de hoje do nosso blog, você vai conferir informações essenciais sobre a importância de preservar os arquivos impressos em formato digital, além de conhecer 9 verdades e 1 mentira sobre a digitalização de documentos. Acompanhe!
Por que é importante digitalizar documentos?
O mercado de trabalho está cada vez mais dinâmico e exige das empresas a adoção de soluções práticas que reduzam o tempo de conclusão dos processos administrativos e garantam a qualidade de atendimento ao cliente, além de incrementarem a qualidade do processo decisório.
A digitalização de documentos corresponde ao registro digital de informações contidas em materiais impressos por meio do uso de um scanner, que será o equipamento responsável por transformar o papel em arquivo eletrônico após alguns segundos de operação.
Dessa forma, é possível armazenar as informações gerenciais no computador e preservar a originalidade de cada documento contra as ações do tempo e demais ocorrências que podem destruir completamente os arquivos armazenados em pastas e caixas.
Ao digitalizar os documentos, as empresas conseguem economizar tempo e recursos na realização de procedimentos internos, além de aprimorarem a cultura organizacional implantando medidas sustentáveis que promovem o uso consciente de papel como meio para a circulação de informações no escritório.
Mas, você pode estar se perguntando: por que a digitalização de documentos é tão importante, se em muitos casos, somente as vias originais dos arquivos podem ser utilizadas nas negociações e requerimentos com órgãos públicos e privados?
O que você faz para manter a segurança dos seus documentos contra fraudes e extravios?
O que você faz para manter a segurança dos seus documentos contra fraudes e extravios?
É fundamental preservar os documentos que registram informações pessoais, assinaturas de concessões e comprovantes de pagamentos, porém, é muito arriscado mantê-los nas gavetas e caixas de correspondências dos escritórios.
Imagine se alguém os confunde com um “rascunho” ou acrescenta mais documentos nestes locais?
As chances de seus arquivos serem descartados acidentalmente serão enormes, e caso eles não tenham sido digitalizados, ficará difícil recuperar as informações e garantir a legitimidade dos processos.
Na verdade, os órgãos de regulamentação fiscal e até mesmo os bancos já disponibilizam a opção de envio de documentos digitais para diversos tipos de solicitações e serviços, inclusive através dos aplicativos de celular.
Portanto, a dica é manter os arquivos impressos bem protegidos depois da digitalização para a conquista de mais agilidade na conclusão dos processos administrativos e a máxima segurança de todos os documentos da empresa.
9 verdades e 1 mentira sobre a digitalização de documentos
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância de manter os arquivos preservados também no formato digital, confira a lista que preparamos com 9 verdades e 1 mentira a respeito da digitalização de documentos.
Acompanhe e veja se você descobre qual é a informação “falsa” sobre a realização desse tipo de serviço.
1. Os scanners profissionais digitalizam direto para PDF compactado
Com o uso de scanners profissionais, é possível digitalizar documentos diretamente para o formato PDF compactado, ou seja, arquivos de tamanho reduzido e com alta qualidade de imagem.
2. É possível identificar alterações nos arquivos digitalizados
Por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, todos os arquivos armazenados são processados em um software que gerencia as alterações nos arquivos e evita o acesso de usuários que não possuem autorização para acessá-los.
3. A digitalização é uma solução estratégica para a redução de custos
Manter os documentos em formato digital é uma forma de evitar impressões desnecessárias, que se reflete em economia de custos com a reposição de suprimentos para escritório (papel, cartuchos de impressora, pastas, etc).
4. Scanners profissionais digitalizam de 20 a 200 folhas por minuto
Dependendo do modelo de scanner profissional, é possível realizar a digitalização de até 200 folhas por minuto e considerando que equipamento é duplex (digitaliza frente e verso em uma única passagem da folha) isso significará até 400 imagens por minuto.
5. É possível selecionar a extensão dos documentos após a digitalização
Somente os scanners profissionais possibilitam a escolha das extensões dos arquivos digitalizados. Entre elas, estão os formatos PDF, JPEG e BMP, que são os mais utilizados.
6. Os documentos são transformados em imagens no processo de digitalização
O scanner registra o documento como uma imagem, que pode ser aumentada ou reduzida com o uso de softwares específicos de edição.
7. A digitalização pode alterar a qualidade da impressão
A leitura do scanner pode ser prejudicial à qualidade da impressão quando o mesmo documento é digitalizado mais de uma vez.
8. Após a digitalização, é possível organizar e proteger os arquivos em um único software
Quanto mais documentos digitalizados, maior será a necessidade de gerenciá-los, principalmente para evitar atrasos nas buscas. Portanto, é fundamental a escolha de um software GED que garanta, simultaneamente, a organização e a proteção dos arquivos digitais.
9. A digitalização de documentos é uma ação prática e dinâmica
A digitalização não é um procedimento complexo, porém, é necessário utilizar corretamente os recursos dos scanners para a garantia de bons resultados com a conversão de documentos impressos para o formato digital.
10. Os documentos digitalizados podem ser armazenados em nuvem
Além da conversão para o formato digital, os documentos digitalizados podem ser compartilhados em sistemas de armazenamento em nuvem gratuitos, como o Google Drive, o Dropbox e OneDrive.
E então, descobriu qual é a informação “falsa” sobre a digitalização de documentos?
Isso mesmo! É a número 7!
Não é preciso se preocupar com possíveis alterações nos documentos após a digitalização. Aliás, você pode digitalizar o mesmo arquivo quantas vezes quiser, pois as informações impressas não serão danificadas ou apagadas!
A quantidade de vezes que um documento é digitalizado não influencia na qualidade da impressão.
Caso sua empresa ainda faça uso de métodos tradicionais para o gerenciamento de arquivos, a digitalização de documentos será uma excelente medida para a redução de custos administrativos, além de agilizar os processos e aumentar a produtividade dos serviços de escritório.
E se você gostou deste conteúdo, baixe agora mesmo o Guia Completo para Digitalização de Documentos, que contém dicas exclusivas de como realizar a gestão dos arquivos da sua empresa diretamente do computador!
Até a próxima!
Gostei das dicas, esse é o futuro das documentações tradicionais. Em um futuro próximo, grande parte dos documentos que utilizamos hoje, será convertida digitalmente e concentrada através de um único acesso com possibilidade de resgatar individualmente cada um deles de acordo com a necessidade em questão no momento.
Fica a dica: Digitalização de qualquer conteúdo impresso faz-se necessário. É satisfação e praticidade, tanto para quem envia, quanto para quem recebe.
Bom dia sr. Reginaldo!
A digitalização de documentos mantém a segurança das informações, além de aumentar a produtividade e ajudar na criação de um ambiente de trabalho mais sustentável pela redução de cópias dos arquivos.
Seu comentário abrange os principais benefícios da digitalização. Muito obrigado por colaborar para o enriquecimento desta publicação!
Continue acompanhando nosso blog e confira outras informações úteis sobre digitalização de documentos.
Um abraço!