Eficiência dos processos administrativos: 4 dicas imperdíveis!
(Imagem: Freepik)
A eficiência dos processos é um dos fatores mais importantes para a conquista de resultados que valorizem os diferenciais de uma empresa.
De forma resumida, eficiência significa “realizar atividades e tarefas da maneira correta”, através do uso racional dos meios disponíveis para o alcance de um objetivo.
A partir dessas considerações, é possível dimensionar a importância da eficiência dos processos ao analisarmos questões comuns a todas as empresas, como a “competitividade”, “rentabilidade” e a “capacidade” para atender às demandas do mercado.
Este é um assunto que abrange diversos conceitos, porém, vamos focar na parte prática e listar 4 dicas que você pode aplicar na sua empresa para obter melhores resultados com o gerenciamento de processos. Confira!
Como melhorar a eficiência dos processos
1. Digitalize os documentos e garanta mais agilidade na localização das informações.
Diminua o uso do papel como meio de circulação de informações na empresa e tenha mais flexibilidade para realizar os processos administrativos.
Mantendo os documentos acessíveis em formato digital, tudo fica mais fácil, a começar pelos processos de busca e compartilhamento de informações.
Além da agilidade para localizar documentos – que é um dos fatores mais importantes para a eficiência dos processos, a digitalização é fundamental para preservar o acervo documental e para a economia de custos com reproduções dos documentos em papel.
Para digitalizar documentos com velocidade, utilize um scanner profissional e aproveite as diversas funcionalidades para aumentar a produtividade em seu escritório, entre elas:
- Digitalização simultânea da frente e do verso da folha;
- Mais opções de formatos de saída para os documentos (PDF pesquisável, Word editável, entre outros);
- Alimentador Automático de Documentos (ADF, na sigla em inglês), que aceita documentos de tamanhos pequenos, inclusive cartões em relevo.
Leia o artigo “As 5 maiores vantagens de um scanner profissional“ e confira as opções de scanners profissionais que você pode adquirir em nosso site!
2. Controle o acervo de informações utilizando um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
O GED é o conjunto de tecnologias aplicadas para o armazenamento, localização, controle de acesso e organização dos documentos digitais.
A segurança e a rastreabilidade dos documentos é intensificada com a utilização de um software GED que preserve a versão original dos documentos e proporcione a definição de níveis de acesso para que os gestores tenham mais controle sobre o fluxo de informações da empresa, como é a caso da solução Keeva.
Acesse o site do Keeva para conhecer o software e saber mais a respeito do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
3. Faça pesquisas de satisfação e identifique quais necessidades devem ser priorizadas no atendimento aos clientes.
Avalie a relevância dos processos e ordene a execução dos mesmos de acordo com as respostas do público-alvo.
Mantenha um canal de comunicação para filtrar críticas e sugestões, estimulando-os à avaliação da qualidade de atendimento e da experiência de compra na loja ou site.
O “fator humano” continua sendo primordial para o sucesso empresarial, portanto, invista no treinamento dos colaboradores para diminuir falhas na divulgação de informações e esclarecimentos quanto às dúvidas dos clientes.
4. Priorize o trabalho colaborativo.
Envolva sua equipe no desenvolvimento dos processos desde a concepção das ideias até as etapas de aplicação do planejamento estratégico.
Ao delegar funções, explore ao máximo o trabalho colaborativo para ter mais segurança de que os projetos serão entregues nos prazos e com qualidade.
(Imagem: Freepik)
Conclusão
É preciso ter visão estratégica e acompanhar as mudanças promovidas pelo avanço tecnológico para investir em soluções que proporcionem a eficiência dos processos, tais como a digitalização de documentos e o GED.
Portanto, esteja sempre conectado(a) à realidade do mercado e utilize a tecnologia para otimizar os resultados da sua empresa!
Continue acompanhando nosso blog para saber mais sobre gerenciamento da informação e aplique as dicas relacionadas neste artigo para melhorar a eficiência dos processos de maneira prática e produtiva.
Até a próxima!
Sou a Eduarda Ferreira, gostei muito do seu artigo tem
muito conteúdo de valor, parabéns nota 10.