Erros comuns na digitalização de documentos e como evitá-los
Ano após ano, a digitalização de documentos é uma realidade para muitas empresas! Além disso, é uma obrigação de algumas áreas como saúde, jurídica e governo.
Assim como todo processo, requer atenção, planejamento e também está passivo a erros! No artigo de hoje você verá quais os erros mais comuns na digitalização de documentos e como evitá-los. Então, fique conosco até o final e saiba mais em seguida!
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1. Falta de organização antes da digitalização
Primeiramente, um dos principais erros cometidos na hora de digitalizar documentos é a falta de organização antes da digitalização. Ou seja, a falta de preparado dos papéis retirando grampos e clipes, da separação dos documentos ou até mesmo da ordem de digitalização.
Aqui no nosso blog nós temos um artigo que fala sobre 5 dicas para deixar o processo de digitalização de documentos mais eficiente, onde abordamos essa questão mais a fundo, clique no link caso queira ler.
Mas, em meias palavras, criar um cronograma de organização antes da digitalização de documentos pode te ajudar a ser mais prático e eficiente nesta tarefa! Comece organizando os documentos por tipo e grau de importância, separe aqueles que serão digitalizados coloridos dos que serão em tons de cinza. Além disso, nunca esqueça de retirar grampos e clipes dos papéis! Isso pode salvar o seu scanner.
2. Falhas no armazenamento
Outro erro comum na digitalização de documentos está diretamente relacionado com o armazenamento dos arquivos digitais. Apesar de parecer óbvio, escolher bem o local que irá salvar seus arquivos pode fazer total diferença na hora de digitalizar os documentos.
Isso porque o armazenamento correto te garante um acesso mais rápido as informações e um compartilhamento mais seguro dos dados. Sem dúvidas, o uso de softwares de gerenciamento de documentos pode ser o seu salvador nessa questão.
3. Escolha do equipamento errado ao digitalizar
Por fim, mas não menos importante, um dos erros mais comuns ao digitalizar documentos é a escolha do equipamento correto para realizar a tarefa. Além disso, por mais prático que seja utilizar o smartphone ou a impressora multifuncional, o equipamento ideal, pensado e construído para essa tarefa, é o scanner profissional.
Aliás, um scanner profissional consegue ser até 40% mais rápido que uma impressora multifuncional, e produz muito mais em menos tempo também. Em comparação com um smartphone, a produtividade do scanner e a qualidade do arquivo gerado devem ser levadas em consideração.
Isso porque o scanner consegue digitalizar lotes inteiros de uma só vez e o arquivo gerado tem uma alta qualidade, sem necessariamente carregar o peso deste arquivo desnecessariamente.
Onde comprar o seu scanner profissional?
A Netscan Digital é revenda oficial das principais marcas de scanners profissionais do mercado! No nosso site você encontra equipamentos que podem ajudar você a digitalizar documentos das mais variadas demandas, da pequena onde seu volume não passa de 100 digitalizações por dia, até mesmo demandas mais robustas onde o volume de digitalização ultrapassa 100 mil documentos.
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Nos vemos no próximo artigo, até mais!
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