Validade jurídica para documentos digitalizados e cuidados necessários com a sua assinatura digital
A validade jurídica de documentos digitalizados já gerou diversos questionamentos, mas é um assunto muito pertinente, principalmente para quem é da área jurídica.
Hoje não há discordância sobre a validade jurídica do documento original.
Por isso, neste post, vamos discorrer sobre o tema para que você não tenha dúvidas se o documento que tem origem no papel e é digitalizado, tem validade jurídica ou não, e para que tenha, o que é preciso fazer para validá-lo.
Atenção
Apesar deste artigo se basear em leis brasileiras, essas mesmas leis são interpretáveis pelos juízes e é sempre bom consultar um advogado para ter respaldo jurídico.
O início da validação jurídica para documentos digitalizados
O Brasil acompanhando as tendências de digitalização de documentos, criou em 2001 a ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Uma cadeia hierárquica de confiança que possibilita a emissão de certificados digitais para a identificação de pessoas físicas e jurídicas em meio eletrônico.
A criação dessa infraestrutura, por meio da Medida Provisória nº 2.200/2001, reforçou ainda mais a validade de documentos e operações realizadas em ambientes virtuais.
Porém, para que a validação de documentos digitais seja possível, a utilização de certificados e assinaturas digitais para a identificação do usuário é imprescindível. Afinal, estes são os elementos responsáveis por garantir toda a regularidade e credibilidade do processo.
A Medida que respalda a validade jurídica para documentos digitalizados
A Medida Provisória 2.200 que passou a vigorar em 2001, foi um marco importante para a gestão de documentos eletrônicos e tratou de maneira clara esse assunto.
Através dessa medida, entende-se que a validade jurídica de um documento digital não é a mesma de um documento impresso que foi escaneado, assinado a mão e/ou autenticado em cartório. Ou seja, o que foi digitalizado e recebeu assinatura digital, não possui validade jurídica.
Quanto ao quesito validade jurídica para documentos digitais, que foram criados em ambientes digitais, é importante destacar que, quando assinados por meio de um certificado digital – regulado pelo ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) – recebem uma série de atributos e garantias importantes, como comprovação de autenticidade e irrefutabilidade, que os certifica a mesma validade jurídica.
A evolução da validade jurídica de documentos digitais e o descarte de documentos físicos
O uso de documentos digitais aumentou exponencialmente, o que exigiu uma maior atenção para a regulamentação desse novo tipo de documentação.
E um passo importante nesse processo foi o Decreto N°10.278, de 18 de março de 2020.
Nele é possível conferir quais sãos as condições determinantes em um processo de digitalização, para que um documento digital passe a ter a mesma validade jurídica do que o documento original.
O decreto também determina que após ser digitalizado (seguindo as diretrizes determinadas) o documento físico pode até ser descartado, a não ser que ele apresente conteúdo de valor histórico.
Você sabe o que é e como funciona a assinatura digital?
Uma das condições para consolidar a validade jurídica dos documentos digitais é assinatura digital e vale a pena entender um pouco mais sobre ela.
A Assinatura digital funciona da mesma forma que uma assinatura convencional, ela valida o documento assinado. Essa garantia digital é a maneira de identificar e certificar que o emissor de um determinado documento é quem ele diz ser. Já falamos anteriormente em outro post no blog como funciona a assinatura digital e as melhores ferramentas para evitar as fraudes e manter a segurança das informações da sua empresa.
A assinatura digital é essencial para a validação jurídica do documento. Foto: Reprodução
Quais são os cuidados necessários com sua assinatura digital?
1. Não utilize computadores compartilhados
Se mais de uma pessoa tem acesso à mesma máquina onde a chave de criptografia de uma assinatura digital está armazenada, o processo de autenticação deixa de ser seguro.
Na realidade, é recomendado que a chave seja utilizada apenas em um computador pessoal, sem acessos múltiplos.
Caso uma pessoa não confiável tenha ao seu desktop ou notebook, ela poderá copiar a chave e levá-la em um pendrive a qualquer momento.
2. Escolher uma senha segura
Como a validade jurídica dos documentos digitais é confirmada por meio de login e senha, é muito importante que esses dados estejam seguros.
Para isso, é fundamental definir uma senha que não seja de fácil dedução. Isso vale para senhas de banco, usuários profissionais e qualquer acesso online.
3. Investir em segurança digital
Se você utiliza sua chave de criptografia nos computadores da sua empresa, tem ainda mais motivos para investir em proteção de dados e na gestão de documentos digitais.
Frequentemente, sistemas de empresas são invadidos por hackers que roubam dados e provocam muitos prejuízos. Inclusive a empresa SonicWall criou um relatório sobre o aumento de ataques cibernéticos no Brasil, e São Paulo é o estado mais visado com mais de 3 milhões de violações. Então é muito importante que os dados da sua empresa estejam devidamente protegidos. Por isso é tão importante investir na área de segurança digital.
Portanto, para que seu documento digitalizado tenha validade jurídica, é necessário que a sua empresa tenha certificado digital registrada na ICP Brasil, como falamos anteriormente.
Conclusão
Para consolidar a validade jurídica dos seus documentos digitalizados e proteger as informações da sua empresa, é importante ter assinatura digital e assim identificar cada emissor de determinado documento.
Ainda assim, são necessário alguns cuidados para que sua empresa não seja alvo de ataques cibernéticos ou hackers, entre eles: não compartilhar o computador onde sua chave criptografada (que possui sua assinatura digital) com ninguém, limitar os acessos.
A escolha de uma senha segura também é importantíssima.
E por último, mas não menos importante, você deve investir em segurança digital. Devido ao grande número de ataques cibernéticos e para que não tenha os dados da sua empresa vazados por toda a internet, os recursos de segurança digital são fundamentais para evitar a perda de dados importantes e/ou sigilosos.
Muitas pessoas não tem certificado digital. Especialmente as carentes deixariam de ser representadas. UMA SOLUÇÃO SERIA A RATIFICAÇÃO EM AUDIÊNCIA. MESMO NA VIRTUAL APRESENTANDO A ORIGINAL OU PARA COMPARECIMENTO EM CARTORIO NO FÓRUM PARA SER CERTIFICADA SUA AUTENTICIDADE.
E o DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020 não valida os documentos escaneados?
Olá Priscilla, tudo bem? Sim, se se enquadrar nos tipos de documentos determinados e cumprir os requisitos de digitalização do DECRETO N°10.278 de 18 de março de 2020 o documento escaneado pode sim ter validade jurídica.
Um documento original, autenticado em cartório e na sequência digitalizado, tem validade jurídica?
William tudo depende do documento em questão. Existem exigências específicas de prazo e formato de armazenamento para cada tipo de documento. Você pode entender um pouco melhor sobre essas determinações no DECRETO N°10.278 de 18 de março de 2020.
Tenho uma dúvida,
Em Digitalização com entes públicos:
O documento após ser digitalizado, deve ser assinado com cerificado digital de minha empresa ou do emissor do arquivo físico?
Oi Everton, tudo bem? Isso vai depender da legislação em vigor sobre o documento específico. Na dúvida, é melhor consultar um advogado!