Como eliminar documentos públicos
Atenção
Apesar deste artigo se basear em leis brasileiras, essas mesmas leis são interpretáveis pelos juízes e é sempre bom consultar um advogado para ter respaldo jurídico.
Como tudo na vida tem um processo, a eliminação de documentos públicos também faz parte de um, o de Gestão de Documentos. Como em todo processo, o de Gestão de Documentos deve seguir algumas etapas para produzir os efeitos desejados.
Neste artigo, exploraremos a avaliação dos documentos para eliminação. o que é eliminar um documento e dicas de como fazer a eliminação dos mesmos.
Eliminação de documentos
A eliminação de documentos – principalmente os públicos – é algo recorrente no meio corporativo, no entanto, é necessário muito critério e cautela na hora de identificar aqueles que serão destruídos.
A não realização de uma avaliação completa para determinar quais documentos públicos podem ou não ser descartados impede a eliminação.
Quais deles poderão ser eliminados, quais serão preservados por mais tempo e quais serão mantidos indefinidamente, pois possuem valor permanente. Uma tabela de temporalidade é de muita importância nessa etapa.
Atenção
É de suma importância entender que a eliminação de documentos de valor permanente é crime, de acordo com a Constituição (Art. 23, inciso III e Art. 216, incisos III, IV e V, parágrafos 1º e 2º), que protege a documentação pública.
Profissionais com formação teórica devem avaliar ativamente a eliminação desses documentos para evitar descartes prejudiciais à memória da instituição e, por conseguinte, do país.
Passo a passo para eliminação de documentos públicos
1- Primeiramente, o responsável pela gestão de documentos realiza uma avaliação criteriosa para decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados
2- Em seguida, a eliminação dos documentos públicos deve ser aprovada por uma comissão de avaliação, formada por um grupo de profissionais das áreas a que os documentos pertençam.
3- Assim que a comissão aprovar a lista de documentos a serem eliminados, esta lista deve ser aprovada pelos profissionais responsáveis do Arquivo Nacional.
4- Após o Arquivo Nacional autorizar a eliminação desses documentos, a instituição publicará um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (conforme a Resolução CONARQ nº 40, de 09/12/2014, art. 5º, parágrafo único). Esse edital garantirá que toda a comunidade tenha conhecimento de que os documentos listados serão eliminados.
5- Este Edital, possui um prazo de 30 a 45 dias para que alguém se manifeste contra a eliminação de tais documentos (Resolução CONARQ nº 40, de 09/12/2014, art. 5º), e após a publicação no Edital de Eliminação de Documentos. Em não havendo manifestação contrária poderá ser realizada a eliminação, sendo elaborado o Termo de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 40, de 09/12/2014, art. 2º).
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