A digitalização evita a fraude em documentos? Confira quais ferramentas usar para manter a segurança da informação em sua empresa

As fraudes por adulteração ou extravio de documentos são muito comuns, causando muita preocupação principalmente no meio empresarial.

A digitalização de documentos é uma ferramenta muito segura para diminuir a possibilidade de fraudes.

Uma vez que um documento é digitalizado e armazenado em segurança, a empresa passa a ter mais controle sobre ele,  pois no meio digital fica mais simples controlar quem teve acesso aos documentos e quais ações foram feitas a partir desse acesso, além de aumentar a segurança quanto as fraudes.

Outro benefício é que em caso de adulteração ou extravio do documento digital, a empresa pode restaurar a versão original.

Além disso, ao evitar que os documentos originais trafeguem pelos departamentos da empresa, também é possível aumentar a segurança contra extravios ou perda de documentos por deterioração.

Documento digitalizado e documento digital. Entenda as diferenças

Você sabe a diferença entre documento digitalizado e documento digital? Apesar da similaridade, eles possuem suas particularidades, que vamos explicar de maneira bem sucinta.

• Documento digitalizado: teve como origem um documento em papel e será passado para o computador, em formato digital, geralmente através de um scanner.
• Documento digital: a sua origem é no próprio meio digital, é criado e fica acessível através de um computador.

Podemos resumir de uma outra forma. O documento digital pode ser esse artigo que você está lendo agora. Ele foi criado em um computador, trafega, é armazenado e até eliminado digitalmente.

O documento que foi digitalizado e passou a ser um arquivo digital, não possui o mesmo valor jurídico de um arquivo que teve origem no meio digital, pois é uma cópia.

Portanto, o processo de digitalização não é suficiente para garantir o valor jurídico de documentos originais em papel, é necessária a assinatura digital para sua equivalência jurídica. Conforme a lei Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.

Como deixar seus documentos mais seguros

Para uma empresa é primordial garantir a segurança de seus documentos e há muito investimento nesse sentido, principalmente para evitar fraudes.

Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para garantir maior segurança dos seus documentos digitais.

As empresas que possuem certificado digital podem digitalizar documentos e garantir a autenticidade das informações contidas nos mesmos.

O certificado digital é uma identidade eletrônica com dados protegidos por chaves criptografadas que comprovam quem fez uma determinada transação.

Certificados digitais: uma ferramenta contra as fraudes

O Certificado digital é uma espécie de reconhecimento eletrônico, com uso exclusivo, não podendo ser transferido para outra pessoa jurídica ou física.

É a garantia que a identificação do responsável pelo documento digital é autêntica e de responsabilidade daquela pessoa.

Confira os formatos de certificado digital

Foto: Reprodução

Tipo A: Certificado de assinatura digital

Alguns documentos devem ter assinatura e o documentos digitais não são diferentes. Esse tipo de assinatura se assemelha às reconhecidas em cartório e traz autenticidade ao documento digital, identificando o autor de tal transação, trazendo integridade e garantindo que o mesmo não seja alterado.

Tipo S: Certificado de Sigilo/Confidencialidade

Esse tipo de certificado digital é utilizado para oferecer sigilo ou criptografia de dados, ou seja, o conteúdo dos documentos enviados e/ou armazenado é protegido contra acessos não permitidos, sem expor o teor do que está sendo trafegado.

Tipo T: Certificado de tempo

Certificado de tempo é o serviço de certificação que registra o dia e a hora em que o documento eletrônico foi assinado, com a devida identificação do autor.

Esse tipo de certificado é essencial para garantir a temporalidade e tempestividade de documentos importantes. Dentro do Certificado de tempo, temos os tipos: A1, A3 e A4.

Certificado A1: São aqueles que a chave privada é gerada por um software, podendo ficar armazenada em um computador ou programa de computador.

É possível e recomendável que o utilizador faça uma cópia de segurança do certificado, além de mover e copiar a chave privada a ele associada. Possui validade de 1 ano.

Certificado A3: São certificados gerados e armazenados em um hardware criptográfico, que pode ser um cartão inteligente ou token. O titular do Certificado A3 é o único que pode usar a chave privada, caso tenha a senha de acesso.

A diferença para o Certificado A1 é que nesse tipo de Certificado A3, as informações não podem ser copiadas, reproduzidas e nem é possível fazer cópia de segurança. Tem validade de até 3 anos.

Certificado A4: Utiliza um Módulo de Segurança Criptografada (HSM ou Hardware Security Module), no qual a chave privada do Certificado A4 é gerada e armazenada.

Esse tipo de certificado permite cópia de segurança para outro HSM. A grande diferença do Certificado A4 para o A3 e o A1 é que a sua segurança criptográfica é muito maior que a dos demais, por isso o tamanho da chave é maior.

Portanto, para esse tipo de certificado é necessário um documento de identificação adicional no processo de validação da solicitação. O certificado A4 tem validade de até 6 anos.

Entenda o que é criptografia

Criptografia é uma espécie de chave de segurança, que permite “abrir e fechar” o documento sem que ele seja violado, garantindo a sua confidencialidade.

Explicando melhor, a criptografia funciona como uma forma sistemática de esconder a informação ao tornar um texto ou uma mensagem incompreensível.

No certificado digital, essa codificação é executada por um software que realiza um conjunto de operações matemáticas, inserindo uma chave secreta na mensagem.

Ao usar um certificado digital, o emissor envia um texto cifrado que terá de ser processado pelo receptor para novamente ser transformado em texto legível. Esse processamento ocorre apenas se o receptor tiver a chave correta para decodificar a mensagem.

Blockchain: um novo mundo para a segurança de dados

Blockchain é mais uma ferramenta que você pode usar com o certificado digital. O Blockchain utiliza a descentralização da informação como mecanismo para garantir maior autenticidade e privacidade.

Funciona como estrutura de dados, contabilizando qualquer movimentação em uma transação, seja ela financeira, um contrato ou uma moeda digital.

Essas ações são assinadas (através da assinatura digital), portanto cada pessoa será responsável pela movimentação que realizar e a mesma movimentação não pode ser alterada.

O diferencial da tecnologia Blockchain é que esses dados são distribuídos em uma rede de vários servidores, cada um com uma mesma entrada e registro de todas as cópias.

Basicamente, o Blockchain é uma espécie de livro contábil que registra cada operação em diversos servidores espalhados pelo mundo.

Essas informações são copiadas e atualizadas frequentemente em diversos computadores, sendo assim, apagar ou fraudar essas informações é uma tarefa muito difícil ou quase impossível.

O Bitcoin que está na moda hoje, é um bom exemplo dessa tecnologia Blockchain. Mas o que é Bitcoin?

Bitcoin é uma moeda como o dólar ou real, mas bem diferente dessas duas, pois é uma moeda virtual (a primeira na história) que não é controlada por nenhum banco central.

Para você obter um Bitcoin é preciso “minerar” os blocos da blockchain que compõem a rede Bitcoin, ou seja, computadores precisam estar conectados a uma mesma rede, competindo entre si na resolução de problemas matemáticos.

Quem resolver primeiro, recebe um bloco da moeda. Qual a relação do Bitcoin com a tecnologia Blockchain? Uma das características do Bitcoin é que o mecanismo que registra os negócios não é centralizado ou administrado por uma única instituição.

O histórico das transações é armazenado em blocos que somente se encaixam caso seja utilizado certo tipo de assinatura digital, no caso a Blockchain, que registra todas as transações envolvendo bitcoins, eletronicamente numa espécie de livro-razão imutável e criptografado.

Foto: Pexels

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Você sabe o que é GED? A sigla significa: Gerenciamento Eletrônico de Documentos e seu funcionamento é bem simples de entender. Após a digitalização dos documentos, onde você vai armazená-los para ter fácil acesso, melhor organização e evitar arquivos duplicados?

Exatamente. Em um GED!

Sabe quando você procura desesperadamente por um arquivo no seu computador e não lembra em qual pasta colocou? Então, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos possui busca apurada, além de gerenciar a privacidade de cada documento que estiver na nuvem, ou seja, isso porque permite definir quem pode visualizar o documento que você armazenou.

Caso seja um arquivo disponível para os funcionários da sua empresa, você consegue visualizar quem o acessou, alterou, baixou ou compartilhou o arquivo.

Conclusão

Como você pode ver, muitas dessas ferramentas estão ligadas diretamente ao certificado digital, que é muito importante para manter os documentos da sua empresa seguros e garante a autenticidade das suas informações.

Contudo, você pode utilizar os scanners profissionais como ferramentas para digitalização, prática adotada por diversas empresas, que vai te ajudar nessa tarefa de evitar a perda de documentos.

Gostou desse conteúdo? Então baixe agora o Guia Completo para Digitalização de Documentos, que contém dicas exclusivas de como realizar a gestão de documentos em sua empresa diretamente do computador!

Gostou do conteúdo? Compartilhe nosso blog e acesse nosso site para conferir nossas ofertas. Clique aqui.

Você também vai gostar de ler:

• 6 scanners para advogados e escritórios de advocacia!
• O scanner e a digitalização de discos de tacógrafo
• O que é ChatGPT? Entenda como funciona.