Classificação de Documentos: Por que é tão importante?
A Classificação de Documentos é um dos passos mais importantes quando falamos do gerenciamento eletrônico de informações, além disso, serve como base para uma guarda eficiente de arquivos.
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O que é a Classificação de Documentos?
Em primeiro lugar, a Classificação de Documentos é o processo para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, sejam eles em papel ou formato digital.
Além disso, no nosso artigo: Classificação de Documentos: O que é? Qual o melhor jeito de fazer? Você pode entender um pouco mais e ter uma visão inicial sobre o assunto.
6 formas de Classificação de Documentos
Primeiramente, entender as formas de classificação é primordial para executar de forma correta a Classificação de Documentos da sua empresa. Assim o processo se torna mais dinâmico e muito menos burocrático.
A seguir vamos abordar um pouco mais sobre essas 6 formas de Classificação de Documentos, veja abaixo:
Espécie
Em primeiro lugar está a espécie do documento, que consiste na classificação com base na origem das informações e na finalidade de uso.
Gênero
Em segundo lugar está o gênero do documento. Aqui o documento deve ser classificado por meio do seu gênero: textual, audiovisual, gráfico, entre outros.
Formato
Em terceiro lugar está o formato do documento, que corresponde a sua forma física. Ou seja, a natureza deste documento, por exemplos: cadernos, livros, folhetos, certidões, entre outros.
Forma
Em quarto lugar está a forma do documento, que corresponde a sua elaboração. Sendo assim, devemos classificá-los, por exemplo, como: rascunhos, cópia ou original.
Assunto
Em quinto lugar está o assunto. Neste tópico é importante frisar que existem conteúdos que podem ou não serem divulgados, então é importantíssimo que eles tenham em sua classificação uma nota de sigilo.
Relevância
Em conclusão a nossa lista está a relevância, que é a classificação de acordo com o estágio de produção e/ou frequência de uso na execução dos processos administrativos.
A Classificação de Documentos na organização de arquivos
Agora que você já sabe as 6 formas de Classificação de Documentos, vamos falar um pouco sobre como organizar seus arquivos.
Antes de mais nada, existem alguns métodos de arquivamento muito famosos, e que grandes empresas utilizam em suas operações.
Tais métodos são:
- Alfabético
- Geográfico
- Numérico
- Temático
- Cronológico
Escolher o melhor método, que se encaixe perfeitamente a sua operação pode ajudá-lo na hora traçar um plano de classificação de documentos, ou seja, você terá mais informações e uma melhor estratégia para utilizar.
Por que utilizar scanners profissionais na hora de digitalizar seus documentos?
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Nos vemos no próximo artigo, até mais!
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