Classificação de documentos: O que é? Qual o melhor jeito de fazer?
Entenda melhor o que é classificação de documentos, além disso, veja as estratégias e padrões mais utilizados para otimizar a eficiência e a produtividade de um processo de arquivamento.
O que é classificação de documentos?
Primeiramente, a classificação de documentos é o processo para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em formato digital.
Em suma, as empresas podem aplicar seus próprios padrões para a classificação dos documentos movimentados no dia a dia.
Porém, existem alguns padrões pré-definidos que contemplam praticamente todos os tipos de informações empresariais.
Confira a seguir os padrões de classificação de documentos mais utilizados no mundo empresarial.
4 padrões de classificação de documentos
Estes são os 4 padrões mais utilizados para classificar documentos:
Espécie
Este padrão consiste na classificação do tipo de documento com base na origem das informações e na finalidade de uso.
Uma “Ata de Reunião”, por exemplo, registra os acordos e decisões estabelecidos para a execução do planejamento estratégico, bem como a definição de prazos de conclusão e a delegação de responsabilidades aos envolvidos.
Já uma “Ordem de Serviço” é um documento de origem técnica e/ou administrativa que autoriza a realização de um serviço e contém a descrição do que deve ser feito, servindo como base de dados ao prestador.
Outros exemplos de espécies de documentos: “laudos”, “petições”, “recibos”.
Gênero/formato
Representação do documento no formato impresso ou digital.
Em suma, quando a mesma informação é transmitida em formatos diferentes, é importante classificar os documentos de acordo com o tipo de conteúdo e os respectivos suportes para sua reprodução.
Os textos (impressos e digitais), gravações em áudio, vídeos, gráficos e planilhas são exemplos de gêneros/formatos de documentos.
Assunto
Antes de mais nada. dependendo do tipo do documento é fundamental classificar se o conteúdo pode ser divulgado sem restrições ou se contém informações sigilosas.
É o caso de fichas de cadastro, por exemplo, que registram informações confidenciais dos funcionários e clientes.
Sendo assim, quando o assunto de um documento for “sigiloso”, o mais indicado é sinalizar esta restrição de acesso.
Relevância
É a classificação dos documentos de acordo com o estágio de produção e/ou com a frequência de uso na execução dos processos administrativos.
Alguns tipos de documentos exigem mais tempo de pesquisa e apuração de dados para serem concluídos, bem como os que dependem de “aprovações” e/ou aguardam análise técnica/jurídica.
Então, para os documentos em fase de elaboração a dica é simples: Inclua lembretes no envelope descrevendo o estágio do processo, as informações que ainda precisam ser incluídas e o prazo limite para conclusão.
(Imagem: Freepik)
Dica adicional para classificação de documentos
Esses 4 são os padrões mais utilizados para classificar documentos e facilitar a localização de dados em meio ao fluxo de informações empresariais.
Caso sua empresa tenha um grande volume de documentos arquivados, uma sugestão é utilizar a “relevância” para classificá-los.
Assim você será capaz de diferenciar os documentos mais utilizados na execução dos serviços para reduzir o tempo de busca e garantir mais produtividade.
Leia o artigo “Dicas para arquivar documentos depois da digitalização” para saber mais.
E aprenda como melhorar o aproveitamento do espaço físico no escritório guardando documentos de forma segura e estratégica.
Conheça também a possibilidade de gerenciamento eletrônico destes documentos.
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Até a próxima!
A organização dos documentos e do escritório é fundamental! Parabéns pelo trabalho.
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