Como a digitalização de documentos ajuda os administradores de condomínio

Administrar nunca é fácil, seja qualquer coisa, tempo, empresas ou até mesmo o seu condomínio. Muitas pessoas querem se eleger síndicos de seus condomínios para fazê-los um lugar melhor, mas não têm ideia de como é administrá-los.

A responsabilidade de um síndico de condomínio é enorme, muito se deve à exigência dos moradores. Portanto, cada dia mais se faz necessária a capacitação desses administradores e a integração da tecnologia com a profissão. Abaixo entenderemos como a digitalização de documentos ajuda os administradores de condomínio.

Atribuições de um síndico

Antes de mais nada, é necessário entender as funções de um administrador de condomínio, ou síndico.

A principal atribuição de um síndico é trabalhar para manter a harmonia entre os moradores do condomínio. Legalmente, o trabalho de administração do condomínio é regulamentado pelo Código Civil brasileiro.

O mandato de um síndico é de até dois anos e pode ser renovado. É importante ressaltar que o síndico não precisa ser um morador e poderá ter remuneração para administrar o condomínio, mesmo sendo condômino.

Ainda no âmbito legal, o síndico tem diversas funções:

• Convocar assembléia dos condôminos;
• Representar e defender o condomínio e seus direitos;
• Cumprir e fazer cumprir o regimento interno;
• Cuidar da conservação das partes comuns do condomínio;
• Realizar o seguro da edificação;
• Prestar contas aos condôminos pelo menos uma vez ao ano e sempre que exigidas;
• Realizar o balanço anual e outras;

Todas essas funções requerem, além de muita capacitação, ferramentas que auxiliem nas atividades da administração executadas pelo síndico, e a digitalização pode ser a solução de muitos dos problemas. Mas o que fazer com essa quantidade de informações? O gerenciamento eletrônico de documentos – GED – pode ser a resposta.

Foto: Freepik

A digitalização auxiliando na administração

A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza o acesso e a divulgação das informações entre os funcionários e colaboradores.

A digitalização de documentos também visa otimizar a performance, melhorando a imagem corporativa diante dos clientes, sendo a digitalização dos documentos uma poderosa ferramenta para alavancar novos negócios.

Este processo de digitalização é indicado para empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada, e este é exatamente o caso dos condomínios, que não deixam de ser uma “empresa”.

Digitalizar os documentos é a maneira primordial para fazer um backup da papelada do condomínio. A digitalização dos documentos é uma segurança a mais, principalmente depois que os documentos saem da administradora.

Claro que a digitalização tem toda a questão de diminuição de custos, principalmente com impressões, mas outra vantagem é ser ecologicamente sustentável.

Para se ter uma ideia, estima-se que um condomínio pequeno gere cerca de 80 documentos por mês. Em um ano, o número de folhas impressas desse mesmo condomínio pode chegar a mais de 1.500 documentos.

Mesmo que os papéis com validade jurídica não possam ser descartados, os demais documentos que compõem a burocracia condominial, como balancetes, extratos, históricos, entre outros, podem ser disponibilizados e arquivados em formato digital. Poupando, assim, o meio ambiente e recursos financeiros.

Devido à NBR 16.280, que determina regras e procedimentos para obras nas unidades, condomínios devem também ter em seu acervo documentos que mostrem as alterações feitas no local – inclusive dentro das unidades autônomas.

Mas quais documentos o síndico pode (e deve) digitalizar? Todos esses documentos:

• Recibos;
• Comprovantes de pagamentos;
• Cupons fiscais;
• Contas de água, luz, telefone e etc;
• Boletos;
• Notas fiscais;
• Laudos técnicos;
• Contratos;
• Relação de devedores;
• Extratos bancários;
• Acordos judiciais (esses não se deve descartar o físico).

Armazenamento dos documentos

O administrador de condomínio fez a digitalização de toda a papelada e agora? Ele precisa armazená-las em algum lugar, certo? Armazenar esses documentos na nuvem é a melhor opção.
O gerenciador eletrônico de documento é um software que proporciona agilidade no acesso às informações. Além disso, oferece mais qualidade e produtividade em diversos setores. O GED, além de todas essas vantagens, proporciona um backup seguro, que pode ser acessado de qualquer lugar.

Uma ótima opção para quem procura este tipo de serviço é o Keeva. Com o Keeva as possibilidades são diversas. O Keeva, inclusive, possui uma busca apurada, além de gerenciar a privacidade de cada documento que estiver na nuvem, ainda é possível definir quem pode visualizar o documento que foi armazenada no formato digital.

Conclusão

Os síndicos buscam através da digitalização dos documentos, uma forma mais organizada, rápida e eficiente de apresentar resultados de sua gestão e permitindo aos condôminos um melhor acesso aos dados. A digitalização de documentos também permite melhorar a gestão dos recursos disponíveis, para auxiliar na tomada de decisões.

Tanto a digitalização, quanto o GED, são ótimas alternativas para tornar qualquer negócio mais atrativo, organizado e profissional.

Ao longo deste artigo vimos as vantagens de implementar a digitalização e o armazenamento de documentos em GED, desde a economia de custos até ao impacto no meio ambiente.

Em virtude das exigências dos condôminos, cada vez maiores, os síndicos têm na digitalização e no gerenciamento eletrônico de documentos, alternativas para que a administração seja organizada, eficiente e competente.

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