Como o scanner profissional facilita o armazenamento na nuvem

Em primeiro lugar, Imagine um profissional que, mesmo usando armazenamento na nuvem diariamente, pede ao estagiário para digitalizar documentos na multifuncional do escritório. Isso ocorre porque ele acha o processo complicado e demorado.

O objetivo deste artigo não é fazer a comparação da multifuncional com os scanners profissionais e sim, apresentar as facilidades que o uso do scanner profissional pode oferecer na pós-digitalização: compartilhamento, armazenamento ou qualquer fim que você queria dar ao documento digitalizado.

Para conseguir entender as facilidades, é preciso entender os obstáculos de quem ainda não implantou esse processo com um scanner profissional.

Vantagens do scanner profissional

O processo de digitalização em multifuncionais geralmente envolve a necessidade de virar manualmente as páginas, resultando em desperdício de tempo e exigindo atenção extra na organização e compactação dos arquivos.

Em contraste, um scanner profissional com alimentador automático facilita a digitalização eficiente de grandes volumes de documentos, oferecendo velocidade, capacidade e opções de organização mais convenientes. Além disso, o software associado ao scanner permite visualizar e organizar os documentos antes de enviá-los para a nuvem, simplificando o fluxo de trabalho.

Quando o scanner profissional estiver em ação, você verá o software aberto no seu computador mostrando cada documento e a frente e verso digitalizados. Já nessa tela você pode começar a organização dos arquivos para depois enviá-los para a nuvem.

4 primeiras etapas após a digitalização em scanner profissional

1. Em primeiro lugar, o software de captura do scanner profissional te dá a opção de excluir páginas em branco automaticamente.
2. Em seguida, os documentos são digitalizados em alta qualidade, porém são compactos (leves), e não perdem a qualidade de imagem.
3. As palavras contidas no documento são reconhecidas pelo sistema OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres), ou seja, os documentos se tornam pesquisáveis e editáveis.
4. E por fim, você pode começar a organizar, selecionar, excluir os documentos e é você quem escolhe em qual formato serão salvos: Word, PDF, etc.

Após a organização dos documentos, é hora de investir em uma gestão eletrônica de documentos (GED).

A maioria das empresas já têm algum sistema de compartilhamento de arquivos entre os funcionários, mas se ainda não é o seu caso, invista em um GED.

Considerando os arquivos já digitalizados e organizados, é hora de jogar para a nuvem!

4 benefícios da gestão de documentos no armazenamento na nuvem

1. Os documentos digitalizados ficam dispostos em uma plataforma online e podem ser acessados de qualquer lugar (nuvem = acesso online).
2. Aumenta a segurança física dos documentos, evita danos físicos aos documentos armazenados.
3. Aumenta a segurança digital evitando que o documento se perca por problemas de espaço ou falhas de hardware.
4. Garante uma boa segurança de dados quando você adiciona níveis de acesso aos usuários e histórico de acesso.

A gestão eletrônica de documentos engloba muitos pontos e no artigo de hoje abordamos os tópicos referentes à captura e ao armazenamento de documentos.

Agora que você já entendeu como a digitalização realizada por meio de um scanner profissional pode facilitar o armazenamento na nuvem, que tal ler mais sobre como implementar todos os passos de um GED?

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