A digitalização para uso pessoal
O uso de documentos em formato digital facilita a execução de vários tipos de atividades empresariais, além de ser um fator determinante para o aumento da produtividade nos serviços administrativos.
Mas não é somente no âmbito organizacional que a digitalização proporciona benefícios e soluções, já que os documentos também fazem parte de nossas vidas “fora” do escritório, principalmente os que possuem “datas de vencimento” e “códigos de barras”, como as faturas de cartão de crédito e as contas de serviços de água, luz, internet e telefonia.
É muito importante realizar cópias digitais destes tipos de documentos, bem como dos comprovantes de pagamento, que geralmente são impressos em papel termosensível (aquele emitido nos caixas eletrônicos do banco e nos caixas dos supermercados).
Hoje, vamos falar sobre a importância da digitalização para uso pessoal e apresentar algumas dicas de como aumentar o tempo de vida útil dos arquivos em formato impresso. Acompanhe!
Descubra quais são os benefícios da digitalização para uso pessoal (Imagem: Freepik).
A importância da digitalização para uso pessoal
Os documentos estão presentes no nosso dia a dia e muitas vezes não percebemos o quanto lidamos com eles na realização de atividades relacionadas ao cotidiano profissional e pessoal.
Carregamos documentos na bolsa, na carteira, nos bolsos da calça e no porta-luvas do carro, mas, e quando não “lembramos” onde guardamos o comprovante de um pagamento realizado há alguns dias?
Justamente por existirem tantos lugares onde guardamos os documentos, os riscos de perda são maiores, e em alguns casos, as pessoas não conseguem recuperá-los e nem mesmo resgatar as informações que existiam somente no formato impresso.
A digitalização para uso pessoal é importante para o registro de dados que possam ser utilizados em casos de contestação de pagamentos e irregularidades no cumprimento de acordos comerciais, como na contratação de um serviço de reforma predial firmado entre o dono de uma residência e um profissional autônomo.
E se o documento for rasurado? Como comprovar as informações originais do acordo estabelecido entre as partes?
Digitalizar os documentos pessoais é uma forma de prevenir situações como esta, além de reduzir o volume de papel que guardamos junto aos nossos pertences.
Quando falamos de “digitalização para uso pessoal”, relacionam-se todos aqueles documentos que contém nossos dados de identificação, portanto, falamos de faturas, recibos, notas fiscais de produtos (compras online ou em lojas físicas), orçamentos de serviços, entre outros.
A digitalização também facilita a solicitação de serviços nos mais diversos tipos de estabelecimentos comerciais. Assim, ao invés de ir até o posto de atendimento, o usuário entra no site da empresa, preenche o cadastro e envia os documentos digitalizados pela internet, economizando gastos com deslocamento e cópias em papel dos documentos.
Todos nós temos um acervo de documentos pessoais que precisam ser conservados , e a melhor forma de garantir a segurança das informações é através da digitalização, que pode ser realizada rapidamente com o uso de um scanner que aceita os mais diversos tipos de documentos, como o modelo Scanmate i940 da Kodak.
Scanner Portátil Kodak Scanmate i940
É um equipamento compacto, leve e compatível com os principais sistema operacionais (Windows, MAC e Linux)*.
Indicado para escritórios de pequeno e médio porte, o Scanmate i940 é o scanner ideal nas tarefas de digitalização para uso pessoal, pois oferece os principais recursos que garantem a rapidez e a qualidade na conversão de documentos do formato impresso para o digital.
Scanner Portátil Kodak Scanmate i940
Confira mais detalhes deste modelo:
- Facilidade de transporte: o Scanmate i940 pesa somente 1,3 KG e ocupa pouco espaço na mesa de trabalho;
- Praticidade de uso: por ser um scanner profissional, digitaliza a frente e o verso da folha de forma simultânea;
- Alimentador Automático de Documentos ADF (Automatic Document Feeder, na sigla em inglês): para digitalizar, basta organizar as folhas na bandeja e acompanhar o processo;
- Mais opções de digitalização para uso pessoal: aceita diversos tipos de documentos, desde de folhas em tamanho A4 até carteiras de identidade e cartões em relevo;
- Formatos de saída: digitalização em PDF compactado e pesquisável, além de outros formatos mais utilizados, como JPEG, DOC e TIFF.
*Saiba mais sobre a compatibilidade do Scanmate i940 com os sistemas operacionais citados clicando aqui.
Dicas para conservar os documentos por mais tempo
Veja agora algumas dicas essenciais para conservar os documentos em papel por mais tempo após a digitalização.
Utilize pasta catálogo
A pasta catálogo permite a guarda de diversos tipos de documentos de forma organizada.
Basta separar os arquivos pela origem ou data de vencimento e guardá-los, juntos, em seus respectivos envelopes, sem a necessidade de comprar uma pasta para cada tipo de documento.
Cuidado ao guardar as pastas
Para facilitar a localização dos documentos e evitar buscas generalizadas no acervo, evite colocar as pastas umas sobre as outras (posição horizontal).
A dica é manter as pastas em uma estante ou em um suporte de parede, sempre na posição vertical e com etiquetas de identificação nas laterais.
Evite guardar as pastas próximas ao chão
Um dos fatores de risco à qualidade do papel é a umidade. Portanto, evite colocar as pastas com documentos em locais baixos ou, se preferir, guarde-as em uma caixa ou baú.
Temos outras dicas de como arquivar documentos em papel após a digitalização e você pode conhecê-las agora mesmo clicando aqui.
Digitalize seus documentos e simplifique o seu dia a dia!
Esperamos que tenha gostado deste artigo sobre a digitalização para uso pessoal. Se quiser facilitar ainda mais seu dia a dia, vale a pena conferir essas dicas de organização pessoal e profissional.
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