Documentos empresariais: quais são? como guardar e organizar?
Antes de mais nada, entenda a seguir a importância dos documentos empresariais, saiba quais devem ser priorizados e veja como mantê-los em dia para evitar problemas com a fiscalização.
Qual a importância dos documentos empresariais?
Os documentos empresariais são essenciais para o bom funcionamento de qualquer organização.
Tais documentos comprovam que a empresa está apta a realizar suas atividades e atua de acordo com todas as regulamentações vigentes.
Os empresários precisam manter estes documentos sempre atualizados e facilmente acessíveis, porque caso não o façam podem acabar levando multas e/ou causando até o fechamento da empresa quando houver fiscalização.
Quais são os 10 principais documentos empresariais exigidos na fiscalização?
1. Contrato social
Primeiramente, este é um dos documentos empresariais fundamentais para o funcionamento de qualquer empresa. Porque ele apresenta a finalidade da empresa, a localização, as atividades e as cotas de patrimônio de cada sócio. Todas estas informações devem estar sempre atualizadas no contrato.
2. Alvará de funcionamento
É o documento que autoriza a empresa a atuar em determinado município.
Ele é emitido pela prefeitura municipal e garante a regularização do imóvel. Além disso, com o alvará de funcionamento da permissão do exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento.
Geralmente este alvará precisa ser renovado a cada dois anos, mas pode ser que a prefeitura municipal estabeleça algum prazo diferente, então é sempre bom consultar a prefeitura do município em questão.
3. Licença sanitária
Em suma, este documento comprova que a empresa cumpre com as exigências de higiene estabelecidas pela vigilância sanitária.
Alguns tipos de empresas que precisam ter este documento sempre em mãos, são elas: Clínicas médicas e odontológicas, farmácias, ambientes que lidam com alimentos, hotéis, distribuidoras de produtos químicos, entre outros.
4. Licença ambiental
Determinados tipos de empresa exigem certas medidas de responsabilidade com o meio ambiente. Assim cabe a cada empresário verificar as exigências para o seu tipo de negócio e, quando necessário, buscar o licenciamento junto ao órgãos competentes.
5. Contrato com profissional de contabilidade
Para que não haja falhas de entendimento ou descumprimento das obrigações legais, é exigido que toda empresa tenha contrato com um profissional de contabilidade, que é o profissional devidamente capacitado para cuidar destas questões.
6. Notas fiscais
Estes são os documentos que registram todas as compras e vendas realizadas pela empresa. Então todos estes recibos precisam ser armazenados.
7. Registros de contabilidade
Além de arquivar as notas fiscais, toda a movimentação financeira da empresa deve ser devidamente documentada.
Além disso, outros documentos que precisam de atualização constantes são os livros contábeis, já que nele constam informações detalhadas sobre entradas e saídas de estoque, recebimentos, pagamentos, vendas, compras e destinação dos produtos adquiridos.
8. Comprovantes de RH
Estes comprovantes envolvem toda a documentação referente ao quadro de colaboradores da empresa.
Sendo assim, as folhas de pagamento, os contracheques e as informações gerais de cada colaborador são documentos que necessitam atualização constante.
Além disso, a cada demissão e contratação, a empresa precisa acessar o site do Ministério do Trabalho para comunicar ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
9. Comprovantes médicos e de segurança no trabalho
Em síntese, estes documentos demonstram se a empresa cumpre com as exigências de saúde e segurança necessárias para o trabalhador.
Afinal, todos os colaboradores precisam fazer exames periódicos de saúde e a empresa precisa comprovar que o ambiente de trabalho é um local seguro.
10. Comprovantes de recolhimento de tributos e contribuições previdenciárias
Estes são os comprovantes dos descontos obrigatórios, como INSS e FGTS. Além de outros tributos que que o empregador recolhe mensal ou periodicamente.
Como organizar e encontrar os documentos empresariais com mais facilidade?
Imagine que sua empresa tenha que passar por uma fiscalização hoje. Quanto tempo levaria para encontrar e disponibilizar toda essa documentação?
Se você armazena os documentos em pastas e gavetas de um arquivo físico, por exemplo, esse processo pode ser longo e complicado.
Porém, se tiver todo esse acervo digitalizado, autenticado, e devidamente identificado e armazenado em um sistema de gerenciamento eletrônico, essa busca pode ser bem mais rápida, prática e, enfim, assertiva.
Como digitalizar documentos empresariais?
Seja para digitalizar o acervo de documentos já existente da sua empresa, ou para atender ao fluxo diário de novos documentos a serem digitalizados, o equipamento ideal para demandas de digitalização de documentos empresariais é um scanner profissional.
Porque este tipo de scanner é capaz de digitalizar um alto volume de documentos, com alta velocidade, simplificando ao máximo a realização desta tarefa, dando mais tempo para o colaborador focar em outras atividades do dia a dia.
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Como autenticar documentos digitais?
Até pouco tempo, mesmo realizando a digitalização era preciso guardar o documento físico pelo período determinado em sua tabela de temporalidade, afinal, o descarte indevido deste documento físico antes do prazo poderia gerar problemas com a fiscalização.
Porém, já foi determinado por lei, que os documentos digitalizados passam a ter a mesma validade jurídica do que o documento físico, desde que seja devidamente autenticado, seguindo os requisitos de digitalização e certificação digital.
Nestes casos, os documentos físicos podem ser descartados, o que evitar o acumulo de papel nas empresas e otimiza a organização e acesso aos documentos empresariais.
Entenda melhor como realizar este processo de autenticação no nosso artigo Certificado Digital x Assinatura Digital: o que você precisa saber?
gostaria de falar referente a prestações de serviços de traduções
Olá Micaela 🙂
Obrigado pelo seu comentário.
No momento não temos demandas para tal serviço.
gostaria de falar referente a prestações de serviços de traduções, teria demandas?