Documentos Públicos podem ser descartados?
Você já se perguntou se documentos públicos podem ser descartados? A resposta é: sim, mas sob condições muito rigorosas. Isso mesmo! Aliás, o que parece simples à primeira vista, na verdade envolve um processo legal altamente controlado e monitorado. Neste artigo, vamos te guiar por esse caminho, apresentando as leis que regem o descarte de documentos públicos, os cuidados essenciais nesse processo e, claro, a importância de contar com um scanner profissional para garantir a segurança e eficiência da digitalização.
Então, se você trabalha com gestão documental, atua em órgãos públicos ou simplesmente quer entender como funciona a preservação da memória institucional no Brasil, continue lendo. As informações a seguir podem te poupar de grandes dores de cabeça — e até mesmo de implicações legais.
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Veja mais:
- Como eliminar documentos públicos?
- O que é uma tabela de temporalidade?
- Descarte de documentos: quando fazer sem infringir a lei?
Por que descartar Documentos Públicos é um tema tão delicado?
Primeiramente, é importante entender que documentos públicos são bens de valor histórico, legal e administrativo. Muitos deles representam provas de atos oficiais, decisões políticas, direitos adquiridos e até o próprio funcionamento do Estado. Portanto, a eliminação desses documentos não é apenas uma questão técnica, mas também legal e ética.
Além disso, eliminar um documento de valor permanente é considerado crime. Sim, você leu certo! Conforme a Constituição Federal, nos artigos 23 (inciso III) e 216 (incisos III, IV e V), a documentação pública deve ser protegida e preservada.
O que diz a lei sobre o descarte de documentos?
Felizmente, o Brasil possui uma legislação robusta sobre o tema. A Lei nº 8.159/1991, conhecida como Lei de Arquivos, estabelece que a eliminação de documentos públicos só pode ocorrer com autorização da instituição arquivística competente. Em geral, essa competência é do Arquivo Nacional.
Outras normativas importantes incluem:
- Decreto nº 10.148/2019, que regula as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD);
- Resolução CONARQ nº 40/2014, alterada pela nº 44/2020, que define o passo a passo para a eliminação segura e pública;
- Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD), que orienta os prazos e a destinação de cada tipo de documento;
- E ainda, portarias específicas que tratam da justificativa de eliminação e do plano de destinação documental.
Aliás, essas normas não apenas organizam o descarte, como também evitam perdas irreparáveis de documentos com valor histórico ou jurídico.
O passo a passo para eliminar documentos públicos com segurança
Para evitar erros, o processo de descarte segue uma sequência muito bem definida. Primeiramente, os documentos são avaliados por uma equipe especializada, geralmente vinculada à CPAD. Essa equipe decide, com base na Tabela de Temporalidade, o que será preservado e o que poderá ser eliminado.
Em seguida, a lista com os documentos destinados à eliminação é enviada ao Arquivo Nacional. Somente após aprovação oficial é que a instituição pode publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, abrindo um prazo de 30 a 45 dias para manifestação pública.
Se ninguém se opuser, o último passo é emitir o Termo de Eliminação, autorizando a destruição definitiva. Esse controle garante transparência e proteção da memória pública.
Digitalizar antes de eliminar: a importância do scanner profissional
Contudo, antes de pensar em destruir qualquer documento, é essencial garantir que as informações neles contidas estejam preservadas. É aí que entra o papel fundamental da digitalização profissional. E não, não estamos falando em tirar uma simples foto com o celular.
Scanners profissionais são projetados para capturar documentos com alta qualidade, preservando todos os detalhes e garantindo legibilidade, segurança da informação e conformidade com padrões arquivísticos. Além disso, muitos modelos contam com softwares de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), possibilitando buscas rápidas e automação do controle documental.
Ao investir em equipamentos adequados, sua instituição não apenas agiliza o processo, como também evita retrabalho, garante backup confiável e cumpre as exigências legais do descarte documental.
Eliminar, mas com responsabilidade
Como vimos, documentos públicos podem ser descartados, desde que dentro dos critérios legais e com autorização formal. Mais do que seguir normas, é preciso entender que estamos lidando com a memória de instituições, cidadãos e, em última instância, do próprio Brasil.
Portanto, se a sua organização ainda não leva a sério a gestão documental, talvez esse seja o momento ideal para mudar. Afinal, um arquivo bem gerido traz segurança jurídica, agilidade nos processos e ainda economiza espaço físico — tudo isso com respaldo legal.
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