O que é uma tabela de temporalidade?
A tabela de temporalidade é uma ferramenta superimportante na gestão de documentos. Afinal, através dela são determinados os prazos de armazenamento e descarte para cada arquivo, levando em consideração o que a legislação determina.
Em seguida, saiba mais sobre o uso da tabela de temporalidade.
Primeiramente, precisa digitalizar o acervo de documentos da sua empresa e precisa de um scanner para isso? Clique aqui e confira as ofertas do nosso site.
O que é a tabela de temporalidade?
Em primeiro lugar, a tabela de temporalidade apresenta o ciclo de vida de cada documento gerado pela empresa. Ou seja, por quanto tempo aquele documento deve existir até que seu descarte possa ocorrer.
Além disso, ao utilizar a tabela a sua empresa passa a ter mais controle sobre os documentos, pois, evita a eliminação incorreta e o acúmulo de documentos desnecessários.
Como a tabela ajuda na classificação de documentos?
Recentemente abordamos este tema em um dos nossos artigos: “Classificação de Documentos: por que é tão importante?”, você pode acessá-lo clicando no link.
Entretanto, ao criar e utilizar sua tabela de temporalidade você deve levar em consideração alguns pontos na hora de classificar seus documentos, que são:
- Arquivos setoriais
Em primeiro lugar, os arquivos setoriais são o que chamamos de Arquivo Corrente, ou seja, aqueles de uso frequente e que ficam na instituição. - Arquivos centrais
Em segundo lugar, os arquivos centrais são aqueles documentos responsáveis pela normalização de procedimentos técnicos de uma administração, que podem ou não assumir a centralização do armazenamento, mais comumente chamados de Arquivo Geral. - Arquivos intermediários
Em conclusão, os arquivos intermediários são aqueles arquivos correntes com pouco uso, ou seja, que estão aguardando sua destinação, seja ela a guarda permanente ou a eliminação.
Quais os prazos de uma tabela de temporalidade?
Em suma, o prazos estabelecidos na tabela de temporalidade é previsto por lei, seja sua empresa privada ou pública.
Na grande maioria dos casos, é estipulado um período de cinco anos para o armazenamento de documentos, após este período o descarte poderá ser realizado de maneira legal.
No entanto, não são todos os documentos que estão aptos para este prazo, o correto é conferir, classificar e separar os documentos de acordo com seu prazo de descarte.
Além disso, na sua tabela de temporalidade a classificação dos documentos deve ser transparente, informando as seguintes classificações:
- Arquivo corrente
São os documentos consultados com maior frequência pelas empresas; - Arquivo intermediário
Documentos consultados com menor frequência e que já se encontram no prazo para guarda definitiva ou descarte; - Arquivos permanentes
Apesar de serem pouco requeridos, esses documentos têm valor secundário em termos de informação, em sua grande maioria são documentos de registros, peças de provas, entre outros.
Por que utilizar scanners profissionais na hora de digitalizar um documento?
Em conclusão a este artigo, você deve usar scanners profissionais para digitalizar seus documentos devido a sua alta qualidade e capacidade de compactação dos arquivos.
Além disso, caso sua empresa possua um processo estruturado de digitalização, os scanners auxiliarão quanto aos prazos estabelecidos na tabela de temporalidade, já que os arquivos que serão descartados devem ser digitalizados antes de sua eliminação.
Assim os dados se mantêm salvos e as empresas passam a liberar mais espaços em seus acervos físicos.
Já acabou? 😢
Queremos saber a sua opinião sobre este assunto, então comente abaixo o que achou.
Gostou do conteúdo? Compartilhe o blog e acesse nosso site para conhecer nossas ofertas de scanners, consumíveis e acessórios. Clique aqui.
Nos siga em nossas redes sociais clicando aqui!
Nos vemos no próximo artigo, até mais!
Deixe seu comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *