Escritório organizado: 3 dicas práticas e úteis!
Trabalhar em um escritório organizado faz toda a diferença.
Com o ritmo de trabalho cada vez mais acelerado, a organização é um fator determinante para a agilidade na execução dos processos e o bom desempenho do trabalho em equipe.
Por isso resolvemos elaborar este artigo e compartilhar com você 3 dicas de como organizar o escritório de maneira prática, começando pelos cuidados com a guarda dos documentos. Confira!
Dicas para manter o escritório organizado:
1º Documentos
A frequência de uso dos documentos em papel é o principal motivo para a desordem no escritório.
Os colaboradores “retiram” os documentos das pastas, utilizam e se esquecem de guardá-los novamente, porém essa situação pode ser resolvida com facilidade.
Basta digitalizar os documentos com um scanner profissional e disponibilizá-los em formato digital para a equipe de trabalho com o auxílio de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Dica de scanner para digitalização de documentos:
Scanner Kodak Scanmate i940
Velocidade de digitalização: 20 folhas por minuto (frente e verso automático)
Volume diário de digitalizações recomendado: até 1.000 folhas
Alimentador Automático de Documentos: aceita cartões rígidos com relevo
Assim fica fácil manter os arquivos organizados, já que não será necessário retirá-los das pastas.
Detalhe: antes de guardar os documentos é importante classificá-los de acordo com o tipo de conteúdo, conforme exposto neste artigo.
Mantenha as pastas com o mesmo tipo de conteúdo em caixas específicas para facilitar a guarda e localização dos documentos.
2º Armários
Falando sobre o aproveitamento do espaço físico do escritório, uma dica é reduzir a quantidade de armários com a fixação de prateleiras de parede.
Dessa forma é possível delimitar o uso dos armários apenas para a guarda de documentos, que devem ser mantidos em local restrito ao controle dos administradores/gerentes.
Os demais itens impressos, como os livros, podem ser organizados nas prateleiras de parede, sendo esta também uma forma de investir na decoração do escritório.
3º Caixa de recicláveis
O hábito de “guardar o que não é necessário” prejudica a organização do escritório, porém é muito simples evitar este tipo de situação.
Basta disponibilizar uma caixa para o descarte de itens que não serão mais utilizados no desenvolvimento dos trabalhos.
Importante: Revise sempre os materiais impressos antes de descartá-los.
Com essas práticas não tenha dúvidas de que você conseguirá manter seu escritório sempre organizado, o que é fundamental para a qualidade na execução dos processos e a conquista de bons resultados com o trabalho em equipe.
Agora basta aplicar e compartilhar nossas dicas com seus colegas de trabalho para que todos possam dispor de um escritório organizado e consequentemente, de um ambiente agradável e que inspire produtividade!
Até a próxima!
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