Microfilmagem de documentos, como funciona?
Primeiramente, a microfilmagem é uma prática antiga de converter documentos em papel para microfilme usada em diversas áreas profissionais.
Atualmente, muitas organizações preferem utilizar a conversão de documentos para microfilme como recurso principal para arquivar a retenção e o backup de segurança no suporte digital.”
Contudo, mais abaixo falaremos tudo sobre o processo de microfilmagem, organização documental e a lei da microfilmagem.
O que é microfilmagem
Antes de tudo, a microfilmagem é uma metodologia utilizada para a preservação de informações e dos arquivos. Consiste na captação da imagem através de processo fotográfico.
Certamente, a microfilmagem reduz consideravelmente os arquivos, tornando-se um método de armazenamento prático e eficiente.
Além disso, esse sistema ainda permite a conversão do microfilme em imagem digital, possibilitando rapidez no acesso e busca a partir do gerenciamento eletrônico de documentos – GED.
Sendo assim, com a microfilmagem, é possível atingir os mais elevados níveis de qualidade e produtividade, e executar várias funções simultaneamente, tais como a captura da imagem do documento e a sua indexação automática online através da leitura de códigos de barras.
O que é microfilme
Microfilme é uma mídia analógica que utiliza o meio fotográfico como forma de armazenamento de informações. A sua forma mais padronizada é um rolo de filme fotográfico de 16mm de largura em preto e branco.
Lei 5.433/68 – Lei da microfilmagem
A Lei 5.433 foi aprovada em 1968, e é essencial para o exercício da microfilmagem no Brasil. Ela permite a atividade e garante a autenticidade do microfilme dando às imagens o mesmo valor jurídico que o documento original.
Essa é uma das vantagens que outras formas de compactação não trazem. A legislação exige que os microfilmes e os originais dos documentos microfilmados sejam preservados em locais distintos para efeitos de segurança.
Esta parte da legislação traz uma segurança a mais, pois evita perdas definitivas na hipótese de os microfilmes serem danificados. Ainda há diversas outras disposições legais, porém elas agem conjuntamente com o decreto regulamentador.
Organização documental
A microfilmagem por si só é parte da organização documental, uma vez que o processo faz a condensação dos documentos e os ordena devidamente.
Pode-se transformar os microfilmes em arquivos digitais para facilitar a circulação das informações.
Contudo, a principal vantagem do microfilme para a gestão documental é que a Lei da Microfilmagem 5.433/68 confere autenticidade, integridade e legalidade (leia as leis) às imagens dos documentos microfilmados, permitindo a substituição do suporte em papel.
Desse modo, um documento em microfilme possui amparo legal, tornando-o assim autêntico e fiel ao documento original em papel.
Sistema GED
De fato, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma maneira eficiente de organizar e armazenar os microfilmes.
Conheça o Keeva, é um GED moderno, com tecnologia de busca apurada, não ocupa espaço no seu computador pessoal ou servidor corporativo. Ainda possui um workflow onde o administrador define hierarquia e o que cada funcionário tem acesso.
Mais uma vantagem do Keeva é o compartilhamento desses documentos com qualquer outra plataforma e ferramentas de gestão documental.
O GED também oferece uma ótima opção de segurança para usuários e empresas, e o Keeva apresenta um diferencial importante em relação a outros softwares: armazena seus dados em nuvem, possibilitando o acesso de qualquer lugar.
Gostou desse conteúdo? Compartilhe nosso blog e acesse nosso site para conhecer nossas ofertas. Clique aqui.
Solicito orçamento para a microfilmagem de documentos.
Obrigada,
Jackeline.
Bom dia Jaqueline, tudo bem? Vou encaminhar seu contato para nossa equipe comercial, eles poderão te passar mais informações! Obrigada pelo contato, abs.
Bom dia, solicito orçamento para digitalizar 6848 rolos de microfilme 16mm.
Olá Maria 🙂
Nosso time comercial entrará em contato contigo para entender melhor suas necessidades!